档案管理规范化重在细节

陈学峰

摘 要：在社保单位当中，每一份档案都记录这关于这个单位的各项事宜，在社保单位档案管理这项工作如果可以科学合理的进行，会对其单位的决策等方面都有着不小的影响。从这些方面不难看出，社保单位人才管理中档案管理对其影响重大。所以各个社保单位在这些方面的要求下，就需要对档案的管理工作形势进行适当的规范化。

关键词：社保单位 档案管理 规范化 工作人员

引言：随着我国时代的发展，社保单位也相应的正在进行着改进，在这场改革之中，合理科学的进行档案管理工作会使得社保单位的工作变得更高效、有序而且部门之间相互协调。所以基于从这可以看出，档案管理这项工作已经开始逐渐的被各个社保单位所重视，望借此来提高自己单位的各方面工作。但是究竟如何将档案管理这项工作建立成一个科学合理的并且具体的系统，并且可以对每一个社保单位所引用，这就成为了一个比较值得讨论的话题。

1 社保单位中档案管理的规范化意义

社保单位在进行登记管理工作的时候，档案管理就会相应的出现在工作的重要环节之中。关于档案管理工作这一方面我国的重视程度也是非常的高，针对这项工作推出了《档案法》，而且所有的社保单位都会根据这个《档案法》建立起一套相对完整的档案管理工作的规划和工作方针，社保单位可以通过建立这一套完整的登记管理档案来加强自己的服务和其他各方面有关管理的服务，进而使得档案管理这项工作可以更好的为大众以及所应用的社保单位服务。因为这些个方面，我国的社保单位就目前而言应该将等级档案的管理工作放在这整个社保单位的首要位置，并将其视为工作中的首要任务来进行完成，而且社保单位还需要召开专门的大型会议，充分的将档案管理工作重要性普及到整个单位之中去，让其深入每个人的心中，统一上下级的工作思想，提高单位中所有人员对其的认知度，将所有关于档案管理这项工作的积极性调动出来。

在整体的档案管理工作当中有关于档案是否被合理的利用会对整体的工作起到至关重要的影响，而且针对于档案管理这项工作本身来说，其需要掌握档案学这一项学科本身就是一门比较难的学科，因为其本身的专业特性、技术特性以及对工作人员的要求都是非常高的。所以，关于档案管理方面的工作都是以脑力为主来进行工作的，这也是这项工作的主要特性，而且在进行相关的档案管理的事务性工作时，并不是大众所认为的捆扎和简单的抄写就可以完成，还需要相关的从事人员具有规范化性和技术性等特性来科学的进行相关的工作。因此，想要成为一个合格的档案管理人员并且可以很好的任职于社保单位，其需要的是工作中不断探索的精神以及时时刻刻更新自己知识技能的一个觉悟。随着我国的发展、时代的进步、社会的变迁、经济的繁荣，各个企业也会随着这些个进步来对自身的管理进行一个现代化的发展建设，在这个全面发展的大背景下，社保单位中的登记档案管理工作也相应的出现了很多的新情况、新问题以及需要完成的新的任务，在现代化进程不断加快中许多先进的科技手段也已经被应用到各个社保单位的档案管理工作当中，特别是工业的计算机技术、信息科技和一系列的现代化气息浓厚的科技管理技术的应用，这就更需要相关的工作人员要对自身的相关知识不断的完善，并且在工作当中不断的进行自我探索和规范化、更新基本的工作理念，进而使得自己在第一时间掌握工作所需要的相关技能和先进的知识。

2 社保单位档案管理现状

2.1 档案管理人员专业水平不够

任何一项工作想要做好，都需要从业人员的努力。但是随着社会的发展，当今世界的工作已经越来越倾向于专业性、科技性，因此原本的苦力行为已经无法有效的完成任务。而在传统的档案管理工作中，其主要采取的是人工录入、整理和收纳的形式，这种形式在当前看来是弊端多多。不仅浪费时间，而且整理出来的文件也因为本身材质为纸质，不容易保存，就会造成档案的缺失。因此，档案的改革应当从工作人员的专业来进行，要任用有档案学知识的专业人才进行管理，要用脑力来代替体力。这样才能保障档案工作的顺利完成。

2.2 档案管理设备落后

另一个方面就是企业档案管理部门设备落后。这种情况的发生是因为企业不够重视档案管理部门，因此难以对档案部门进行大量的资金支持。这就导致了档案管理部门难以进行设备的更新，完成信息化的建设。而且就算是设备引进，一些公司也是用其他部门淘汰的计算机设备来填补档案管理部门的空缺，这就让档案管理部门的工作效率低下。甚至有些社保单位根本不考虑档案管理部门的信息化建设，依旧采取原始的手抄笔录行为。在当前这个信息爆炸的时代，这种行为无异于让档案管理部门名存实亡。难以起到其应有的作用。

3 规范化中要完善档案管理模式

科学的档案管理要求按照档案管理的基本规律研究出一套适应本单位科学的、高效的档案管理制度。这项要求有两点含义：首先它指的是按照档案工作的一般规律来说，应当建立健全档案的整理制度、文件的归档制度、档案的鑒定制度和档案的利用制度等，并通过这些有效可行的制度来规范社保单位中档案的管理工作。其次是指建立档案的管理制度时要结合本单位实际情况，并根据单位的具体情况，在档案的管理形态、管理方式和管理手段上有所区分。一个有效的管理制度一定是在制度上、质量上和科学上下的功夫，使得档案管理走向现代化、服务化、信息化，有目的、有计划地对用户的需要进行档案资源的采集，并对相关的文献资源进行不断规范化、合理组织、完美集成，使其变得系统、规范、和有序，并能针对登记档案中要求的特点，积极进行社保单位档案管理新模式的探索和实践工作。

3.1 加强档案管理中约束的双向性建设

档案的管理制度要时刻坚持双向性约束，既能够约束到单位职工的工作内容，又能有效的约束领导的制度建设行为。作为社保单位主体成员，职工应当是档案管理的制度约束中的主要对象，也是其主要执行者，但是社保单位中，领导具体的形象和行为肯定会影响档案的管理制度的执行效果。因此，档案的管理制度应时刻坚持双向性约束。

3.2 建立现代化的电子管理档案

为了给社会上档案管理的各项工作提供更为便利的档案阅览、摘录、登记条件，充分的发挥出登记档案的使用价值，应当建立起现代化的电子管理档案，通过扫面，将所有的社保单位的登记档案输入到计算机中，为各个单位建立信息齐全且易于保存的电子档案。

3 小结

只有做好上述的工作才能够让社保档案工作达标。而达标也是作为档案管理规范化的第一个标准，同时也是最为重要的一个标准。毕竟，任何的规范都是为了工作能够更好的完成，只要工作完成的好，那么一切的约束，就都是必要的。这也是档案管理工作优化的核心。同时，社保单位不同于其他的单位，这个单位更加的特别，因为它关系着广大人们群众的社会利益，如果做不好社会保险工作，就会让人们的生活出现一系列的问题，从而诱发社会矛盾，酿成巨大的社会危机。因此，相关单位的工作人员决不能忽视这项工作的重要性。

参考文献

[1]杨虹.对社保单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯，2010，34：125+127.

[2]程巧玲.社保单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011，20：198.