如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

栗华

摘 要：知识经济和信息化的时代已经来临，档案管理工作也越来越要进行现代化脚步，要更加规范和符合标准。在这个背景下，事业单位档案管理的规范化标准化管理过程中，其档案管理的方式和途径探究，也越来越重要。档案管理其作用愈发凸显，事业单位只有不断与时俱进，采取现代化手段进行档案管理，使其更符合规范和标准，才能进一步整合内部资源。

关键词：事业单位；档案管理；规范化标准化

1 事业单位档案管理的现状

规范化标准化管理的概念，也就是通过规划和设计，构建出一套相对完善而又具有可行性的管理体系，并且把它运用于管理实践中，规范化标准化着重强调的是，在于把这一套完善的体系构建和落实下去。事业单位的档案管理工作，一般是指把相关人员和事务的档案进行综合化管理，将档案进行收集、封存与整合等等，然后进一步提升和改进档案管理质量和管理水平。然而，目前我国事业单位档案管理仍然处于比较初级的阶段，其管理水平和落实情况仍然存在很多的不足和问题，尤其体现在档案管理的规范性和标准化方面。

1.1 档案管理的体制和机制不够健全和完善

各地区和各级档案行政主管部门，是他们担负和履行着本区域事业单位的档案行政领导以及业务管理的相关工作，但从行政体制层面来讲，却是同级政府管理下的二级局，比同级党委政府下辖的直属部门的级别还要更加降低半级。由于此类的行政体制和制度设置的内容，从客观上来讲，就会不自觉地给人一个固有印象，或者从心理上隐约暗示档案管理工作没有那么重要，其社会地位和社会效应都十分让人容易忽视。

1.2 事业单位档案管理人员，并没有深刻认识到档案管理的社会地位和其重要性，由于档案管理属于基础工作，它的存在更多的是辅助和提升相关单位内部的工作质量和运行效率，由于其工作性质的特殊性和固定性，导致它并不会快速产生强烈的社会影响，短期内也不会为事业单位带来显著的收益和成效，相反的，还要加大人力、物力等方面的投入，资源的增进都比较多，这导致很多单位出于节省成本和降低投入的考虑，通常就把档案管理工作处于必要位置，思想意识上限制了其规范化标准化工作的推进。

1.3 由于事业单位对档案管理工作的忽视，所进行的内部配备的档案管理人员，素质也不是特别高，准入门槛比较低，大部分工作人员都没有经过专业化系统化的必备培训，职业素质和专业素养都急需提升，并且加之更多的管理层领导和工作人员都缺乏基础的管理知识，其管理经验也很欠缺，这就直接造成管理工作效率比較低下，容易造成相关工作不能得到开展，或者耽误工作进度。

1.4 因为事业单位内部对于档案管理工作的不重视，就不会配备相关的制度体系，这样的话，就难以形成规范化标准化的管理体系，不能够系统化的联动作用，又由于缺乏科学化先进化的管理方式和管理手段，会严重阻碍档案管理工作的规范化进程。

2 推进事业单位档案规范化标准化的具体办法

2.1 从客观实际出发，有针对性的开展行动。

要想全面提升和促进事业单位相关档案管理工作，就必须从各个环节出发，统筹管理，各项事业都力争做到规范化与标准化的行为准则，各项事业单位和相关部门，都要自查自究，结合自身实际和具体情况，从多方面着手，精心布置档案管理工作的规划和设计，积极提升单位内部档案管理工作的效率和质量，逐步过渡形成规范化标准化的管理程序。

2.2 强化档案管理规范化工作的重视程度

2.2.1 一定要积极有力地向事业单位全员宣导，让他们进一步明确档案规范化标准化管理工作的重要意义，单位内部全体员工务必要对此事高度重视，这样的话，单位领导就必须首先做好表率引领性的带头作用，上级单位要对下级单位进行科学合理地有效引导，形成上下互动，逐步提高和培养规范化意识。这样的思想认识过程，是对档案规范化标准化管理工作逐步重视的过程，是一个自上而下的顺延过程，总的来说，端正和严肃的认真态度，是提升档案规范化标准化水平的强有力的基石。

2.2.2 因为档案规范化标准化工作有着特殊性的特征，是长效的服务性和基础性工作，这样的工作性质决定其不会产生短期的红利，在短期时间内，相关事业单位都不会因为档案管理的规范化而有明显的利润，但是作为事业单位的管理者和领导者，必须要做到着眼长远，高瞻远瞩，进一步积极提升和推进事业单位的综合实力和长效进展，由此看来，管理层就要积极加大相关的经费投入和付出，积极进行专项定期培训，这样才可以尽最大可能提升员工素质和职业素养，同时也要尽快完善档案管理办公室等在内的，所涉及的硬件的基础设施建设。

2.3 加强档案管理人员的职业道德建设

档案管理工作者能够直接而零距离地接触档案，是其整个过程的直接参与者和执行者，所以档案管理的规范化程度，是工作人员职业道德素养程度的直接体现。所以，档案管理工作是否能够规范标准，更取决于其工作人员的态度与素质。首先，严格和规范档案管理人员的选拔制度，是势在必行的一件大事，择选人员工作，必须严格选拔，按制度办事，被选拔上的人员应该德才兼备，无私奉献，并且具有责任感，对于档案管理工作，也必需具备较强的条理性和规范性，对相应的工作要有十足的细心，也要具有足够的耐心。其次，被选拔进来的相关人员，也必须具备和擅长于归档及整理能力，并且熟悉整套档案管理的流程，能够主动积极地参与单位所进行的培训课程中。最后，事业单位的领导，也需要对档案管理的工作人员适时合理地给予高度的肯定和支持。对相应的工作内容完成情况，要进一步实行特定的的奖惩制度，奖罚分明，促使档案管理工作人员能够体会到来自上级的对于其工作的重视和关注，在单位内部，形成良好的管理氛围。

2.4 完善档案管理规范化标准化制度

事业单位要组建和形成一套完整的档案管理制度，推进和助力档案管理人员能够充分的遵守，并且能够一起行之有效地执行下去，在制度和规范的内容里面，其中必须明确出规范化与标准化的前提，要足够重视和强调其制度的重要性，特别是细节方面的执行程度和标准，也必须要做出特定的规定和规范，例如，在实际的制定和执行过程中，档案用纸、电子设备、归档方法等方面都要有明确具体的规范，且管理制度本身应保证格式规范标准，要有大局观念，着眼未来，做长久考虑，树立管理制度的权威性和规范性。规范化标准化的管理制度，需要尽善尽美，对每一个细节都需要做出明确规定，并务必有可执行性，符合客观实际，这样才能为档案管理工作提供一套切实可行的制度标准。

3 结语

结合本文所论述的档案管理的现状和所采取的推进办法，在实际操作过程中，必须不断健全和完善档案管理的体制和机制，强化档案管理的法制意识，努力提升档案管理人员的业务素质，才能有效地推进事业单位档案管理的规范化标准化建设。

参考文献

[1]王丽敏.档案科学化规范化管理的重要性和实施[J].科技创新导报，2014（07）.

[2]吴 静.分析以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].办公室业务，2013（13）.