关于人事档案数字化管理的探讨

贾茹

摘要：在网络信息科技越发发达的今天社会，原本以手工操作的人事档案管理工作，以无法完全适应目前人才流动性较强、档案内容繁复的新形势。因此，积极开展人事档案的数字化管理是目前众多单位的当务之急。但由于经验不足、开展时间不长的原因，目前人事档案管理工作仍然存在不足。笔者将对数字化喷是蛋糕管理进行一定的分析，以期帮助广大企事业单位更高效做好人事档案的管理工作。

关键词：人事档案 数字化管理 探讨分析

随着现代社会的持续进步，目前国家已跨入了网络信息化的时代，个人与企事业单位的生活工作都离不开网络信息的帮助。在当前企事业单位对人才需求量越发增长与人才流动性较强的新形势之下，传统手工纸质的人事档案已无法完全满足单位的需求。因此，企业相关人事管理部门应该积极改革，突破目前的局限，有效利用相关的网络信息科技手段，开展人事档案的数字化管理工作。数字化的人事档案管理工作，能够为利用者提供简便的查找、修改途径，大大缩短了工作时间，还能够利用网络媒介，开展远程的资源共享，切实提高了单位工作效率。

一、人事档案管理现状

（一）人事档案收集不全

由于目前人才的高速流动，相关的人事档案收集工作难度上升，同时也带来了部分单位对人事档案未能收集全的现象。而人事档案管理又有周期较长、种类繁多、形式复杂等特点，如果没有及时的归档整理，非常容易造成档案丢失、残缺的现象。举例而言，部分刚入职的没有经验的工作人员的在填写就职履历、考核报表时敷衍了事，如果不加以认真的复核工作，会对未来的单位工作造成较大的影响。此外，极个别图谋不轨的企事业员工，通过伪造人事档案，企图获得不正当利益。这就需要单位相关人事档案管理人员做好收集工作，保障个人人事档案的全面、真实。

（二）管理手段相对落后

目前单位的人事管理部门缺乏合理的管理手段，也没有相关的专业工作人员，妥善处理人事档案平日的管理工作。许多单位的人事档案管理工作是经由办公室职员兼职完成，这些工作人员大多没有经过专业知识的培训，业务能力相对较差，在档案的管理工作中也缺乏合理准确的秩序。通常情况下，非专业管理人员會使用原始的手工操作方式，对整个档案进行分类、梳理。当需求抽调档案或对档案做出修改时，工作人员因为其手工操作的方式，往往工作效率较低。

二、人事档案数字化管理优势及作用

（一）保护档案，缩短查找时间

通过利用目前的扫描技术，将纸质人事档案进行数字化处理，并上传至单位计算机网络中，形成人事档案的数字化副本。这样的操作能够有效扩大人事档案的使用范围的同时，最大程度地延长了纸质档案的使用寿命。在实现数字化管理人事档案后，相关工作人员能更简便且高效地对个人进行查找、修改工作。举例而言，可以通过时间搜索功能，准确找出这某一时间段内应该缴纳医疗保险的员工，并对其进行及时的提醒工作。也可也通过对某一字符的准确查找，快速找寻相关工作人员。

（二）备份存储，防止恶意篡改

通过数字化管理人事档案的方法，能够有效将纸质档案放置于可靠的区域，保障纸质档案的存放安全。由于目前科技技术的发展，众多如隐形笔、可擦中性笔的出现，导致纸质档案容易被部分意图不轨的个人加以修改利用。而通过对档案的数字化管理，能有效对档案进行备份管理。一方面能将纸质档案置于更安全更不易被发现的区域，同时也能通过备份对比的功能，及时发现被篡改的档案文件。同时，也可以通过将档案的分批次处理，将档案分成几个部分分别存储在不同部门区域，当需要对档案进行修改时，需要多个部门的联动审核，进一步保障人事档案的安全性。

（三）一劳永逸，形成规范定式

通过建立相应的人事档案管理的运行模式，能够对单位整个人事档案工作有一个系统的整理。通过总结的定式，能够大大节省企业的工作期间，提高工作效率，达到一劳永逸的目的。举例而言，相关人事管理部门的工作人员，可以设定并规范新职员入职时候人事档案的流程，通过制作相应的电脑程序，使记录新档案的流程自动化，大大节省了人力资源。

（四）快速定位，方便人才调度

通过对人事档案数字化管理，单位能更快速便捷地进行筛选工作。当单位内部需要人员调度，部门转换工作时，通过数字化的人事档案，能高效准确地找出符合相关要求的人才。同时，也能在人事档案数字化管理的基础上，增设人才管理中心，及时对工作人员平日的工作有一个合理的记录及反馈，便于管理审核工作的展开。

三、数字化人事档案管理的实施措施

（一）过硬的设备与专业的人员

为更高效快捷地将纸质档案录入形成电子文档形式，相关单位应该加大对其硬件设备的资金投入，保障相关部门的技术人员能够使用到完善的扫描仪、计算机、复印机等。此外，也要注重对单位内部人事管理部门网络的建设，保障其网络二四小时的通畅，随时可供单位的调取、修改工作。同时，对相关的人事管理部门人员进行定期培训工作，加强其对电子信息科技使用的熟悉程度，保障其数字化管理人事档案工作的成效。必须引起单位注意的是，随着网络信息科技的发展，部分不法分子为谋求利益，会对单位的人事档案进行偷盗行为。相关单位部门应注意人事档案的保存工作，保障单位个人的隐私安全。

（二）进一步做好人事档案的规范运作

由于目前人事档案的功能日趋成熟，许多单位个人人事档案纳入个人考核评优准则之中，这就要求相关单位工作人员对人事档案数字化管理过程中，有着更为规范的运作。单位应该有系统的管理流程，将收集、归档、分类工作经由统一的管理，并在每一步的数字化流程中，加以严苛的审核工作。单位应当不定期进行抽查，对相关的档案管理人员有一个合理的考评措施，对于表现积极、严肃拒绝贿赂私自修改档案的工作人员，给予一定的物质奖励。对态度散漫，甚至接受贿赂私自修改档案的工作人员，给予通报批评扣除工资的措施，对情节严重者直接给予开除处分。在发生人员调动、职员跳槽等情况时，相关的单位人事管理部门工作人员也应该及时对备份的人事档案进行销毁处理，不得出现私自存储个人档案资料的情况，以保障个人隐私安全。只有进一步规范整个数字化管理人事档案的过程，才能更好保障单位稳步发展。

参考文献：

[1]过言之.建立人事档案管理中心可行性研究及法律探索[J].兰台世界，2012，（02）.

[2]张华丽.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].科技视界，2015，（16）.

（作者单位：哈尔滨航运学校）