大数据时代的企业档案信息化建设

周毅 曲睿婷 韩永辉 庄莉

摘要

在互联网技术持续完善、多媒体设备日益普及以及数据信息处理平台不断升级等因素的共同作用下，企业档案从纸质资料转化为电子资料的速度也在逐渐加快。使得企业传统档案信息化建设工作中存在的弊端不断凸显，很难满足大数据时代企业生存和发展的需要。文章在参考前人研究结果的基础上，对大数据时代企业档案信息建设工作中存在的问题进行了详细的论述，并根据笔者多年的工作经验，提出了几点完善大数据环境下企业档案信息化建设的建议，以供各位读者参考。

【关键词】大数据 档案信息化 实用性 安全性

随着企业生产经营活动的不断增多，企业所涉及的档案资料也会持续增加，而档案资料作为企业制定正确发展战略和控制运营风险的主要参考依据，能否对其进行信息化管理，直接决定这我们获取档案信息资源的准确性和实用性，因此，完善企业档案信息化建设，是企业生存与发展的必由之路。例如，如果我们不能从企业所掌握的档案资料中获取有价值的信息资源，就很难准确掌握企业发展的机遇和存在的安全隐患，从而降低企业自身的盈利能力和市场竞争能力。此外，由于电子档案资料是在近几年才得以广泛运用的，所以，其信息化建设的标准、途径以及人才等都还处于形成阶段，在很大程度上降低了企业档案信息的时效性和安全性。因此，研究大数据时代企业电子档案信息化建设这一课题具有十分重要的意义。

1大数据时代企业档案信息建设存在的问题

1.1电子档案信息安全性低

每个企业在生产和运行的过程中，都会产生或多或少的机密档案，而截止到目前为止，我们依然没有设计出安全性能较高的电子档案管理软件，且电子档案的传输与保存大多是通过第三方软件加以实现，所以，我們很难全方位的确保企业电子档案信息的安全。例如，很多企业常常通过QQ、微信、邮箱等平台传输电子文件，所以，一旦企业收发文件的账号和密码外泄，就会造成档案信息泄露的现象。再有就是，很多企业为了获取同类行业的商业机密，常常会聘请黑客入侵竞争企业的电子文件管理平台，获取核心机密，因此，如何提高电子档案信息的安全性，己成为当前制约电子档案信息化建设的首要瓶颈，同时也是企业在大数据环境下开展电子档案信息化建设工作的主要难题。

1.2企业缺乏信息化建设标准

当前，虽然很多企业都纷纷参与到电子档案信息化建设的潮流中，但是由于此项工作起步较晚、发展速度过快，使得与之相匹配的建设标准还处于探索和形成阶段，以至于在使用电子邮件的过程中常常出现电子文件的搜集、编号、查找以及格式等存在不一致的现象，在很大程度上降低了我们使用电子档案资料的速度和效率。例如，一些企业为了防止文件接收部门修改或编辑电子文件，常常会将文件设置成PDF格式或CAJ格式，而这两种格式往往都需要使用与之相匹配的阅读器才能将其正确打开并浏览其他内容。也就是说，当我们在接收到PDF格式或CAJ格式的相关资料时，我们还必须要下载PDF阅读器或CAJ阅读器才能准确的获取文件中的信息。

2在大数据时代企业档案信息建设办法

2.1增强企业电子档案信息的安全性

笔者在参考相关研究资料之后，将增强企业电子档案信息安全性的方法总结为以下几个方面：首先，通过宣传教育的方式，不断向电子邮件收发部门传递确保电子文件安全的重要性，使工作人员能够积极主动的参与到电子文件的保密工作中。其次，将文件收发密码设置为动态密码。例如，我们可以将所需电子文件上传至企业共有的文件储存平台，并设置专人管理该平台，当其他部门需要查阅和使用资料时，必须向管理员申请动态密码后，直接登录文件储存平台即可。这样一来不仅有效的减少了文件传输过程中的风险，同时还可以防止密码外泄。再次，凡是涉及企业机密的电子文件，都必须备份，且设置专门的打开密码，密码由发件部门与收件部门各保管其中一部分，使用者必须同时经发件部门与收件部门负责人批准后，才能正确的打开电子邮件，从而降低机密文件丢失或泄露的风险。

2.2健全企业档案信息化的规范标准

建立统一、规范的电子档案信息化标准，有助于增强电子邮件的安全性、实用性以及客观性，是我们充分利用电子档案信息资源的前提和保障，可从以下几个方面加以完善：

（1）建立统一的电子文件格式、传输途径、储存平台。例如，当多个部门同时将电子文件发送至同一部门时，如果存在文件格式、传输途径、储存平台等不统一等问题，就会导致收件部门所收文件格式不一致、漏收或重收文件等问题，从而降低其自身的工作质量和工作效率。

（2）建立统一的电子文件编号制度，并制定文件资料收发记录表，详细登记企业各部门间的往来电子文件，以便于我们在查找和使用某一电子邮件时，可以对其进行快速、及时、准确的定位。

（3）建立统一的文件收发制度和收发流程，如我们在发送电子文件的过程中，常常会存在着无法判断收件部门是否已经接收文件的问题，使得我们不得不打电话与收件部门进行确认。但是，如果我们能够明确要求收件部门在收到文件之后要将信息及时反馈给发件部门，就能有效避免上述问题的出现。

3结束语

从上文所论述的内容中我们不难看出，对大数据时代的企业电子档案开展信息化建设，具有增强电子文件安全性、客观性以及实用性等作用，在提高电子档案信息资源有效利用率、增强企业盈利能力和市场竞争能力等方面都起到了十分重要的作用。但是，受管理人员责任意识不强、电子档案管理标准不统一以及管理平台安全性能低等因素的影响，我们在开展企业电子档案信息化建设工作中依然存在着诸多的问题，身为大数据环境下企业档案资料管理人员的我们，必须在今后的工作中不断总结和积累工作经验，积极完善自身的专业知识和业务水平，才能准确的发现制约电子档案信息化建设的因素所在，并采取行之有效的措施加以应对，为电子文件信息资源价值和使用价值的提升奠定坚实的基础。

参考文献

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