FOCUS-PDCA在缩短大型医疗设备购前市场论证时间中的应用

罗丽华

佛山市中医院 设备科，广东 佛山 528000

引言

医学技术的发展离不开高精尖的医疗设备。在新形势下，许多医院每年都使用几千万，甚至上亿元的资金来购置各种各样的医疗设备，以改善就医环境和扩大医院规模[1]。医疗设备是医院开展医疗服务的基础平台，是创造经济效益和社会效益的重要硬件。医院应加强医疗设备购置前论证的科学性，发挥医疗设备的技术作用，通过设备购置论证规避采购风险[2]。

大型医疗设备是指单个项目≥10万元人民币的医疗设备。市场论证是在市场上找到符合用户需求的同类同档产品品牌的过程。市场论证时间是从设备审批通过后到完成《市场论证表》时间。近年来，我院在医疗设备购置市场论证时间较长，阻碍了临床科室业务的发展，因此，我院医疗设备科通过运用FOCUS-PDCA循环这一科学的管理工具，缩短大型医疗设备的购前市场论证，从而提高工作效率，节约采购时间，提高临床满意度，让临床尽早配备医疗设备，提高市场竞争力。

1 FOCUS-PDCA的应用

PDCA循环是管理学的通用模型，是全面质量管理应遵循的科学程序[3]。FOCUS-PDCA是美国医院组织于20世纪90年代创造的一项持续质量改进的模式，旨在更仔细了解和分析程序中的环节，改进质量。其将聚焦问题（FOCUS）和改进问题两个阶段相结合，可分为9大步骤：① 发现需要改进的问题，选定改进的主题；② 成立质量改进小组；③ 明确现行流程和规范，查找最新知识和有用的信息，设立改进目标；④ 出现问题的根本原因分析；⑤ 选择改进流程的方案；⑥ 制定行动计划和数据监测计划；⑦ 实施阶段；⑧ 检查改进效果；⑨ 标准化处理，巩固改进成果或寻找进一步改进空间[4]。FOCUS-PDCA程序是一种主动寻求质量改进的科学方法，是“以患者为中心”、提高医院服务质量和确保患者安全的体现，其内容涉及医院管理的各个方面[5]。其优点是从发现问题、成立小组、查找原因、明确规范，有目标、有计划地进行改进，能正确地落实到责任人，及时发现问题并给予解决[6]。

2 资料来源

资料来源于2015年年度购置计划的30个十万元以上项目，2016年5月1日至2016年11月18日，我院医疗设备科应用FOCUS-PDCA循环管理方法，分别收集、统计并分析FOCUS-PDCA循环实施前（2015年年度购置计划的30个十万元以上项目）、实施后的市场论证时间，研究实施前后数据的变化，并计算最大降幅和目标达标率。

2.1 F阶段：发现问题

在医院运营中，设备采购的两个主要职责是降低成本和提高速度。我院在供应链的改革中，降低成本已取得一定的成绩，接下来的工作重点是提高采购速度。医疗设备科收集了2015年年度计划的30个十万元以上项目的数据，发现平均每个项目的市场论证时间为239天，约占设备整个采购时间的46%，市场论证时间长而导致整个采购时间过长，临床科室对此非常不满意。

2.2 O阶段：成立质量改进小组小组

根据平常工作的职责，从科室的不同层面恰当地选择成员组成PDCA质量改进（Continous Quality Improvement，CQI）小组，共7人，具体人数与分工，见表1。

表1 CQI小组成员及其职责

2.3 C阶段：明确现有问题流程与规范

2.3.1 绘制流程图

CQI小组成员根据医疗设备科现有的市场论证流程进行沟通、讨论，并绘制出流程图，见图1。

图1 大型医疗设备购前市场论证流程

2.3.2 数据收集结果分析

小组成员运用5W2H法，收集并分析2015年年度购置计划的30个十万元以上项目，平均每个项目的市场论证时间为239天，具体见表2。

表2 购前市场论证时间查检表

2.3.3 改善前柏拉图

根据2015年年度计划的市场论证数据表明，科室确定品牌、收到初步推荐书、推荐书内容齐全、市场调查员填写、工程师审核、科室修改或补充内容等是造成市场论证时间长的原因；根据二八法则，改善重点为“科室确定品牌”“收到初步推荐书”。改善前柏拉图，见图2。

图2 改善前柏拉图

2.3.4 目标及目的

根据现状分析，参照广东省内几家大医院的市场论证时间为标杆，将180天/项目定为改善目标值。并通过活动提高组员的PDCA手法、积极性、责任感、沟通配合、团队凝聚力、解决问题的能力等。

2.4 U阶段：问题的根本原因分析

运用头脑风暴法，组员们根据多年的工作经验，罗列出种种原因，绘制成特性要因图（图3），再进行归纳总结出市场论证时间长的根本原因为：① 对产品信息了解不足；② 推荐书不规范；③ 无按规定时间交推荐书；④ 市场调查员跟进不及时。

2.5 S阶段：选择流程改进方案

全体组员运用头脑风暴法和5W2H法，依据可行性、经济性、效益性、自主性等项目，针对选出的根本原因进行对策拟定讨论[7]，把提出的改进方案整合为：① 优化市场论证流程；② 制定设备推荐书模板及供应商信用评估制度；③ 实行看板管理。

2.6 P阶段：制定行动计划

根据改进方案，明确制定行动计划、资料收集与分析计划，落实责任负责人及每个实施步骤的工作和方法，根据工作内容及完成工作的难易程度，估计各阶段所需时间，并将整体内容绘制成甘特图，见图4。

2.7 D阶段：实施阶段

2.7.1 优化市场论证流程

医疗设备科由被动式服务变主动服务，积极下去临床科室。成立寻源小组，由临床科室负责人、医疗设备科科长、市场调查员、工程师等人共同商议，根据临床需求选定品牌，再通知厂商推荐相应型号。通过各种方式了解设备的技术性能，例如：举行产品介绍会，3个厂商同场PK，试用设备，参观考察，医院同行推荐，参加医疗器械展销会等。并改由市场调查员和工程师共同填写《市场论证表》，节约时间。

图4 缩短大型医疗设备购前市场论证时间改进计划甘特图注：计划线…；实施线——。

2.7.2 制定设备推荐书模板和供应商信用评估制度

制定设备推荐书模板，统一格式，在模板上附加批注，让供应商清晰了解模板填写要求，避免或减少反复修改、补充的时间，加快速度。限定供应商在10个工作日内递交推荐书，制定供应商信用评估制度，规范其行为。在发送推荐书模板的同时，把信用评估制度作为附件，并告知供应商。

2.7.3 实行看板管理及OA公布项目进展情况

图3 医疗设备购前市场论证时间长的鱼骨图

引入精益化管理理念，实行看板管理，根据项目的轻重缓急用不同颜色区别，例如急需采购的项目用红色作标记。项目进度管理员责任到人，互相监督和提醒，跟踪整个设备采购进程，提升工作透明度，提高工作效率[8]。每周二举行项目进度管理员会议，通报项目进展，及时跟进，同时将每周举行的例会列为常规会议，纳入绩效考核。每周五在院内OA系统的阳光院务栏公示项目进度，接受临床科室的监督。

2.8 C阶段：实施效果评价

通过此次FOUCS-PDCA活动，小组成员运用各种PDCA手法，使目标达标率为133.9%，进步率为33.05%，改善后市场论证时间从239天/项目降至天/项目160天/项目。

2.9 A阶段：标准化

将以上实施效果良好的措施进行文件标准化、格式化，形成规章制度和操作标准，使之能够长期执行，最终制定的标准化流程文件如下：① 建立市场论证流程标准化，规范化，形成制度化；② 制定供应商信用评估制度，并把此制度纳入到医疗设备科的管理制度里。将成功的经验纳入标准并固化，存在问题进入下一个循环，做到持续改进[9]。

3 结束语

医疗设备采购是一个要求很高的技术性工作，通过对采购各个阶段进行严格把关，为医院和患者提供安全、有效的物资保障[10]。在卫生部颁发的《三级综合医院评审标准实施细则》（2011年版）中指出：科室要能够运用质量管理工具开展质量与安全管理，持续改进[11]。PDCA循环的建立和有效执行能够显著提升医院医疗设备的采购工作管理水平[12]。借助FOCUS-PDCA的方法分析日常工作程序，判断导致购前市场论证时间长的关键影响因素，根据问题组建专业团队，通过专业的讨论与分析，运用头脑风暴法、回顾法等对购前论证流程进行全面剖析，借助团队的力量找出问题及影响因素，制订干预措施，使购前论证流程更加规范，可操作性更强，从而节约时间[13]。实现设备采购流程的科学化、规范化，提高医疗设备采购效益，保障供应，更好地为临床医疗、科研、教学工作服务，促进医院的全面建设[14]。

实践证明，PDCA循环运用于医疗设备管理可以有效提高医疗设备工作效果[15]，将FOCUS-PDCA应用于大型医疗设备购前市场论证中，有效缩短了市场论证时间，从而缩短整个采购时间，提高工作效率。我院运用FOCUSPDCA循环管理方法这一强有力的管理工具，最大限度地找出导致时间长的各个原因，拟定对策，严格执行[16]。FOCUS-PDCA使PDCA循环更为细化，准备更为充分。在本次活动中，使团队合作更为紧密，有利于团队精神的发展。在今后的工作中，我院仍将运用FOCUS-PDCA循环管理方法继续缩短市场论证时间以及采购其他环节中的时间，不断持续质量改进。

[参考文献]

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[11] 卫办医管发148号.三级综合医院评审标准实施细则:2011年版[S].2011:88-89.

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[14] 李玉琼,陈烨,陈浩,等.基于2/8法则对医疗设备采购流程的分析[J].中国医疗设备,2014,29(4):40-43.

[15] 马成钢.PDCA循环在设备科管理中的应用[J].科学管理,2011,26(4):62-63.

[16] 马佩杰,马聪,马俊强,等.PDCA循环在降低自动化药房快速出药系统出药差错率中的应用[J].中国医院药学杂志,2016,7(15):1323-1326.