试论如何实现档案综合管理中的优化管理

范丽洁

摘要：档案可以看作是各种信息的集合，档案管理工作的目的不仅在于保证这些信息的完整性，而且要通过优化管理，深入挖掘档案信息的潜在价值，进而为相关工作的开展提供必要的借鉴与参考。但是由于档案本身具有复杂性和多样性，给综合管理增加了一定的困难，因此如何实现档案综合管理的优化管理，也成为现阶段档案人员需要重点考虑的问题之一。

关键词：档案管理 综合管理 特点分析 问题与对策

时代的发展对档案管理模式产生了深刻的影响，尤其是在信息技术得到广泛应用后，许多简单、重复的档案管理工作都可以由计算机来完成，从而减轻了档案管理压力和提高了工作效率。除此之外，借助于大数据技术还能够实现对档案信息深层次价值的综合利用，从而更好的发挥了档案本身的服务价值。文章首先概述了档案综合管理具备的一些优势，随后指出了当前档案管理工作中面临的一些问题，最后结合实际工作经验，提出了档案优化管理的具体措施。

一、档案综合管理的优势分析

（一）有利于保障档案资料的安全

现阶段的档案资料主要分为纸质档案和电子档案两种形式，但是无论采用何种载体进行档案信息存储，都面临着一定的安全隐患。例如传统纸质档案在保存过程中可能会出现丢失、损坏，电子档案容易被黑客窃取等。而档案包含了个人的许多隐私信息，一旦这些信息泄露或被不法分子利用，将会给档案拥有者带来严重的负面影响。档案综合管理能够采用多种安全保障手段，例如实行“五防”工作制度和信息化管理相结合的综合管理方式，杜绝了档案信息泄露的隐患，确保了档案资料的安全。

（二）有利于推动档案事业的发展

信息时代的到来，传统的档案管理工作既迎来了新的发展机遇，同时也面临严峻的挑战。要想在新时期实现档案事业的健康和可持续发展，做好档案综合管理工作尤其关键。现代人对于档案管理的要求不断提高，除了要保障档案信息安全外，还要求体现出档案本身的价值属性，包括在求职方面、薪酬方面以及保险方面等。基于信息系统的综合化档案管理，可以根据人们的不同需求，对档案资料进行多样化的管理、维护，从而为个人的发展提供必要的支持和帮助。这样一来，才能为档案工作本身的优化开展起到必要的支持。

二、当前档案综合管理面临的问题

（一）缺乏档案综合管理制度

档案综合管理是一项复杂性的工作，不仅要求档案管理人员具备较为丰富的工作经验，而且也需要完善的档案综合管理制度，从而为各项管理工作的有序开展提供必要的支持。但是目前来看，一是档案管理部门没有结合自身的工作需要，建立起健全的综合管理制度，二是即便初步建立了综合管理制度，也因为没有将这些制度贯彻落实，而难以取得档案管理的预期效果。例如，许多新入职的档案管理人员由于没有制度的规范和约束，经常会存在档案文件目录顺序错乱、部分重要文件缺失的问题，这样的档案其应用价值也会大打折扣。

（二）档案管理的信息化程度不高

在档案的综合化管理中，信息技术的应用不仅可以减轻工作压力，而且也可以实现对档案资源的优化利用。目前来看，虽然许多档案管理部门都引进了信息化管理系统，但是信息化程度不高，加上档案管理人员自身素质的影响，对于这些信息设备的使用也停留在档案资料查询、搜索等简单应用上，没有发挥信息化管理应有的价值。

三、实现档案综合管理的具体措施

（一）制定档案工作的计划和目标

档案综合管理的开展，需要首先明显基本的任务和最终要实现的目标，这样才能以此为基础进行工作任务的细化，为实现档案的优化管理提供必要的支持。作为档案管理部门的领导人员，要树立发展的眼光，加强对信息技术的重视，并主动在部门内部建立起信息管理系统，减轻档案管理压力。同时，也要安排专人服装档案工作计划的制定和落实，确保各项计划能够按部就班的完成，在提高档案安全性的同时，也能够进一步挖掘档案本身的利用价值。从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。

（二）做好档案综合管理的“五个统一”

抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任为副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组；二是把档案管理工作列入领导层办公室的议事日程年初有部署年底有总结平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。这样一来，实现了多部门的联合行动，对于实现档案的综合利用、确保其价值的最大化也起到了必要的帮助。

（三）提高档案资料的利用效率

档案综合管理的目的并不是简单的对档案资料进行保存，而是要深入挖掘档案本身的利用价值，从而为档案拥有者提供更加完善的服务。以往的档案管理中，由于人工管理的效率较低，因此档案的利用效率不高，不利于人才的管理。而借助于信息化技术、实现综合化管理，则可以通过对数字化档案的调用、分析，实现档案资源的整合。这样一来，原本单一的档案资料呢过过依托网络进行有机联合，实现了资源的共享。除此之外，对于大型的人才市场来说，还可以在本单位内部建立局域网，专门用于数字档案的管理，这样还可以在很大程度上避免了网络病毒或黑客的供给，对于保障档案资料安全也有积极作用。

四、结语

档案管理工作是容易被忽视的组织工作，但是它在工作中起到的作用是不可忽视的，所以档案的综合管理是档案标准化、系统化的必要之举。档案综合管理的加强是对企业、事业单位、社会基础资料、数据的整合和统一化管理，只有建立高效、统一的档案管理和查询系统才能更好的发挥档案的真正作用。

参考文献：

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（作者单位：黑龙江省人才服务局）