浅谈信息时代对秘书档案工作的影响

摘要：本文企图从文秘工作中档案管理重要性下手，接着讨论信息时代对秘书档案工作的影响，其首要影响有对档案原始记录性的影响、对档案搜集归档的影响、对档案保管工作的影响、对档案信息安全工作的影响等，并提出信息时代完善秘书档案管理工作的主张。本文企图从文秘工作中档案管理重要性下手，接着讨论信息时代对秘书档案工作的影响，其首要影响有对档案原始记录性的影响、对档案搜集归档的影响、对档案保管工作的影响、对档案信息安全工作的影响等，并提出信息时代完善秘书档案管理工作的主张。

关键词：文秘 档案 信息时代

在信息化时代，秘书档案工作中的档案管理也逐步改变了传统的管理方式，在各方面都发生了深入的革新。本文主要针对信息时代对秘书的档案管理工作的影响与革新进行了必定的讨论然后促进这一范畴的研讨与开展。

一、文秘工作中档案管理重要性

做好文件管理工作，对于资源开发发挥着重要作用。档案作为历史的真实记录，具有一定的法律效力，这是自然形成的，其他文件有很大的區别，所以档案的记录是客观的。与此同时，档案档案不仅包括双方的手稿，还包括双方的声音和图像文件，所以档案馆的真实性很强。通过记录档案，我们可以更好地实践活动的广度在反映作用，为历史提供科学依据方面发挥一定的作用。

文件工作与文件管理是分不开的，办公室秘书人员的工作就突出了档案信息的重要性。办公文书人员必须给上级领导上传大量文件，这些文件应及时提交给领导批准，然后提醒，备案，这将直接影响到整个企业的效率。使企业更好地贯彻上级精神，为设计人员提供学习信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效提升经济效益。办公文职人员的优质服务在经济社会建设中起着非常重要的作用。因此办公室需要以管理基础档案管理为基础，不断规范运作方式，有效推动办公厅文书工作有序健康发展。因此，企业办公文书工作人员档案工作突出其重要作用，要全面规范企业文秘管理工作的整个过程。

二、信息时代对秘书档案工作的影响

（一）对档案原始记录性的影响

在现代信息技术背景下，电子文件的起草，阅读和印刷在电脑上进行，需要用到网络。电子文件形成后，员工的操作存储在办公自动化系统中，档案管理员和技术人员共享信息数据。这使得电子文件易于修改和模仿，几乎没有原件和复制之间的区别，将不会有一些原始的手稿记录的演示文稿。原始记录的电子文件的内容和方式的特点已经不再存在，文件和档案两者不再清晰。所以文件的原始和真实性无法准确确定，文件的性质在了解这方面的轻微变化已经发生。

（二）对档案保管工作的影响

传统的纸质文件存储只需要存储环境，安全存放纸张和笔迹即可，纸张安全储存通常需要纸张储存温度，湿度，光照，灰尘和动物叮咬等。为了确保电子档案的可用性，除了存储在纸上的纸张文件外，还需要提供具有相应纸质文件的硬拷贝的电子文档，除了保存有价值的纸质文件外及时的。因此，现代信息技术在电子文件保管条件下，需要使用许多新技术，新思路，确保电子文件或文件信息的安全和识别再现。

（三）对档案信息安全工作的影响

1.信息与电子文件的载体之间存在分离性。在电子环境条件下，电子文件由于其内容和载体的分离，使内容和图案容易变化，不留痕迹。这不仅可以使数据内容的可靠性大大降低，而且使文件格式等外部方式失去原有的原有特性，影响档案信息的真实性和原始性。

2.打开网络导致的电子文件安全隐患。网络的开放性，计算机网络本身的安全性以及黑客进入是造成网络不安全的主要原因。 计算机网络广泛传播，信息资源共享，通信渠道共享等信息被盗，盗用，非法变更和各种破坏性破坏，提供了非常方便，难以控制的备用举动。

三、信息时代完善秘书档案管理工作的主张

（一）使用信息技术厚实专业知识加强档案管理效率

电子档案管理实质上推动了文秘工作与档案管理的一体化进程，文秘工作者能够根据需求，树立档案之间的多维联络，只要在检索软件中标明纸质档案的寄存位置就能够便当且高效的找到对应的文档，电子档案管理即便纸质档案管理的有利弥补又极大的快捷了文秘工作。

（二）加强文秘员工的工作技能

1.树立健全电子档案材料管理的自动化。企事业单位在根据信自、网络技能的前提下，要极力树立健全电子档案材料管理的自动化，使文秘员工在档案管理上完结榜首时间的上传、接收、搜集以及收拾等工作，防止文件材料的紊乱与缺失。

2.构建网络服务渠道。在根据信息网络化的前提下，企事业单位能够运用相关程序在企事业单位内部树立网络服务渠道，加强档案管理的同享化使企事业单位内部各部门在档案的管理上互利同享，防止重要信息在空间上无法完结兼并

3.进一步加强文秘员工技能的训练。在信息时代下，信息的快速更新与技能的开展是其重要的特色之一因而，企事业单位关于文秘工作及档案管理必定要进一步加强文秘员工的技能训练工作例如，能够邀请高校教授进行讲座，安排教育学习等。

（三）加强档案管理工作的保密性

1.文秘员工在工作上，使用核算机时，必定要随时对核算机的安全问题进行关注，加强核算机的健康性在使用时尽量选用安全功能高的软件。

2.文秘员工对档案进行管理时，一般都不能与外网进行链接，防止黑客的侵人。

3.在档案的管理上，实施专人进人，一般只有高层管理员工与问题具有此项权限，其他员工有必要进行申请程序。

四、结语

综上所述，企事业单位在根据信息时代下的文秘工作与档案管理上，必定要从基本问题动身，在使用信息网络技能的前提下，加强文秘员工的工作意识，进而从根本上运用到信息技能所带来的便当，加强档案管理与信息保密水平。

参考文献：

[1]杨宁宁.浅析信息时代文秘工作与档案管理的关系[J].经济，2016，（12）.

[2]赵志远.浅谈文秘工作在档案管理中的重要性[J].中文信息，2016，（08）.

[3]刘岩，杨沫.浅谈文秘工作与档案管理工作的一体化[J].东方企业文化，2015，（19）.

[4]王凤霞.浅析文秘工作在企业档案管理中的重要性[J]企业文化，2017，（02）.

（作者简介：田硕，本科，山东科技大学泰山科技学院，研究方向：文秘档案。）