纺织品实验室知识管理平台的构建研究

文/吴文宜 陈穗 潘红琴

目前，大多数实验室对于技术知识管理和实验室管理方面是相分离的。实验室的文件管理、技术交流等采用的工具主要是局域网、E-mail、QQ、RTX等，随着实验室的能力范围扩大，客户日益增长的要求和专业化，以及市场竞争带来的技术进步等，纺织品实验室知识管理主要存在以下弊病：

（1）知识管理系统化、结构化不强，检测实验室知识管理是把文件存放在局域网，文件分类是树枝分布方式，无法把知识系统化、可视化地展示给检验员。

（2）知识版本管理困难，对于文件中的内容更新无法追溯，无法查找文件的历史操作记录，只能采用文件名搜索文件路径。文件在传播过程中，相应的更新与修改无法及时进行同步，造成知识版本管理上的困难，完全没人知道谁拥有最新版本。

（3）知识搜索存在困难，难以很好地利用现有的大量知识，并对知识进行有效搜索，例如：关键字搜索。获取知识间的相关联系，更多时间是采用逐个文件进行搜索与查看，在易用性方面需要进一步提升。

（4）知识传承和优化沉淀不足，人员的流动导致其知识与经验也随之流失，以致技术经验得不到有效的沉淀和传承。

因此，建立纺织品实验室的知识管理平台，有利于将实验室的技术规范、流程等各类显性知识进行直观分类管理，促进体系化和系统化，检验员可以通过平台能够简便、准确地获取和分享知识，促进隐性知识的显性化，形成知识共建、分享氛围。

1 知识管理平台的构建思路

纺织品实验室知识管理平台系统设计的思路主要包括如下几方面。

1.1 提高检验员获取知识的准确性和效率

建立知识词条管理流程，支持技术员进行知识的创建、编辑、审核和搜索等功能，同时增加知识之间的关联性、可推荐等功能，使知识系统化，促进新进人员快速熟悉岗位工作，获取岗位工作的知识内容及历史文档资料，快速熟悉检验室的工作职能范围。

1.2 建立知识库

把实验室的知识管理工作，迁移到线上进行，将现有的知识进行分类管理，通过知识管理平台设计直观、易懂的版面；通过对数据备份和删除后可回收等功能提高文件的安全性；系统可以对不同版本内容进行有效控制管理，将所有的修改记录都保存下来，不但可事后对比，也能追踪、回复至初始状态，降低维护文件的人力成本。

1.3 知识沉淀与分享

通过平台所提供数据统计建立相应的知识管理制度，促进检验员参与平台创造和互动，挖掘蕴藏在检验员头脑中的经验和技术诀窍等隐性知识方面。

2 知识管理平台模型的建立

首先建立知识词条管理流程，确保词条的建立和检索能够准确和快速；然后将线下的知识管理工作，迁移到线上来进行，把线下的知识进行分类管理，通过知识管理平台设计直观、易懂的首页和知识分类构架；最后通过平台所提供的数据统计和安全功能，确保平台运营顺畅。平台的主要功能分为前端用户和后台管理员，如图1所示。

图1 知识管理平台的功能架构

前端用户可以对各个词条进行搜索和查看，浏览首页信息，查看分类的知识，时时了解排行榜上滚动的信息，对个人信息也可以进行隐私保护设置。后台管理员可以进行公告设置、站内统计，有效地管理所有用户、知识词条和数据库。

3 知识管理平台主要功能的实现

词条是知识管理平台的基础单位，因此，纺织品实验室知识管理平台主要围绕知识词条建立、检索、维护、安全、统计等，进行相应功能的开发，进而实现快速、准确获取知识的目的。

3.1 知识词条管理

平台上的词条建立流程主要通过创建、编辑、审核方面进行质量把控，另外还可以通过快速检索标题、全文、同类标签、关联词条、版本管理等功能发挥平台的准确、系统、分享等优势。

3.1.1 词条建立流程

该平台可根据检验员所需而随时创建新词条或编辑修改现有词条，所创建和编辑的词条都必须经词条管理员进行审核后，方可作为正确词条使用，具体流程见图2。

图2 建立词条的流程

创建词条：在用标题搜索关键词，提示尚未收录词条时，则可以创建词条。创建词条即创建新的知识点，在创建前要留意所搜索出的词条是否有内容相接近的，避免重复创建，并为词条添加知识分类归属。

编辑词条：检验员在查看词条过程发现正文内容有遗漏、随着时间变化而发生改变或者内容不正确等情况时，这时需要进行知识更新。我们可以通过站内信息通知创建者进行统一更新，或者由修改者自行修改更新该词条的内容。

审核词条：每个新创建和更新的词条，用户在发布后会在词条旁注明该词条未审核，以提醒查看的用户与词条管理员。词条管理员需对其内容进行审核，确保正文内容的准确性。审核不通过的，可以通过站内信息通知创建者重新编辑，多次编辑仍然不通过则会发布任务，由第三方用户参与编辑，提高用户参与到知识管理平台的积极性。

3.1.2 词条检索流程

检索知识词条可从单个词条、相关词条、同类标签三个层面进行直观搜索。其中相关词条和同类标签可以让检验员获取系统化知识，具体流程见图3。

图3 检索词条的流程

单个词条：用户可用关键词搜索标题、全文等内容以显示对应词条，快速定位到想要查找的知识点。当关键词搜索所显示结果较多时，我们可以利用高级搜索功能按相关时间、缩小搜索范围可以缩小搜索结果集、提高搜索的准确性。

同类标签：采用同类标签可以搜索到同类的词条，如搜索人造革，用户可以直接搜索到与该标签有关的词条，这样可以方便系统学习同类的知识，作为同类知识词条的延伸，方便检验员使用。

相关词条： 与当前词条具有较为紧密关联的词条，可以设置相关词条。其作用是检验员的阅读更具连续性，也便于用户简单、快捷、全面地了解与该词条相关一系列的知识，增强检验员的阅读体验。

3.1.3 版本管理

每个用户更新词条的内容后，知识管理平台并不是直接覆盖词条原有内容，而是将原有内容保存，将新增或变更的内容进行保存，并与修改原因合并保存为新版本，形成知识变更轨迹。知识点变更对比效果图，如图4。

图4 版本效果对比

每一次编辑都会产生新的版本，所以，一个词条的所有版本即为该词条的历史版本。在历史版本页里可以查看各版本的基本信息，如编辑时间、编辑者、版本改动及修改原因等情况。通过现有版本与历史版本的对比，可以更清晰直观地从正文的内容看到更改的地方，有利于追溯知识点的变更历史。

3.2 平台展示

纺织品实验室知识管理平台有首页、知识分类、精选图例、排行榜、搜索栏等板块。平台首页包含站内公告信息、最新动态、标准动态等内容，知识分类包含技术规范、质量控制、人员管理等等。

3.2.1 平台首页

知识管理平台首页有站内公告、热门词条、标准信息、友情链接、用户信息等功能模块。根据实验室的使用要求，可以对平台首页进行相应的定制。

站内公告：主要作用是在首页醒目的位置，以一对多的沟通方式持续显示关键信息，可以用于宣布实验室的重要事件、紧急处理事件，以及发布平台词条任务等作用。通过将实验室的工作事项，在首页中显示站内公告发布的信息，用户登录知识管理平台，首页就能显示出保存下来的重点信息列表。一方面，可以持续地保存下来，起到保存、提醒的作用，如：因仪器搬迁、项目受限，检验过程中需要注意的地方等；另一方面，实验室的工作任务发布，如：管理员也会在站内公告中发布平台编辑词条等任务，让用户参与到知识管理平台的建设中去。

热门词条：随着知识管理平台的逐步推广，其内容逐渐丰富，用户在平台上浏览阅读词条，平台会记录该词条的浏览次数，根据浏览的统计次数，浏览次数较多的词条会显示在热门词条，表示用户在关注的焦点，此类知识会被识别为热门词条，或者由管理员在后端直接设置、推荐为热门词条，引导用户关注焦点。热门词条显示流程见图5。

图5 热门词条显示流程

3.2.2 知识分类

实验室知识分类主要分有三级文件，第一级分实验室技术、质量、部门管理、项目等模块；第二级是每个模块由主要的知识分类构成，例如实验室技术知识，主要是由检验细则、作业指导书、操作规范组成；第三级是具体知识文件词条。具体分类如图6。

图6 知识分类的各个模块

3.2.3 排行榜

纺织品实验室知识管理平台可以对用户的参与度和贡献度进行评估，支持对人员操作、词条操作的统计分析，词条排行榜见图7所示。

通过对词条操作进行统计，可以方便管理员把握某段时间内知识点的热点，在工作上调整培训学习的内容；而对人员操作的统计，可以了解用户对知识管理平台的参与度和贡献程度。同时，这两个方面在人员管理上都可以作为量化考核的评估参考指标。

3.3 数据安全性

知识管理平台的数据需要定期进行数据备份，当平台出现问题时，可以及时恢复备份数据，防止积累下来的数据丢失，造成知识管理工作的损失。另外，管理员可以通过后台回收站查看及恢复已被删除的数据，可以直观查看追溯操作历史，避免用户因不当操作误删除词条等内容而导致文件丢失，如图8所示。

图8 数据管理的流程

4 平台实施效果

该平台提供了一种不同于传统局域网中文件管理以及信息单向传递方式，创建了一个“与他人共营、共建和共享，自由、平等、便利”的知识管理理念，具体实施效果如下：

（1）检测实验室知识管理降低实验操作规范和检验细则等知识的存储和管理成本；通过后台的备份和回收保证文件的安全性；能够快速、准确获得知识的最新版本，使团队中没有人拥有任何保存在个人目录中的文档，避免新旧版本混用，从而提高检验的准确性和效率；

（2）平台能够提供给用户运行最简单的在线数据库，给予用户体验良好的横向沟通平台。对于新人可以缩短他们的学习曲线，提升个人综合能力，对于有经验者可以实现自我价值，把隐性知识提炼成显性知识，有效实现人员知识与经验的传承，使得团队整体素质提升，同时便于团队内或团队间信息交换；

（3）检测实验室知识管理是提高核心竞争力的有效手段，它蕴含的“与他人共营、共建与共享”理念，将分散的个性化知识组织成有机的知识体系，充分实现检测实验室知识资源的整合、发展、共享和增值，从而通过知识体系的有效运用和持续提升，来大大增强实验室的核心竞争力。