大数据背景下人事档案管理模式探讨

曹军

摘 要：伴随着大数据时代的到来，各个行业都面临着巨大的机遇和挑战，人事档案管理工作也是如此，本文从大数据背景下人事档案管理工作特征出发，对当前机关单位人事档案管理现状提出几点建议，以供参考。

关键词：大数据；人事档案；管理；现状；措施

1引言

大數据意味着数据的集合，其在数据获取、存储、管理以及分析等方面的规模远远超出了传统数据库软件工具的范围。人事档案的管理工作作为人力资源管理工作的重要一环其重要性日益凸显，在大数据背景下，档案管理工作无论是在理念上还是在形式上都发生了深刻的变化，在新形势下如何应对挑战抓住机遇成为当前机关单位人事档案管理工作亟待解决的重要课题。

2大数据背景下人事档案管理特征

2.1人事档案管理具有现实性特点

人事档案涵盖了大量的人事资料，其中包含职工干部的个人履历、党团经历、年度考核、奖惩经历等等，能够为单位岗位选聘以及人才选举提供详细的参考资料，因此，对于机关单位来说，全面掌握职工档案资料具有十分重要的作用，所以说，现实性是人事档案管理工作的主要特点之一。

2.2人事档案管理具有真实性特点

人事档案中的各项资料都是根据干部职工真实状况进行记录的，所有信息都需要经过核实并且确保其准确无误，同时人事档案也要根据个人经历而不断进行内容调整，全面的记录职工的表现情况，真实的反应出职工各个阶段的工作情况与特点，为管理人员制定决策强化统筹管理提供了重要的参考依据。

2.3人事档案具有动态性的特点

人事档案的动态性体现在人事档案需要对档案内容不断更新，只有这样才能保障档案的真实可靠性。人事档案管理工作主要是通过文字资料、图片资料、音频资料以及以电子资料等形式对职工资料进行妥善保管，再出现新的信息资料时，要定期进行收录与更新，提升职工记录工作经历的准确性。

3当前人事档案管理工作现状分析

随着“互联网+”理念的不断普及，许多单位人事档案管理工作都引进了新的管理形式，然而在大数据的冲击下，机关单位人事档案管理工作远远没有实现信息资源真正的价值，在发展中依旧存在着诸多的短板：

档案管理意识薄弱，部分领导对档案管理工作不够了解，对于档案信息管理平台的建设缺乏重视，导致人事档案管理出现资料丢失、遗漏以及存放杂乱无章的现象；另外对于档案管理工作人员的选择与管理上缺乏重视，单位档案管理人员门槛低，专业素质较低，在一定程度上影响了档案资料的交接，破坏了档案的完整与安全；

人事档案内容不够完整，管理制度制度还没有进入制度化和规范化，一些档案内容被随意修改、涂抹，导致信息不全甚至无效，严重影响了人事档案的使用质量；

人员流动与档案调动不协调，常常出现人档分离的情况，为人力资源的开发与管理工作带来了一定的障碍；

档案的安全难以得到保障，缺少充足的基础设施，当前大部分管理人员都是采用传统的纸质材料进行管理，计算机硬件软件配置较低，计算机使用过程中常常出现存储受限、系统崩溃，防火墙等软件的安全性较弱，易感染病毒，加大了人事档案信息资料的泄露风险；

（5）档案管理服务性不强，在新的市场环境下，人事档案作为强化单位内部控制的重要环节为其他部门的正常运转提供了重要的信息依据，例如人力资源的人才选拔、单位党员干部的选拔、调动、离退等问题，只有通过档案资料的高效管理才能为人民选拔出优秀的干部，真正实现人事档案管理工作的价值。

4大数据背景下人事档案管理模式创新

4.1转变传统的人事档案管理理念

大数据时代不仅实现了信息收集与管理手段的转变，同时也推动了人们管理理念的更新，让信息作为一种价值资源被人们所重视。机关单位的人事档案管理同样需要引进现代化的管理理念，提升对人事档案管理工作的认识水平，主动配合单位的人事信息管理工作，推动信息化管理体系的建立与落实，从而确保人事档案信息资源收集与利用的实效性；另外创新人事档案管理模式需要不断转变人事档案管理手段，重视信息技术的应用，针对保密性档案资料可以设置档案管理系统的使用权限强化审核，同时采用双套备份制度将档案通过电子和纸质的形式加以鉴定、整理、保存和归档、并使两种版本同属存储可利用状态，从而严格控制档案的拷贝与使用，明确归档范围、做好载体之间的转换、构建完善的网络基础环境、防止资料丢失。另外针对档案管理中存在的问题，管理人员应当定期进行收集整理与分析，找出最佳解决方案，为网络档案信息平台的长远发展提供强有力的保障。

4.2制定科学完善的人事档案管理体系

首先，单位在完善人事档案管理的过程中要结合实际，实事求是，根据单位的人力资源结构与管理需要制定科学合理的管理制度与管理规范，让管理人员在实际工作中按照具体标准进行管理，使工作人员做到有法可依有章可循；其次，建立完善的绩效考核制度，将大数据资料的收集与管理工作与薪酬绩效相挂钩，有效的监管管理人员的行为，做到赏罚分明，激发工作人员的工作热情；最后，完善人事档案的调动、交接程序，在人员出现流动时，做好工作的交接与档案的回收与保存，避免人事档案信息的丢失与泄露。

4.3推动信息化人事档案管理进程

大数据背景下的人事档案管理工作是在信息技术的支持下完成收集与分析的，因此，档案管理工作要重视基础设施的建设，首先建立网络管理平台，将档案信息通过网络管理平台储存进计算机中，利用电子档案室等渠道提升资料的管理利用效率；其次加大对基础设施的投入力度，对硬件设备定期进行检修，保证顺畅运行，在软件的建设上，单位应当选择合适的软件，建好防火墙，做好信息加密工作，可以对机密档案信息建立秘钥，由管理队伍掌握秘钥，在档案调取上，要对人员的身份进行核实，最大程度的提高信息的安全性与完整性；最后，对于纸质档案的管理要做好档案室的防潮工作，由专业管理人员负责整理纸质档案，调整档案位置，便于档案的使用与保存。

4.4加强对人事档案管理人才的培养

人事档案管理工作的成功与否很大程度上取决于管理者的综合素质与专业技能，提升档案管理人员的综合素质首先要加强业务培训与技能培训，将人工培训与网络学习结合起来，通过定期专业学习强化理论知识，提升计算机技术管理档案的能力，让其了解具体的工作流程，保障人事档案管理工作的规范化科学化。其次，要提升管理人员的法律法规与思想政治水平，全面贯彻党的先进管理理念，落实《档案法》《保密法》等相关法律法规，确保档案管理人员的思想先进性。最后，对档案管理人员实行目标管理，明确分工，责任落实到个人，通过奖惩机制提高工作人员的工作效率与管理水平，努力建设一支高水平，高素质的档案管理的人才队伍。

5结语

综上所述，人事档案管理工作不仅关系着人才的选拔与考察工作，同时也是外界了解管理人员的一种有效途径，因此，在大数据背景下加快人事档案管理模式的创新势在必行。

参考文献

[1]宁慧敏.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].人才资源开发，2016，02：180-181

[2]刘扬.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].企业导报，2016，18：31