事业单位人事档案管理现状与实践启示

刘成利

摘 要：随我国事业单位人事制度改革的深入，人事档案管理工作取得了一定进步，但也仍然存在制度不完善，执行力不足，重视程度不够等问题，本文通过对人事档案管理问题现狀的阐述，探讨并提出完善人事档案管理体系，加强管理工作执行力度，提高相关人员重视程度等建议，为人事档案管理工作的更好发展提供借鉴与参考。

关键词：事业单位 人事档案管理 现状 启示

近年来，我国事业单位人事制度不断改革发展，人事档案管理作为人事管理工作的基本组成部分，也得到了较快发展，取得了一定成效，但在实际运行过程中也出现了一些问题。要想满足不断更新变化的社会需求，更好地为事业单位管理工作提供服务，人事档案管理必须开拓创新，不断提高自身整体水平。

1 人事档案管理概述

人事档案是个体在各项人事管理活动中累积形成的，记录个人思想政治状况、社会关系、品德作风、个人奖惩等基本情况以及工作履历、表现等工作状况的文件资料。人事档案管理即对人事档案进行的收集汇总、整理分类、保存利用等一系列活动[1]，是事业单位人力资源管理工作的重要前提及保障。

2 事业单位人事档案管理现状

2.1 人事档案管理体系不完善

人事档案管理应随人事制度的改革而及时做出调整，但在现阶段，人事档案管理尚不能与人事制度改革的步调相统一。在人事制度改革的过程中，许多单位开始实行岗位聘用制，招贤纳士更倾向于采取社会公开招聘的形式，招聘、录用、解聘机制较过去也更加完备和灵活[2]，对比相同时期的人事档案管理制度，诸多事业单位的档案仍由本单位自行管理或由上级主管单位负责管理，管理方式较为封闭，在人员流动频繁的情况下，单位或部门之间无法快速及时地进行档案信息交流，导致工作效率降低。可以说，当前的人事档案管理体系并不能完全与人事制度改革及社会发展相适应。

针对制度内容，许多单位仅笼统的遵照相关部门颁发的法律法规进行人事档案管理，并未结合单位自身实际制定相应的管理体系，也未针对不同性质岗位，对档案收集内容有所区分，影响管理制度的规范性。

2.2 管理工作执行力度不深入

人事档案管理工作的有效开展，不仅需要完整规范的制度体系作为指导，还需人事档案管理各环节对制度的切实执行。然而在实际操作过程中，仍有不少单位对规章制度的落实情况不理想，工作态度不够严谨，工作方式过于随意。例如在原始档案收集阶段，基于档案共享及传递的局限性，工作人员未能按照规章制度的要求及时收取完整的档案资料，导致信息不全，在后期工作中也未对缺失资料及时催收；在档案归类贮存阶段，当有新档案内容补充时，工作人员仅简单将档案放于大体位置，而未严格按照规定顺序放置档案；在档案使用阶段，事业单位普遍存在“重藏轻用”现象，有调阅档案权限的个人为数不多，一般情况下查阅的档案内容也仅限于基本情况，档案内容的用途也较为单一，导致档案服务处于被动状态，无法发挥其作用价值。此外，很多单位由于忽视档案交接环节，造成档案缺失；对于转岗、离职、退休等流动人员的档案未及时盘点处理，出现“死档”等等。人事档案管理工作执行力的欠缺，既降低了自身工作效率，又阻碍了其社会效益的发挥。

2.3 管理人员重视程度不到位

我国人事档案管理仍处于发展阶段，存在对工作内容了解不透彻不全面的现象。许多单位对人事档案管理的理解存在一定偏差，认为人事档案管理即为简单地进行资料的收集、保管、查询等，较其他工作而言价值难以彰显，对人事档案管理工作不够重视。在人员配备上，许多单位人事档案管理工作并非设置专门机构由专业人员负责，而是交由人力资源部门统一负责，且通常为工作人员在承担大量人事其他工作的基础上，兼顾档案工作，此种工作安排虽减少了岗位需求，却造成档案管理工作效率不高，管理人员专业性不强等问题。在基础设施建设上，仍有部分单位未建立单独的档案室或放置专门的档案柜，也未针对档案材料属性营造适宜的存放环境，极不利于人事档案的保存管理；随电子化档案的兴起，有些单位未能及时配备足够的电子档案所需计算机、硬盘等硬件设施，对电子化档案信息风险的防范意识及措施也有待加强。各方相关人员对人事档案管理工作重要性的忽视，使人事档案管理工作难以得到快速发展。

3 事业单位人事档案管理实践启示

3.1 完善人事档案管理体系

人事档案管理工作的开展，必须有完善的制度体系作为指导。首先，从人事档案的收集、整理、归档，到审核、传递、利用等各个环节，各单位均需按照自身具体情况，制定详细且全面的操作规范，以保证档案管理人员在工作时有章可依，从而提高工作质量。在工作过程中，若发现现有的规则制度在实际操作时存在缺陷，也应及时进行修正和完善，更改过时或不适当的指导条款，填补当前制度未考虑到的问题指导条款等。其次，应进一步完善人事档案管理相关法律体系，人事档案因涉及个人隐私，具有高保密性，但对于档案相对人，又有知晓档案内容的权利，因此，相关法律法规除关注人事档案管理内容、流程外，还需把握好档案管理的尺度，明确各项权利与责任义务，为人事档案社会效益的发挥打好制度基础。最后，仍需不断发展开放化的人事档案管理模式[3]，依靠网络数据对档案进行管理。当前事业单位人员流动较过去更加频繁，传统的封闭式管理模式已无法满足人员快速流动对档案管理工作的要求，对档案实行网络化管理使档案管理工作更为方便、快捷和高效，既可降低管理成本，又能提高工作效率。

3.2 加强管理工作执行力度

人事档案管理工作较为繁琐，只有在各个环节都做到认真执行，才能保证档案管理工作有条不紊的进行。一方面，工作人员应遵守规章制度，严格按照要求进行每一步操作，对于工作细节也应切实执行，出现问题及时记录并反馈，与工作伙伴做好书面工作交接；另一方面，上级领导应对人事档案工作把好关，建立人事档案管理工作监督反馈机制，定期或不定期对单位内部的人事档案管理状况进行抽查，并针对检查结果采取相应奖惩措施，督促人事档案管理工作的落实。

3.3 提高管理人员重视程度

提高各级相关人员对人事档案管理工作的重视程度，是促进人事档案管理更好发展的关键因素。不少事业单位在从事人事档案管理工作的起初，就对人事档案管理内容存在认识上的误区，因此首先须纠正领导层对人事档案管理的认识偏差，将人事档案管理工作与其他工作并重纳入单位发展轨道中，同时，领导也要做好对下级人员的指导与教育，帮助工作人员树立正确的人事档案管理意识。其次，还应重视人事档案管理岗位的完善，做到专岗专人，设置专门的人事档案管理岗位，并由专员负责。要重视人事档案管理人才队伍建设，招聘-选拔-培训-考核等各环节均做到严格对待。此外，随技术发展及信息化水平的提高，还需不断完善基础设施建设。各单位要加大对人事档案管理的财力物力投入，设置人事档案管理专属档案室或档案柜，积极配备电子档案所需硬件设备，并营造适宜档案存放的物理环境，为人事档案管理提供良好的外部支持。

4 结语

人事档案管理在发展过程中势必会出现各式各样的问题与矛盾，而这些问题与矛盾一旦得到解决，将会促进人事档案管理更加完善。因此，应正视人事档案管理工作过程中的各种困难，积极探索解决思路，促使人事档案管理不断创新，使其在事业单位人事制度改革中更好地发挥作用与价值。

参考文献

[1]张玉英.事业单位人事档案管理的改革与实践[J].城建档案，2015（08）：59-60.

[2]王依南.我国事业单位人事档案管理的问题及改进对策探讨[J].经济研究导刊，2017（36）：174-175.

[3]黄萍.论事业单位人事档案管理的发展与完善[J].城建档案，2016（02）：53-54.