条码技术在档案管理中的应用研究

摘 要：目前虽然随着科学技术的全面发展，各行各业的工作在被引入各种高端技术后已经越来越能实现低投入高成效，但对于档案管理工作而言，无论从管理工作略显复杂混乱、档案管理设施设备的日常维护投入高昂、缺少技术型的操作人才等等方面都存在种种不足，本文将着重分析在档案管理中应用条码技术的优势以及介绍如何在档案管理中应用条码技术。

关键词：条码技术；应用；档案管理

科学技术急速发展的今天，已经进入了全面的信息化时代，作为信息化的当代，信息的重要性不言而喻。而档案管理作为信息管理的一个大部分，在信息量越来越多的今天，如果还像传统的档案管理中一样对信息进行分类、归纳和储存，工作量巨大，耗费人力物力，并且效率极其低下。而条码技术发展成熟的今天，完全可以实现将条码技术应用于档案管理，开启档案管理新篇章。

1 条码技术

（一）条码技术的简介

条码技术是在20世纪40年代由美国发明，到了20世纪70年代被应用于生产、工作中，直至今日，条码技术已经在日常生活中随处可见，成为了一种真正能够广泛服务于大众的技术。条码技术是用一维CCD扫描器扫描识读一组按照一定的编码规则排列的条与空的符号，可以在这一组按照特定规律排列的、不同宽度的黑色或其他色彩的条形与空格，以及数字、字符组成的条码中读取相应的信息[1]。

（二）条码技术的分类

目前的条码技术大致可以分为三类：一维条码、二维条码以及三维条码，一维条码就是最常见的长条形条码，有二十余种，其中最适合档案管理的有Code39码（又被称为标准39码）和Codabar码，因为这两种条码还有数字与字母的同时配合。二维条码也被简称作二维码，是由特定按照一定排列规律的几何图形构成，二维条码相对于一维条码而言所储存的信息量能够更大更广，原来的一维条码只能将信息存于后台数据库，而二维条码能够在扫描识别相应条码后直接读取所需要的信息，并且二维条码比一维条码而言，更保障了信息的安全性。三维条码则是在二维条码的层面增加了其他维度来储存信息，比如颜色、灰度和维度，在二维条码的基础上更增加了条码储存信息的容量。

（三）条码技术的现状与发展

条码技术发展到今日已经十分成熟，并且早已大量被应用在人们的生产工作中，如快递业、仓储业、以及工业生产过程中的控制等等。不仅如此，因为其高效性与简便性，普通大众早已经能够熟练掌握条码技术的操作，也将这种技术应用于日常的生活中，如超市商品、图书等，上面都能够找到条码技术的身影，也因为此，条码技术得以发展的更加迅速[2]。

（四）条码技术的优点优势

首先，条码技术在应用于各个对应物品上时，在相应物品上喷涂对应条码或是将条码打印在纸上贴在其上，不需要二次操作，避免了重复性的工作；其次，在应用条码技术于实际生产工作中时，只需要前期设计条码与后期将条码喷涂或打印的支出，并且此过程的总体花费都相对十分低廉；最后，条码识别设备操作也同样简单方便，对操作人员没有过高的技术要求，只需要学会操作一维CCD扫描器扫描条码即可。

2 档案管理

（一）档案管理的简介

档案管理也可被称作档案工作，是对档案实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的活动，是一项管理性质、服务性质的工作。

（二）目前困难与基本矛盾

首先，目前档案管理通常是各自管理，各个档案管理部门由于使用的档案管理系统或软件不同，各自系统或软件不能兼容，导致了各个部门间的对于档案的管理信息不能互用、互调，缺乏信息的互通性；其次，目前各个档案管理部门使用的软件系统无法对档案管理做到既可以做到对档案信息的统一管理又可以实现文件检索，缺乏管理的统一性；再者，档案管理使用先进的信息管理系统，要求从业人员有相应的技术水平与知识储备，才能够满足熟练操作运用软件系统的要求，但由于目前许多部门都缺乏此类高端人才，导致引入的现代化档案信息管理设施设备无法充分按设想发挥作用，缺乏技术人才；最后，现代化档案信息管理设施设备价格较为高昂，并且一旦出现问题，维修费用也相对较高[3]。

3 条码技术应用于档案管理

（一）可操作性

条码技术从20世纪40年代在美国被发明后，发展到当代已经十分成熟，并且早已实际投入于日常生活生产的使用，所以完全能够实现应用于档案管理。对于档案的管理而言，根据一维条码、二维条码及三维条码所能存储信息量的不同，从而可以在分类不同级别档案时使用不同维度的条码，就能够做到更快速、准确、高效的管理。对于档案的有序性而言，应用条码技术能够在档案的借出还入时根据条码中储存的信息管控好档案的具体位置与分类摆放。对于档案的安全性而言，在需要查阅及借阅档案的用户也能在其相应证件上加印条码，使借阅者身份信息能够被档案部门掌握，保障了档案在被查阅、借阅时的安全性。

（二）应用优势

首先，在档案管理中应用条码技术能够在不同的档案管理部门做到信息的互相流通，弃用不同的系统管理档案改用相同的条码管理，更有助于各个管理部门在需要其他部门档案信息时快速高效的调用；其次，将条码技术应用于档案管理，设立特殊类别条码，在条码的色块色彩、数字和符号等方面做变换，使得不同类别的档案信息能够归类，有相同的一类条码，但在一类条码中的每份档案又有属于自己的条码信息，这样一来档案信息管理更加标准化规范化统一化；不仅如此，在识别档案信息时只需要用一维CCD扫描器对准条码扫描即可得，不需要高技术型人才；最后，应用条码技术只需要在按照特定法则制作好条码后喷涂或黏贴在档案上，花费低廉但效果超群[4]。

4 结束语

在这个科学技术发达的当代社会，档案管理作为一项管理性质、服务性质的工作而言，是专门负责其他各个部门在工作中产生的信息留存，而在目前的档案管理而言，有着缺乏信息的互通性、管理的统一性，缺少高端的技术型人才以及花费高昂等等缺点，但是将现在已经发展成熟的条码技术应用在档案管理中时，条码技术的种种优势优点恰好能够弥补目前已经发现的档案管理的缺陷，并且能够使目前的档案管理效果与效率更上一个台阶。

參考文献

[1]蒋术.条形码、二维码和RFID在档案管理中的应用比较研究[J].北京档案，2015（8）：36-37.

[2]韩冬.探讨电子档案及条形码技术应用在社保档案管理中的有效性[J].办公室业务，2015（23）.

[3]刘婷婷.社保档案管理中电子档案和条形码技术的运用探讨[J].办公室业务，2016（24）：180-180.

[4]臧明智.手机二维条码在档案管理中的实践探索[J].通讯世界，2017（19）：261-262.

作者简介

吴静颖（1980-），女，汉族，广东陆丰，经济师、一级国家人力资源管理师，硕士研究生，广州市南方人力资源评价中心有限公司，研究方向：档案管理。