现阶段档案信息化建设存在的问题及对策解析

李鸿刚

摘 要：档案信息化建设是档案管理工作在信息化时代必然作出的创新，利用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化、管理网络化、服务社会化，对于提高档案管理工作质量及效率有着积极的意义。现阶段，档案信息化建设由于重视度不足、管理人员素质较低及保密性不足等问题的限制，体系构建无法有效完成，为此，相关部门应该提高档案信息化建设重视度，适度公开档案信息，建立健全档案信息化管理机制，加强档案管理队伍素质建设，坚持安全利用，维护档案权威。

关键词：现阶段；档案信息化建设；存在问题；对策

随着社会的发展，档案管理的工作方式甚至理念都发生了一定的变化，2014年，国务院发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确提出了档案管理工作的改革方针，为社会各项档案管理工作的实施提出了合理的意见[1]。在大数据时代背景下，档案管理工作也受到了一定的影响，传统的档案管理工作模式及技术手段已经无法满足现阶段社会对于档案利用的需求，应用现代化的科学技术手段，比如说计算机技术、数据库技术，构建一个完善的网络化、数字化档案管理体系，实现档案信息化建设的目标，提高档案管理工作效率及质量，提高档案利用的时效性、效率及价值，是档案管理工作发展的必然途径。

1 现阶段档案信息化建设存在的问题

1.1档案信息化建设重视度不足

在传统的档案管理中，档案信息的载体多为纸质文件以及一些音像资料，管理手段落后。随着时间的推移，大量的档案原件堆积，传统的档案管理手段已经无法奏效，需要大量硬件、软件设备的支持，比如说性能稳定、安全系数高、信息存储量大的存储设备，以构建一整套完整的信息输入、存储、分析、编辑、输出一体化系统。但是由于经费有限，管理理念陈旧，部分单位并没有正确认识到档案信息化建设的重要性，未意识到档案管理对于先进信息技术手段的需求，管理技术手段落后，档案信息化建设受到制约[2]。

1.2管理人员素质有待提高

一直以来，各单位在档案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化程度较低，大部分的管理人员都是在岗数十年的老员工，接受新知识的能力较差，不具备现代化的信息素质，有些甚至无法熟练使用计算机进行办公。除了信息素质低之外，负责档案管理工作的多为办公室文员等，在档案工作前没有接受过系统的培训，对于档案工作的业务知识、工作流程不熟悉，部分人员对于《档案法》及相关方面档案管理规定并不熟悉，保密意識不强，综合业务素质有待提高[3]。

1.3缺乏保密性与安全性

在网络环境下，档案信息化建设面临着保密性与安全性不足的缺点，具体如下：①档案保密法律制度不健全。《中华人民共和国保守国家秘密法》无法满足社会信息安全保障的需求，导致档案信息化管理保密工作的开展没有健全的法律依据；②档案管理人员保密意识不强。管理人员对于信息化档案管理模式不熟悉，因此经常会做一些具有泄密风险的事情，比如说利用公共计算机进行电子档案信息的录入、传输或查询等；③保密技术落后。我国网络安全防护技术较为落后，保密防范措施无法跟上网络开发的脚步，网络信息安全性无非得到有力的保障。

2 档案信息化建设完善策略

2.1提高档案信息化建设重视度

利用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高，因此，相关部门必须充分重视档案信息化建设工作[4]。而且，在构建档案信息化管理平台后，政府部门应该秉承着政务信息公开的额原则，适度公开档案信息，充分维护当事人的档案知情权，在保证信息保密性的基础上，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴，让档案管理能够得到一定的监督，以提高档案信息的真实性和准确性。

2.2建立健全档案信息化管理机制

在传统的档案管理中，是以纸张为载体的，在长期储存的过程中，难免出现纸张受潮或遭虫蛀，或者文字因光照氧化出现字迹模糊的情况。因此，档案管理部门应该改变档案管理方式，引进现代化科学技术，加大资金投入力度，配置完善的软件、硬件设施，构建一整套完整的信息输入、存储、分析、编辑、输出一体化系统，并将计算机硬盘、磁盘及光盘等电子档案存储媒介储存在合理的地方，按照时间、种类及机密程度，分类存放，将储存室温度控制在17℃至20℃，湿度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，确保档案信息的完整性[4]。同时，使用数字处理技术，将纸质档案转化为电子资源，储存起来，建立数据库，实现档案信息的异地共享，提高人事档案利用率。

2.3加强档案管理队伍素质建设

工作人员应切实掌握各类现代化档案管理技术，比如计算机技术、数字化技术，并且应用相关软件、硬件设施，对档案信息进行统计分析，以提高资源利用率。部门在配置信息化系统及数字化设施后，应该组织档案管理人员进行集训，让其掌握档案管理的信息技术，在工作时，严格按照工作要求，将档案信息录入到电子信息平台上。而且，在信息化档案管理体系中，工作人员必须树立现代化、网络化的安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕，尽量消除工作中可能引起电子档案信息泄露的失误，严格按照档案安全管理方案开展日常工作，贯彻落实档案管理的高度保密性原则，维护档案拥有着的隐私[5]。

2.4坚持安全利用，维护档案权威

电子档案虽然有诸多益处，但是由于网络环境的不稳定性，信息泄漏风险较大，为了保持人事档案信息保密及适度公开的平衡，应该从以下两个方面保障档案安全：①制定严格的档案安全管理制度。相关部门应该根据档案利用的需求，制定科学合理的开放利用程序，构建差异化的等级权限制度以及责任追究制，对于涉及个人隐私及组织机密的部分，只提供给需知情的合法利用者；②以科技手段及技术设备来保障档案安全。确保原始档案的唯一性，而且必须要有当事人的亲笔手稿、签名或者是公章等具有法律效用的凭证，在档案管理过程中，做好电子档案备份工作，并且合理利用计算机防火墙，以免计算机故障，或者是遭到电脑黑客、病毒入侵导致电子档案丢失，或者泄密。

3 结语

档案管理工作，属于一项公共服务性质的工作，由档案室直接对档案原件及档案信息进行管理并且提供相应的服务[6]。在信息时代下，应档案管理工作的需求，应用现代化的科学技术手段，加快档案信息化建设步伐，实现档案管理的数字化与网络化，已是迫在眉睫。从内容上来说，档案信息化主要包括档案目录的计算机康及档案原件管理者两方面，而现阶段则增加了对于纸质档案扫描件的管理，要想提高档案信息化管理水平，就必须做好基础设施建设工作，明晰档案信息化管理的标准，构建完善的电子信息管理平台，加强管理人才素质建设，确保各项档案信息化管理工作能够按照预期的方案完成，从而使得档案管理工作上升到一个新的台阶。

参考文献

[1]李亚男，王骞，刘丽萍，曾晓明，孙捷.农业科研院所档案信息化策略研究[J].经济师，2018（01）：262-264.

[2]肖玲.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策研究[J].办公室业务，2017（21）：42-43.

[3]于英香.大数据视阈下档案信息化建设新路向——基于《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的思考[J].北京档案，2017（02）：9-12.

[4]徐康铭，梁冰雪，程志.高校档案信息化建设存在的问题及对策分析[J].科学大众（科学教育），2016（07）：137.

[5]吴琼.企业图纸档案管理信息化建设思考——以中国汽车工业工程有限公司为例[J].机电兵船档案，2016（03）：8-10.

[6]曹建忠.县级档案信息化建设的调查与思考——以甘肃省灵台县为例[J].档案，2016（02）：59-61.