论不同档案用户利用需求及利用需求规律分析

马莉莉

摘 要：档案利用工作是档案工作的核心。为了更好的开展利用工作，就必须深入了解档案用户利用需求，有的放矢，制定对策。本文即从分析不同档案用户利用需求的不同要求，总结档案用户利用需求的规律，最后提出提升档案用户利用需求的对策。

关键字：档案用户；利用需求；档案利用

1 不同档案用户利用需求分析

1.1 个体档案用户利用需求分析

不同的档案用户利用档案的目的不要，其需求也呈现个体差异性。档案部门要重视个体档案用户的利用需求，提供优质的服务。

1.1.1 个体档案用户利用需求心理

1.求实心理

个体利用者希望通过查阅档案有效的解决问题。这是档案用户最基本的心理，也是将利用需求付诸行动的根本原因。

2.求快心理

利用者希望尽快的获得相关档案资料。利用者需求欲望越强烈，求快心理也越强。所以，档案工作人员应协助利用者，尽早找到资料。

3.求准心理

利用者希望获得的档案资料是全面而准确的。只有提供正确的资料，利用者的需求才可能得到满足。

4.求尊心理

利用者希望在查阅档案过程中获得尊重，维护自我形象。自我形象是档案利用者对自己的认识和评价，它会影响到利用者查阅档案时的思想和行为。档案工作人员要随时观察、研究不同的档案利用者维护自我形象的心理特点，有针对性地采取适当的服务态度和服务方式，以防止档案利用者的利用行为结果产生负面作用。[1]

1.1.2 个体档案用户利用需求特点

1.个体档案用户利用需求具有局限性。

个体档案用户需求的产生是为了解决其自身的生产或者是生活中的问题，涉及内容多为处理婚姻、财产、学历等。

2.个体档案用户利用需求具有迫切性。

由于其利用需求与自身密切相关，因而这类用户希望档案部门可以快速的满足其需求，尽快获得档案信息。

3.个体档案用户利用需求具有盲目性。

个体档案用户与档案接触不多，因而在表述档案需求时不够清楚。对此，档案部门的工作人员应给以耐心的帮助，协助查询资料。

1.2 群体档案用户利用需求分析

档案用户的需求虽各不相同，然而分析其利用行为的趋同性，又很有关联。因此，可以将档案用户利用需求大致分为三个用户群体，即一般用户利用群体、实际工作利用群体和学术利用群体。

1.2.1 一般用戶利用群体利用需求分析

一般用户利用群体主要包括普通群众，其利用需求的动机也是来自日常生活中信息的匮乏。这类用户群体是所有用户中所占比例最大的。但相对而言，这类群体用户的档案利用意识也是最薄弱的。他们利用档案多是为了处理日常生活的事物，如查询学历、处理财产等。因而这类用户群体的利用需求比较少，只有在遇到与自身利益密切相关的问题时才会想到去档案部门查阅档案，且查阅档案大多为会计档案、婚姻档案和文书档案，查阅内容比较单一。[2]此外，一般用户利用群体的利用需求还呈现突发性。其需求的产生很急迫，且由于档案利用意识薄弱，故而希望档案部门可以予帮助，协助查询。

1.2.2 实际工作利用群体利用需求分析

实际工作利用群体包括企事业单位的管理人员和决策人员，他们在制定各项政策、方针时，需要参考档案。这类群体所需档案具有明显的针对性。若是制定政策的需要，则需要近几年相关政策文件。这类群体需要的档案不要求内容专业，而是简洁明了的实用档案信息，因而档案部门编纂的二次文献也是其利用的主要内容。

1.2.3 学术利用群体利用需求分析

学术研究利用群体主要这包括从事社会科学以及自然科学研究的人员，他们的利用需求一般都很专业，需要档案部门提供资料，辅助其研究。学术利用群体不仅要求档案的专业性，且要求档案内容的全面和完整。只有这样，研究人员才可以全面、系统的了解不同时代、不同形式的内容，才可以为学术研究提供一个完整的环境。

2 档案用户利用需求规律分析

2.1 档案用户利用需求规律

2.1.1 档案用户需求的普遍性

虽然档案需求的目的性有所不同，但是人们都有利用需求已经成为一种共识。随着社会的发展和进步，各个阶层、各个行业，无论是生产还是生活，用户的利用需求日益增加，人们的档案意识越来越普遍。随着社会的进步，这种需求的普遍性将继续延续下去，随着文明的进步而进一步扩大。

2.1.2 档案用户需求的层次性

不同档案用户需求内容不同，层次也不同。按照档案利用行为将档案需求分为学术利用需求、实际利用需求和普通利用需求，则普通利用需求是最普遍的，而学术利用需求是层级很高的需求。

2.1.3 档案用户需求的地方性

不同的地方社会环境不同，政治、经济、文化、科技等情况也不相同，这必然影响着一个地区社会需求，使得不同地方的信息需求差异明显。以经济因素的影响为例，我国东部地区的用户需求明显多于西部。经济发展的不平衡导致了不同地区对档案事业的投入不平衡。针对这种地区差异，较为薄弱的档案部门要尽量加大宣传，加大投入，试图改善档案利用服务的条件。

2.2 提升档案用户利用需求的对策

在理清楚影响档案利用的各种因素，档案部门就可以有的放矢，根据这些因素，制定出对策，积极、主动的适应档案用户的心理需求，不断提升档案工作服务的水平。

2.2.1 档案部门要做到有的放矢，了解档案用户的利用需求

深入了解档案用户的需求是提升需求的第一步，也是最为重要的一步。档案部门可以通过问卷调查或者是调研的方式，了解不同人群、不同层次的用户需求，从而总结出需求的一般形式，提供最佳的服务。这种了解需求，不仅要收集群体需求的资料，更应该重视个体的，尤其是有特殊需求的个人的需要，从而完善需求的种类。

2.2.2 档案部门要加大宣传，引导用户利用需求的实现

为了避免用户有需求却无迹可寻的局面，提高用户的档案利用的意识，满足用户潜意识里的利用需求，档案部门要加大宣传力度，积极引导用户的需求，将需求转化为最终的利用。档案部门可以举办知识讲座，或者是咨询会，提高人们的档案利用意识，从而引导用户的利用需求最终实现。

2.2.3 档案部门要优化馆藏，实现用户利用需求

满足用户的利用需求不仅需要档案部门提供一个舒适的场地，更重要的是档案部门的馆藏可以满足需求。馆藏量的丰富和优化与否，是实现档案利用者利用需求的前提条件和必要手段。档案部门要加强档案的接受和征集工作，千方百计地扩大档案的接受范围和征集门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。[3]只有这样，档案部门才有可能为用户提供利用，满足其需求。

2.2.4 档案部门要提升服务品质，更好满足用户利用需求

档案工作人员作为满足用户需求的直接参与者，责任重大。档案部门应该强化服务意识，提升工作人员的综合素质，以期服务态度、服务水平、服务质量都可以更上一个台阶。档案工作人员要树立良好的职业道德，拥有丰富的专业知识，秉着热情、周密的态度，为用户提供服务。

参考文献

[1]马仁杰，邵华.论档案利用者利用行为过程中的利用心理[J].兰台世界，2007（1）：6-8.

[2]王娟，黄存勋.浅谈档案馆普通用户需求的特点及满足的需求的途径[J].湖北档案，2010（8）：18-19.

[3]马仁杰，龚云兰.新形势下我国档案利用工作的对策[J].档案学通讯，2000（5）：22-25.