信息化视角下会计档案的电子化管理探究

张虹

摘 要：随着互联网信息技术的飞速发展，现代信息化技术在越来越多的领域得到了应用，会计档案管理也在进行着一场全新的变革。本文简要分析会计档案管理的现状及存在的问题，并有针对性的提出相应的建议，以求有助于会计档案的电子化管理发展完善及创新。

关键词：信息技术；会计档案；电子化管理；模式探究

1 会计档案管理主要现状分析

（一）档案的保存分散混乱、会计档案缺失的现象严重

会计档案是反映和记录经济业务内容的载体，主要包括原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表等。目前，相当一部分的单位还没有设立或者尚未完善专门的档案管理部门，导致档案资料遗失的现象多次发生，档案的保存不规范、不完整甚至会计档案缺失的现象严重。这一方面说明相关单位单位对于会计管理工作本身存在着许多的不足，不仅不利于单位的运营发展，还会致使单位的经营效益甚至社会声誉受到损害。

（二）会计档案管理缺乏效益性、时效性和系统性

随着信息化的不断推进，财务管理系统也开始采用先进的信息技术，使财务统计手段更加智能化和高效化，从而替代传统的统计手段。虽然按照档案的管理规定来说，仍然需要打印纸质档案，但是查阅电子档案的高效性已经远远超越了纸质档案，使得纸质档案的利用率也明显下降。而可惜的是，会计档案的电子化管理作为新兴事物却又没有得到相应的重视和发展，无法提供高水平的会计档案信息来满足单位的实际经营活动需求，从而也就出现了会计档案的利用和管理普遍缺乏效益性、时效性和系统性的的尴尬现实。因此，要不断创新和完善会计档案的电子化管理，从而满足对会计档案的利用需求。

此外，由于原始凭证与ERP系统集成憑证的匹配要在事后进行，且两种凭证的数量有差异等原因，都使得财务人员的工作难度及工作量大大增加。

2 转变与改进会计档案的电子化管理模式，提高会计档案的利用服务水平

早在2015年12月，《会计档案管理办法》的出台就已经明确了电子会计档案的地位，列入了会计档案管理范围。电子会计档案管理的推行一方面可以精简传统会计档案管理，降低单位成本，另一方面也是顺应信息化管理发展的需要，从而推进单位管理效率的提升。

由于电子会计档案与纸质会计档案在工作地点、范围、内容等方面存在极大的不同，因此未来确保电子会计档案管理工作的落实到位，电子会计档案管理工作可以从硬件设备、基本制度、组织流程、业务规范、安全保障几方面进行实施推进。

（一）完善相关硬件设施建设，提升会计档案的利用率

传统的查账模式是先在财务系统中找到凭证号，根据凭证号再进入档案室寻找相关的资料，给查账等工作带来非常大的不便，也必然会影响查账的效率。因此，利用互联网等现代信息技术来改进档案管理的硬件设备是要提高会计档案的利用率的重要措施。此外，建立起会计档案相应的查询系统，也是提高会计档案的利用率的有效手段。

（二）各单位档案管理部门需要一套全新的管理模式

因为没有前车之鉴，缺乏一套系统化、理论化的管理制度及有效的指导，从而导致之前的各单位档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，使得档案管理建设过程进度缓慢，走了许多弯路。因此，有关部门领导应尽快根据自身实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理制度。该制度应该囊括档案管理工作的各个方面，使档案工作人员在工作中有法可依，合理的科学的安排档案管理工作的工作流程。另外，还要制定一套监督制度，随时监督档案管理工作，保护档案的保密性，绝不能给不法分子可乘之机。

（三）规范组织流程

在电子会计档案管理过程中，要设置相应的管理职责，合理优化组织流程，从而形成电子会计档案统一管理体系，保证电子会计档案工作质量。财务部门负责会计资料移交前的收集、整理、保管等，单位信息化系统要能够使财务与档案管理一体化，能够固化公司每项业务处理流程及信息，这些信息形成相应的会计凭证，自动生成会计信息的规范化、统一化和自动化管理，为会计档案的管理工作打下坚实基础。

（四）规范会计业务活动

会计基础工作是会计档案的立足点，只有会计基础工作做好了，会计核算系统才能有效的对会计资料进行准确无误的接收和处理，转换成符合要求的会计凭证、账簿等电子会计资料，才能为后续的经办、审核、审批等必要的电子签证程序做好铺垫工作。借助于信息化系统，进一步规范会计档案管理工作。会计档案电子化系统要能接收信息系统生成和传送过来的会计资料，确保信息的真实有效。

（五）建立安全保障制度

会计档案电子化管理的实施，使档案的安全迎来了新的挑战，从系统、网络、使用过程等多方面建立电子档案安全保障体系。在使用过程中，建立安全权限控制机制，对于档案的整理、查询等不同类别的工作要赋予不同的权限，防止会计档案内容的篡改和泄露。在系统的安全上，采用相应的IT系统安全保障电子会计档案形成前不被篡改，保证各授权人员的规范化操作，保障硬件的系统安全和数据库服务器的安全。电子会计档案对各个环节的业务事项均会产生影响。另外，电子票据对会计工作的监督检查提供了多层次、全方位的会计管理信息，在很大程度上提高了事后监督和核实的效用。

3 结语

传统的会计档案管理模式已经渐渐无法适应信息时代电子化管理发展的要求，因此探索、适应和不断创新会计档案的管理模式，势在必行，尤其是要发展、改进以及不断完善会计档案的电子化管理，以求充分利用并发挥出信息化技术的积极作用，从而提高档案利用率，最终推动相关事业企业的发展。

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