浅析档案归档问题与档案安全管理工作

杨芳

摘 要：档案管理工作对事业单位作用极大，其主要是记录其日常工作内容以及对以往工作的总结。新时期，档案管理工作必定会对事业单位的发展产生重要影响，因此有关部门必须加强对事业单位档案管理工作的重视。基于此，本文就档案归档问题与档案安全管理工作展开相关分析，首先，对档案归档工作内容进行了简要介绍；然后，对档案归档工作中存在的问题进行了分析，主要包括管理人员问题与管理制度问题；最后，提出了相应的档案安全管理对策，分别是提升管理人员保密意识、完善档案管理保护机制。

关键词：档案归档；档案安全管理；保密意识

前言：档案管理工作在企业或单位的管理工作当中具有十分重要的价值与意义，有利于提升档案管理人员的综合素质，提升企业经营与管理成效。利用丰富的档案资源，能够为企业的发展决策提供重要的参考依据，推动企业的稳健前行，但现阶段的档案安全管理工作中还存在一定的不足，需要充分利用现代信息时代的科技特点，对其进行有效改善。

一、档案归档工作概述

档案归档工作应从整理档案开始，以件为单位进行文件归档操作，一般情况下每份文件为一件；为确保纸质文件的长久保留，要将原始文件上的金属钉拆掉；将文件装入软卷皮之后，为其编写页码；页码编写完成后，要对文件加盖归档章，并填写归档章；最后一步即是依据文件属性进行归档文件目录的有效编制。

在进行归档工作的过程中，应遵循统一管理原则，严格执行档案管理制度，保证归档文件的完整与准确，确保能够依据归档目录准确的找到文件。另外，应区分开归档文件的保存价值进行分类整理与立卷，整理与立卷工作需要相关文书部门与业务部门遵照档案管理制度进行。针对利用率较高的文件，可整理两份进行归档，归档过程眼严格遵循档案材料归档规定，严禁采用复写纸、纯蓝墨水、圆珠笔铅笔等进行材料归档，只能使用碳素或黑墨水进行所需书写操作。

对于不懂的文件档案类型，其归档范围也有所差异，对于文书档案的归档范围，要通过对归档单位或部门的基本职能、历年归档状况以及主要业务流程的分析，才能进一步拟定出基本归档范围与内容，归档范围初步确定之后，还应将其反馈到相关归档部门当中进行复核，确认签字后形成最终归档范围；对于科学技术的相关研究档案的归档范围，应遵照科研项目计划进行确定；对于建设项目的档案范围，需要建设项目计划进行确定；对于仪器设备的相关档案范围，应按照其引进与购置计划进行确定，并将与仪器设备关系密切的文件资料进行归档；声像档案与荣誉档案的归档范围，可依据《大事记》进行有效确定。

二、档案归档工作中存在的问题分析

（一）管理人员问题

多数企业与单位当中，对于档案归档工作的重视程度不够，从而忽视了对档案管理人员安全管理意识与专业技能的有效培养。在档案管理这一岗位上，缺乏专职的管理人员，对《档案法》认識与掌握程度不够，难以实现档案资源管理对企业发展的指导作用。管理人员的专业素质不够，导致档案归档工作紧紧停留在文件收集；管理过程未能严格依照系统的流程规程，造成档案丢失等现象极为普遍，严重浪费了档案资源。加之现阶段档案管理崗位人员流动性较大，且工作人员缺乏积极主动意识，十分不利于档案的持续归档与系统管理。

（二）管理制度问题

由于企业领导层对档案管理工作的不重视，导致档案归档工作十分松散，存在大量档案资料未能及时的进行鉴定、整理、分类、归档等等，仅仅做到了简单的存放，这是缺乏管理制度约束的重要体现。档案归档工作未能严格遵循归档流程，导致档案归档混乱，造成后期查找工作的不便，降低档案资源的利用率。归档工作缺乏制度管理，同时也会制约企业整体管理工作的现代化发展。

三、档案安全管理对策分析

（一）提升管理人员保密意识

档案安全及时有效保护了企业的内部机密，对企业发展决策的有效开展具有重要意义，因此，应不断加强档案管理人员的保密意识。首先，企业领导层面应在意识形态上重视档案安全管理工作，提升档案安全与自我保护意识，对档案室设置严格的准入权限，非档案管理人员不得入内；进而对档案管理人员的薪资水平与综合素质培训予以重视，提升管理人员对企业的忠诚度，提升其保密意识[1]。其次，企业领导还应做好对应对突发档案事件的思想与行动准备，在日常管理工作当中，完善档案安全防范与保护制度，达到强化安全管理的工作效果。

（二）完善档案管理保护机制

档案是承载企业内部信息的重要介质，档案保存不当，会造成严重的企业损失，针对不同档案类型，可制定不同的保护措施。对于纸质档案这种易受环境影响的档案类型，应对其保存环境进行充分考量，首先，应保证湿度与温度符合纸张保存的要求，防止纸质档案过度老化编制，可适当采用现代科技，对档案库的温度与湿度进行有效调控，延长纸质档案寿命，一般来说，适宜纸张保存的温度在14-18℃之间。另外，光源也是影响纸质档案的重要因素，由于纸质成分不同，致使其对抗光的强弱也存在一定差异，现代纸质的中的纤维纯度极大的影响了其耐光性，在紫外线、红外线以及光氧化的影响下，纸张容易褪色、老化、发粘，因此，应采取避光的处理措施，将纸质档案存放至暗处进行保护。

对于电子档案，由于其复制性较强，在遇到突发事件时，绝大多数档案都可以通过数据备份系统找回。但在进行电子档案录入的过程中应着重注意，保证电子档案与纸质档案的一致性，确保电子档案的完整性，以维护相关档案资源的应用价值；电子档案的软件产品源程序与文本的一致性也是重点管理内容[2]。在进行电子档案的获取与检查的过程中，应重视对其载体的病毒检查工作，完善建立信息系统防护墙，设置管理与档案访问、获取权限，并为其建立备份与恢复系统，以实现档案管理保护机制在电子档案在线管理中的有效应用，进而全面实现对电子档案的安全管理工作。

结束语：综上所述，对档案归档问题与档案安全管理工作的相关研究，有利于提升相关企业或单位对档案安全管理工作的重视程度。通过档案安全管理工作的顺利实施，能够推动档案归档工作规范化的进一步实现，保障档案管理质量，完善档案安全管理工作制度，进而提升档案利用率。因此，在未来档案管理工作当中，应重视对档案归档工作的规范化管理，不断提升档案安全管理水平，充分利用档案资源推动企业的正向发展。

参考文献

[1]王鲁生.新时期档案管理工作创新的思考[J].办公室业务，2017，08：109.[2017-09-14].

[2]王建宇.浅析档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台世界，2011，24：63-64.[2017-09-14].