中职学校档案管理信息化建设的现状及对策

段红梅

摘 要：為了加快教育行业的发展，需要加快档案管理信息化建设的速度，而中等职业学校实现档案信息化管理具有重要作用。当前中等职业学校开展档案管理工作的过程中，经常会出现一些比较严重的问题。所以，就需要针对档案管理中的实际问题特点，采取先进的管理设备和技术，确保档案信息化建设的顺利开展。因此，本文主要针对我国当前中等学校档案管理信息化建设的现状进行分析和研究，并提出合理对策。

关键词：中职学校；档案管理；信息化建设；现状对策

在开展中职学校档案管理工作的过程中，涉及的范围较广，其自身具备较大信息量和复杂化的特定。我国中职学校传统开展档案管理的过程中，主要采取纸质形式，在不改变信息内容的情况下，保证档案管理工作的信息化。而随信息时代的快速发展，提高中职学校档案管理信息化建设工作具有重要作用和意义。因此，在开展档案管理工作的过程中，提高工作人员自身综合素质的同时，采取科学合理的管理设备与技术，最终保障能够逐渐实现档案管理工作的信息化。

1 中职学校档案信息化建设的状况

1.1 档案管理信息化重视度不足

首先，大多数中职学校没有及时建立完整档案管理制度，在开展档案管理工作的过程中，只是重视学生档案与资料，但由于对档案存储和责任没有一个合理规划，导致经常出现档案资料丢失的问题。其次，我国现阶段大多数中职学校没有对档案管理信息化的高度重视，所以，在建设档案管理信息化的过程中，没有得到大量帮助，严重缺乏有关现代化的设备。最后，由于中职学校档案管理工作长期没有得到重视，所以，造成高素质人才数量较少，对于学校档案管理工作人员来说，其自身不具备专业知识与技术水平，有关档案管理工作流程的了解不是非常全面，造成不能够实现档案管理信息化建设的顺利开展。由此可见，在建设档案管理信息化工作的过程中，必须要提高工作人员对档案管理工作的重视程度，确保管理人员自身具备较强的专业技术水平，最终保障档案信息化建设的顺利开展。

1.2 档案管理信息化程度有限

第一，在建设档案信息化的过程中，需要工作人员对大量数据进行处理，完整档案资料的管理和整体以及保管等相关工作，但经常会出现重复工作的现象，从而阻碍档案管理信息化工作的顺利开展。第二，在开展档案管理工作的过程中，主要文件是纸质资料，虽然已经配备大量先进的计算机设备，但实际工作的过程中，也只是发挥辅助性的作用，虽然能够实现一些比较基本管理的工作，但还是不能够进一步实现信息化和数字化的管理形式。第三，在开展档案管理工作的过程中，由于严重缺乏相关管理人才，其自身专业水平较低，而计算机技术采取的也是单机版，不能够实现对资源的共享，从而导致发展状况不符合档案信息化建设的基本需求。第四，在开展档案管理工作的过程中，由于对档案信息化工作建设的认识不同，导致不能够进一步实现档案信息坏的建设工作。因此，在开展档案管理信息化建设工作的过程中，需要采取科学合理的管理方式，打破传统档案管理的形式，在提高档案管理工作整体水平的同时，最终实现档案管理信息化的工作形式。

1.3 档案管理信息化缺乏相关标准

对于档案信息化的管理工作来说，其自身具备专业化与科学化的特点，主要能够将有关档案资料进行信息化与数字化的改善，而各个学校在实际改善和创新的过程中，经常会依照管理人员自身喜好开展，缺乏管理工作的管理制度和标准，导致我国当前各个地区的学校档案管理形式各不相同，从而导致各个学校建设信息化管理水平之间的差异性。

2 档案管理信息化建设的对策

学校能够培育大量人才，我国各个地区学校办学都会受到相关教育部门监督和管理。所以，当学校接受检查的过程中，都会要求相关部门准备有关材料好，为确保检查结果的准确性，就需要工作人员对资料反复修改，才能够完成整理工作。所以，为了能够进一步避免工作重复问题的出现，就需要采取科学合理的措施。

2.1 开展档案管理知识培训，提升中职学校的档案管理意识

在开展档案管理工作的过程中，会涉及学校各个部门之间的内容，所以，就需要将学校管理人员与师生改变传统管理理念，加强档案管理工作的意识。对于档案管理工作的意识来说，需要管理人员对档案自身价值和性质的重要性有一个正确的认识。另外，对于中职学校的相关管理人员来说，需要站在学校可持续发展的角度，改善档案管理理念，提高对档案管理工作的重视程度。而对于中职学校的教师来说，需要对档案管理工作具备一个较强的意识，及时上交相关档案材料，通过实际的行动，辅助学校档案管理工作的顺利开展。除此之外，还需要进一步提高中职学校档案管理人员对工作的积极性，采取专业的知识和技能，在对档案资料科学管理的同时，最终保障工作效率的进一步提高。由此可见，在建设档案信息化管理的过程中，需要定期开展有关档案管理工作专业知识和技术水平的培训活动，在提升管理工作人员自身综合素质的情况下，最终才可以保证中职学校档案管理工作的顺利开展。

2.2 建立完整档案管理规章制度，严格规范档案管理工作行为

中等职业学校在实际发展的过程中，其自身具备鲜明的特色和特点，重点对应用型人才进行培养，在开展办学活动的过程中，建立的档案管理体系，都会出现较严重的差异性。在这样的发展环境下，就需要中职学校实现档案工作的统一化管理，保证能够为中职学校档案工作的开展提供标准化，最终保障中职学习档案工作实现科学化和规范化的管理。因此，中职学校在开展档案管理工作的过程中，需要及时建立一套完整的档案管理工作的规章制度，在实际工作的过程中，需要工作人员能够依照制度内容完成档案管理工作，在对档案管理工作人员自身行为严格控制和管理的同时，最终保障档案管理工作的合理性。

2.3 推进中职学校档案信息化的建设

在采取管理软件的过程中，需要中职学校强化档案管理人员的团队建设，进一步提升档案管理工作人员自身的综合素质。首先，需要建立一套科学合理的绩效考核制度，进一步落实岗位责任制度，在对档案管理工作人员工作行为严格规范的同时，提高档案管理工作人员对工作的积极性。其次，在选取人才的过程中，需要挑选自身具备较强专业知识和管理技能的人才。对于现阶段的档案管理工作人员来说，需要在实际工作的过程中，定期开展有关专业知识的培训，在提高管理人员自身专业素质的同时，确保能够将先进技术应用到实际管理工作中去。另外，在对档案管理硬件设备选择的过程中，需要学校为档案部门配备先进的设施，采取专业化的档案管理系统，最终进一步加快中职学校档案工作信息化建设的速度。因此，依照我国当前中职学校开展档案管理工作的实际状况看，必须要推进学校档案信息化的进一步建设，采取先进的管理技术和设备，才可以保障中职学校档案信息化建设的顺利开展。

3 结论

综合上文所述，依照我国当前中职学校档案管理工作的状况，为了保证档案管理工作能够适应信息化时代发展的需求，就需要对各方面因素进行考虑和了解，选择科学合理的施工设备，确保管理人员自身具备专业知识，最终保障对中职学校档案实现科学化的管理。

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