工程设计文件全过程管理中的问题与解决方案

王小军

摘 要： 设计文件管理在核電项目工程文件管理中发挥着重要作用，直接影响现场工程建设。K2/K3项目采用华龙一号技术，作为海外首堆，设计难度大、文件多，文件升版较成熟堆型频繁。本文结合K2/K3设计文件管理实践，分别从设计文件的编制、传递、接收检查、分发控制、文件积累上架、档案化整理方面，详细阐述了设计文件全过程管理中的问题与解决方案。

关键词：核电 设计文件 文件编码 检查 分发 积累 档案化

设计文件是文件管理与档案管理的重要组成部门，在《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）及《核电文件档案管理要求》（EJ/T 1225-2008）中设计文件均被列入建设单位与设计单位归档范围，且在《核电文件档案管理要求》中，列明文件收集范围“反映各阶段活动中的文件（包括其各种载体和版本）均应收集完整。”这就要求对于设计文件，需收集历次版本，以保证档案完整性要求。

K2/K3项目设计文件采用严格的文件控制及上架原则，保证了设计文档的完整性、系统性及有效性。本文将分别从设计文档的编制、传递、接收检查、分发控制、文件上架、档案化整理，阐述设计文件全过程管理中遇到的问题与解决方案。

1 设计文件编制要求

1.1 设计文件编码

1.1.1编码规则

K2/K3项目设计文件种类繁杂，作者单位众多，数量庞大，如此复杂的工作必然要求编码规则在文件产生之前进行科学规划，合理设置。本项目采用19位码编码方式，既保持设计文件间内在联系，即所谓的成套性，又对文件整体控制提供跟踪的唯一标识。

根据以上特性及要求，K2/K3项目部编制了《工程文件编码规则》管理程序，约定了核电站设计、施工、竣工文件编制的相应的分类和编码方法。经过两年多的实际应用，及对此程序的不断升版，不但适用于技术文件类文件的管理，就是对工程档案的管理也起着很有益的作用。

因工程设计工作开始较早，设计难度较大，设计分包单位较多，《工程文件编码规则》程序发布相对滞后，导致项目前期，文件编制不是十分规范，后期在对文件进行整理中进行了修正，保证文件的完整可追溯，主要采取了以下方面措施：

编码错误文件处理方式：以变更通知单方式作废错误编码文件，并说明替换文件的编码。以传递单传递更正后的文件，并在传递单中说明。

同一文件编码对应不同文件（编码非唯一）：核查文件编码正确性，将非正确编码文件以作废通知单方式声明作废，并说明替换文件；以传递单方式传递新编码文件。

1.1.2编制者代码说明

文件编发者代码由四位组成。

在本项目中，《文件编发者代码》程序单独发布，主要是考虑突出此程序的重要性，引起各方注意，杜绝各单位对通信渠道代码与编发者代码相互混淆使用的情况发生；另外一点考虑是此程序列明的承包商不断增加，如需维护，涉及变动较小，会签迅速。

设计文件版次控制

设计文件版次表示方法是用英文缩写 Rev.加上拉丁字母（从拉丁字母 A 开始）。文件初次发布版次标注为“A”；首次修订后发布，文件版次标注为“B”；二次修订后发布，文件版次标注为“C”；依次类推（I和O不使用）。

版次与状态联合使用，PRE与CFC文件版次不同状态顺序升版，跟踪查看同一文件的历史变动情况更加清晰，文件完整性检查也省去了PRE与CFC分别确定最终版的繁琐。

为保证设计文件的有效、受控，满足《文件控制与记录》（IAEA-50-SG-Q3）相关要求，在本项目中对于版次进行了严格约定，并在本项目《文件质量、递交要求及信息文档部与分包单位文件接口管理程序》中加以明确：

文件有任何修改（如增加、修改、删除等）时，均应进行升版。

新版文件出版，旧版文件自动失效。

设计文件状态约定

按照文件不同的应用目的，文件状态划分为：

PRE （Preliminary）：表示文件编制单位已完成了编、审、批签署流程，但文件需经外部单位（如业主或总包方）审查批准，方可用于执行。

CFC（Certified for construction or for use）：表示文件编制单位已完成了编、审、批签署流程，不需外部单位审查批准或者是已经外部单位审查批准，可用于执行。

CAE（certified as executed（as-built））：反映完工竣工状态的文件。

在本项目中去掉了原DES状态（用于描述性文件），因为其与文件的状态无关，是表明文件的用途，表示该文件起说明、解释作用，是一份陈述性文件。将DES概念引入后，只会增加文件控制难度，而且多个设计方对此状态认识也存在偏差，经常设计文件升版后，原“DES”变为了“CFC”，导致文件追溯存在问题，所以本项目在后续设计中，去除了DES状态，以免引起不必要的麻烦。

2 设计文件传递

2.1文件打包要求

华龙一号设计文件较多，文件面交时间较长，对文件清点、时效传递产生不小困难。为解决文件交接无序的问题，提高文件交接效率，缩短文件传递时间，将精力集中在文件文档质量检查上，本项目吸收物流公司物项运输交接方式，详细要求如下：

设计文件的传递须按图册或传递单文件顺序进行标识，并且注明箱号，以便双方快速交接。文件传递单、电子版文件置于每批文件第1个箱中，箱号可按“传递单流水号+箱号”的方式注明。如单一传递单传递文件超过5箱，必须制作装箱清单。

2.2传递清单及传递单编制要求

为规范设计院及分包院文件提交，除需双方签收的文件传递单外，要求提供EXCEL版文件清单（含图册号、内部编码、编码、名称、版次、状态、页数、电子份数、纸制份数、传递单号、语言），由设计方提交此清单，对于设计院而言，并未增加工作量，仅是对文件传递单信息的可编辑版传递，但却能极大缩短总包方数据整理时间，不仅大大提高文件分发效率，由于数出一家，避免中间录入人为错误的引入，提高了文档正确性。

3.1设计文件檢查及签收

错误文件的分发，容易造成现场施工困惑，在《K2/K3项目部文件收发程序》中有明确要求。

3.1.1文件的质量特性

文件的版本是否最新、状态是否正确；

文件的格式是否符合相关程序规定；

文件编码（通信渠道号、19位编码）是否符合文件编码规定；

文件附录是否与正文对应；

特殊载体文件如光盘是否附上相关的文字说明及其背景资料（所运行环境和应用软件等信息），光盘文件须在计算机上进行检查，是否可读，其包装、标识和质量是否符合有关程序的要求；

文件内容与数量是否与文件传递单（或文件清单）中描述相符；

文件的编制、审核、批准签字是否齐全；

文件是否有编码；

文件页码是否连续、正确，附录是否完整。

3.1.2文件的质量要求

文件是否具有良好的清晰度、可读性和可复制性；

文件使用的纸张、规格和装订是否符合要求；

文件幅面整洁，边框整齐，文字清晰易识别。

文档检查，是设计文件传递最重要的组成部门，此环节的疏漏将直接导致现场承包商对设计文件的使用，也可能导致对后续变更关闭产生困惑。故此过程要求对设计文件进行整体把控，严格检查设计文件编码及状态正确、版次连续、文件清晰，有力支持现场施工活动。

3.1.3设计文件签收

K2/K3项目为海外项目，国内与国外两地办公，国内与设计方接口，国外接收国内传递的电子与纸质文件，由于国外纸质文件传递周期较长（一般为二十天），如采用电子与纸质文件同时传递，将导致大量延迟，影响现场施工。为解决此问题，提高文件传递效率，本项目实行电子文件与纸质文件分开传递方式。在工作量上，文档工作虽有所增加，但对于海外项目，此方法可极大缩短现场使用正式文件的时间，由接收到分发，缩短到3天内完成。

文件签收进行了相应变动：先在传递单中签收电子版文件，纸质文件接收后，在同一单中签收纸质文件。同一传递单针对不同传递载体文件签收两遍，便于文件跟踪。

4.设计文件分发

针对设计文件升版频繁现象，分发指令重复下达，存在新旧版本指令不一致的风险，另外，这种分发方式与IED清单管理完全脱节，针对以上这些问题，K2/K3项目采用依据IED清单进行文件分发矩阵定义的方式进行设计文件分发：

设计管理部发布IED清单及初步分发意见，使用部门或对口管理部门依据此清单以图册或图纸为单位确认，作为纸质文件分发依据，由信息文档部收到实体文件后按矩阵分发；

如文件无分发指令或超出IED范围，由设计管理部给定文件分发范围，信息文档部根据分发范围进行文件分发。

此分发方式的采用，杜绝了升版文件的重复分发，提高了分发效率，将原设计管理部文件分发定义的一至两天时间节省出来，设计文件可更快速地传递至图纸需求单位手中。

5.设计文件上架

项目建设过程中，K2/K3项目坚持文档有别，各有侧重的原则。设计文件形成与归档之间尚有一段时间，这段时间需要对设计文件进行有效的积累和暂时保管，以实现设计文件的适度集中，防止散失。为节省现场文件库房资金投入，同时满足快速提供查阅、利用需求，本项目根据现场实际情况，在文件发挥现行效用阶段，一般采用按设计文件来文时间进行依次上架，采用流水排架法，只在有升版文件时，新版文件与原旧版文件放置于同一档案盒中，并加盖“已升版”印章，以防旧版误用。此方法在工程建设期其优点主要表现为：

提高文件库房利用率。对于密集架无需大量预留文件空间，比较充分地利用柜架设施，对文件进行精准定位，满足文件频繁使用及利用要求。

避免“倒架”。因工程建设期，文件处于频繁使用阶段，各阶段、各厂房/系统、图册不断变化，设计变动较大，无法预知图纸量，倒架作业不可避免，浪费大量人力。采用大流水排架，不必到一定时间进行“倒架”。

满足文件使用、利用要求。采用先在计算机系统中建立逻辑卷，按件积累，归档前再行组织物理卷。对上架设计文件进行精确文件定位，为将来文件档案化提供基本信息，并为文件借阅提供快速定位依据。

6.设计文件档案化整理

当文件处于凝固状态，卷内文件内容不会再发生变化、使用频度大为降低，且一般不再复制分发时，便是文件档案化的时机。在项目建设完成后，项目文档需向公司文档整体移交，因公司采用分类排架法，故，本项目在文件整理之初便对文件归档进行了规划，即依据设计文件清单，提取编码中主活动、分项活动进行排序（施工图按厂房排序、安装图按系统排序、设备类按设备类型排序），根据前期精准定位信息，找出相应的文件盒进行组合，同步完成卷内目录/案卷目录的制作，为分类排架法提供数据依据，减少分类排架法对于文件柜架的浪费。本项目针对项目建设不同阶段，采用不同排架方式，充分发挥各排架方法的优点，节省费用，人力投入。

参考文献

[1]王传宇 张斌 《科技档案管理学》 中国人民大学出版社 2015年9月

[2]姚乃兴 《工程文件和档案管理》原子能出版社