关于做好档案管理工作的几点思考

摘 要：知识经济时代，档案管理作为一种知识管理，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。为了使档案工作规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，实施“以我为主”的立卷归档原则，严格公文的制发，提高纸质档案立卷的质量，做好文书及电子文件的处理工作。本文针对档案管理工作，提出几点看法。

关键词：档案工作；档案管理制度

档案规范化管理是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文件形成工作是实现档案规范化管理的重要基础工作。虽然文件形成工作与档案管理工作各有不同的任务，具有相对的独立性，但由于文件是档案的来源，档案是文件的归宿，所以，两者又是文件工作流程中紧密相关的环节。另外，档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录，而档案工作的根本目的就是档案利用。做好档案管理工作，是提高档案利用水准的基础。本文从文件形成、档案利用和档案管理几个方面，谈一谈自己的看法。

1 文件材料形成是推进档案规范化管理的前提

文件是档案的前身，档案是由文件转化而来。即文件材料形成的如何，不仅决定文件本身的质量，同时，也影响归档后档案的质量，决定了档案管理规范化工作的质量。目前，规范文件材料的形成重点应注意以下问题。一是文件用纸质量要符合要求，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。二是文件字迹要牢固清晰。应使用耐久的书写材料，不应使用容易褪色的笔种、墨水，以利于日后长久保管利用，这是文件形成规范化的基本要求。

2 立卷归档是推进档案工作规范化管理的关键环节

立卷组合的无序和重复是阻碍档案规范化管理的最大问题。档案工作规范化管理的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化，而立卷归档工作则是其中关键环节。因此，要求立卷归档中，一是要准确把握文件立卷归档的时效性。结束文件阶段现行使命的文件，且其中有保存价值的，才能进入立卷或归档程序，不符合上述条件的，则不能立卷或归档，否则，极易造成文件归档不严谨，势必造成日后档案管理的无序和混乱。二是明确立卷归档的范围、重点和进行合理的立卷分工。三是有效地维护全宗的完整性。在归档工作中，要把住全宗的入口关，使不该归档文件不混入，特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部形成过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案即完整也不庞杂，为档案规范化管理奠定坚实的工作基础。

3 提高案卷质量是推进档案工作规范化管理的可靠保证

不断深化的工作实践证明，文件材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案规范化管理质量的操作性因素。因此，在推进档案管理的工作进程中，我们要注意解决好案卷质量问题，以有利于档案规范化管理中的分类和检索，同时要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

4 利用多种手段，全方位、多层次，建设档案利用三维全息立体服务模式

我们建立档案的目的，就是要利用档案，利用档案的手段多种多样，有在档案馆或档案室设立阅览室，这是目前档案利用最普遍的方式。另外还有利用Internet网络资源，在线发布档案检索利用工具等。档案馆的阅览室有专门设施、有专人监护，既便于档案保护和保密，又能为利用者提供较好的阅览条件，但不足的是，档案查阅受到地域限制，档案内容不能远距离传播。而利用国际互联网，建设专门的档案信息网站，一方面可以展示档案规章制度，普及档案知识，另一方面可以利用电子邮件、网上留言本、网上论坛或提交表格等多种方式，与档案利用者进行实时互动，提高档案利用效率。在开展档案利用中，多数利用者往往不了解档案馆所藏档案的内容，不清楚档案分类的原则和方法，对所要查阅的档案说不清楚作者、年度，只是提出要解决的问题和有关线索，档案管理人员就要负责答复利用者的询问和指导利用者使用检索工具。咨询服务的过程，就是分析和解决问题的过程，是档案服务中的一种手段，也是档案利用不可缺少的组成部分。在提高人工服务质量的同时，在互联网上建设合理、科学的查找利用网站，是档案利用者能在网上清楚、明确、便捷的查找到所需的信息。

5 建立自动化管理的档案利用信息服务系统，是加强档案利用工作最有效的途径和未来发展的方向

世界已经步入“e”时代，新时期所要求的机制转换和思维方式的转变已经势在必行，档案利用工作的信息管理系统的建立，要以读者为主导，市场需求为基础，以效率高、变化快为基本特点。建立档案管理信息系统是一个系统化工作，首先是模拟阶段，这一阶段的目标是将传统的业务程序借助计算机辅助管理，将基本的档案信息试验性地部分输入模拟的系统，按照传统的操作程序介入计算机辅助的半自动化工作，其次是系统开发阶段，这一阶段的主要工作是建立档案管理信息系统及其运行调试，尽快建立计算机检索系统，提高档案检索速度和质量，在广泛开展著录和标引工作的基础上，加快案卷级目录向文件级目录转换的步伐，提高档案信息的存储、处理和检索能力，实现档案管理现代化，最后是集成阶段，将档案信息输入系统，使其运行在局域网、广域网乃至国际互联网上实现资源共享，这个阶段是走向成熟不断发展的阶段。

6 建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不準吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该制定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解主要业务活动，以便对业务档案提出统一的立卷要求，促使在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

科学规范的档案管理只有坚持改革创新，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以使档案事业保持可持续发展，为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献

[1].邓绍兴.陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社，2016

[2].曾予新.试论城建档案学[J].城建档案，2017.1

作者简介

韩丽（1969-），女，汉族，河南洛阳市人，河南省陆浑水库管理局馆员，主要从事档案管理工作和研究。