浅谈档案管理工作的重要性

罗剑伟

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 档案管理在领域发展中有很重要的意义，然而有些地区并不是十分重视档案管理工作，但鉴于近年来中国企业档案管理的实际情况，仍存在各种问题，对中国企业的发展带来了很大的不利影响。档案管理工作能够对工作中的各类信息进行记录与分类，是具有专业性和机密性的管理工作。本文旨在对档案管理工作的重要性进行分析，指出当前档案管理工作存在的问题并提出提升档案管理工作有效性的措施与对策。

关键词 档案管理 文件管理 档案工作

企业档案管理是指企业在许多生产经营活动中，对于国家、社会和企业来说，具有保存各种文字，图形，音频等各种历史记录的价值。只有根据档案管理的现状，不断地坚持创新，适应时代发展的需要，对档案管理工作进行详细的研究，了解其重要性，才能为管理层提供更多的帮助。

一、档案管理工作的重要性

文件的科学规范管理，是衡量单位绩效和管理水平的重要规模。档案信息是本单位发展历程、重要信息的重要记录载体，是企事业单位发展的根本，能够使企业在进行管理和规划时做到有据可依。做好档案管理可以方便企业分析以往战略上的不足，以便总结经验、及时改进不足，更利于企业制定未来战略蓝图，使企业朝向更好的方向发展。一般来说档案管理工作的社会价值主要是体现在档案中含有工作人员详细的工作年限、身份信息、学历信息等信息，这些都能够充分说明个人的详细人生经历，进而为企业提供招聘人员的客观参考信息和依据。作为本单位的有效考查依据，档案信息也是最具有效性的发展历程记录，高效的档案管理工作能够为管理者和工作者提供解决问题的有效办法。因此，加强档案管理工作人员的专业度、加大档案管理的重视度对企业发展有极大的影响，对提升企业的管理效率起到事半功倍的作用。

二、档案管理工作现状和不足

（一）档案管理不规范

其性能主要体现在：一是归档格式不统一，排列混乱，影响文件存档工作的档案，如文件封面和书写文件内的包装，无统一规格。二是在整理过程中，有很多链接不符合档案的要求，如分类杂乱，组合不合理的，申报期不准确，档案起草不当等。三是文件不规范，档案管理员认为，只要完成文件收集任务即可，不组织，不整理，导致一组文件管理混乱，想找到一个有价值的文件信息难上加难。因此，文件管理不规范将直接影响使用该文件的价值。

（二）档案管理人员缺乏责任心

档案管理工作人员缺乏责任心重要体现在两个方面：一是文件管理人员缺乏主动性，不是主动收集，而是被动等待选择，忽视了对档案的分类、管理以及整理工作，使得档案的管理十分混亂，在这种情况下，一旦管理层或相关人员需要查阅答案时，不能及时找出相关档案，降低了档案查阅的效率。二是档案管理员只对档案进行简单保存，可以使用就行，没有进行编目，使文件管理越来越混乱，档案管理应该采用科学的管理方法，没有一定的专业技术理论知识。

（三）缺乏新的管理技术

企业自身的管理模式与档案管理观念之间存在限制，缺乏对档案管理工作的正确认识和高度重视，导致档案管理工作方式单一、效能低下，服务形式落后，难以快速进行档案信息的查阅和利用。档案管理工作中由于部门比较多，在管理中无法实现统一管理，这种问题的存在主要是因为我国经济体制在安慰市场经济的过程中，单位的档案管理部门不断增加，其管理模式从旧体制向新体制转变。

三、解决档案管理工作的措施

（一）立足于法，搞好建章立制工作

社会的飞速发展对档案管理提出了全新挑战，也对档案管理人员的专业度提出了全新要求。走法制化路线是档案管理工作的基础，也是做好档案管理工作的必然趋势，更是对档案管理的最好保护。为了完善档案管理工作，还应该要对档案进行编制，确保档案管理工作具有准确性、客观性和完整性特点建立完善系统性档案信息管理制度，使档案的利用、归类归档、信息保存以及监管处罚机制能够尽善尽美。档案管理若要长期发展就要坚持法制化，这样可以使档案管理工作真正走上正轨，也才能实现档案管理应有的价值。还应当设置专人进行档案管理，提高管理工作人员的专业化程度和对档案管理工作的认识，建立责任追究制，通过集中管理的方式加强对档案信息的多层次管理，从而使档案管理工作能够有序进行，推动单位进步和发展。在全新的形势下，各区域应积极利用地方立法权限，根据地方特色建立规范的档案管理法律法规，使档案管理和地方发展有机地结合起来，既令档案管理适应地方发展，又令档案管理立足于法，让法律有效保护档案管理并促进档案管理发展。对相应的问题特点进行有针对性的研究。使企业文件管理工作符合文件管理系统，推动整体方向向前发展。实现各部门之间政策的统一实施，改进不合理的地方。

（二）加强档案管理工作人员的培训

首先，档案管理的领导层，要重视档案管理工作，在人力、物力上支持档案管理工作，自上而下地让档案管理工作人员重视档案管理工作。企业要对档案管理人员进行专门的培养，鼓励其进行继续教育，提高档案管理工作中人才的综合素质，优化档案管理工作。适当组织档案管理工作人员学习《档案法》，提升其档案管理能力。同时，为了鼓励档案管理人员对工作的积极性，避免档案管理人员懒散、懈怠的工作状态，制定奖惩制度，促使提高档案工作的质量与效率得到。

（三）提高信息化水平，更新档案管理技术

计算机网络技术的快速发展，档案管理工作中也可以加入网络技术，使得档案管理工作能更加全面、更高效地进行。需要档案管理人员能够利用计算机对档案信息进行管理，熟练掌握办公软件的操作流程和使用方法。提高信息化水平也是符合档案管理工作需求和社会发展需求的有效措施。信息化水平的提高能够极大提升工作效率，传统的档案管理方式是通过人力进行的，加快信息处理速度，减少出错频率，提高档案管理工作专业性。因此，要在档案管理中利用现代化技术手段，结合计算机技术的管理，使档案管理工作效率得到较大的提升。

四、结语

综上所述，档案信息具有广泛性、专业性、真实性和丰富性，进行有效的档案管理工作是提高档案信息利用率的有效手段和途径。目前档案管理工作还存在着一定程度上的不足和缺陷，传统落后的档案管理方式已经无法适应信息资源的快速发展。档案管理对于国家和企业来说意义重大，工作意识的程度直接关系到企业对员工的保护程度。坚持走档案法制管理的道路，切实加强对档案管理的重视程度，才能使档案管理工作在社会发展中发挥最大功效。

参考文献：

[1] 单淑红.论述档案管理工作的重要性[J].民营科技，2016（04）.

[2] 张瑞香.论档案管理工作的重要性[J].兰台世界，2016（S1）：15.

[3] 郭美兰.浅谈档案管理工作的重要性[J].管理，2016（5）：180.