如何改进高校档案管理工作

徐微微

(吉林化工学院 党政办公室，吉林 吉林 132022)

高校作为一个重要的文化机构，负责培养人才，传播知识，促进社会发展。在推动社会科技进步，提高国家软实力和国民素质中发挥着重要作用。高校档案记录了学校自建校以来各项工作从弱到强、从无到有的历史轨迹，准确、完整地记载了学校的建设和发展过程。这是学校在不断更迭的综合管理工作中积淀的重要资料，也是国家档案信息不可或缺的一部分。是现代社会发展的前瞻性信息资源。高校档案的综合管理、开发和利用是工作的需要，也是新形势下中国特色社会主义高等教育发展的重要支撑。

高校档案管理模式是学校管理水平的一面镜子。无论是综合管理能力、办学特色、文化传承和发展历程都反映在档案中。在此阶段，高校档案管理的发展方向是使管理趋于现代化和科学化。

一、高校档案管理工作中存在的问题

(一) 档案意识不强

高等教育机构的核心任务是教育教学和科学研究，多数人对档案的重要性缺乏足够的了解，高校档案工作现存在一定亟待解决的问题。如档案专业人员不足，主要负责人员经常变化，缺乏系统的业务知识学习，导致数据收集不完整，档案投资小，保管条件差，保护条件差，大学档案基础管理设施相对不完善，严重影响档案信息化管理的顺利发展，使高校档案工作在探索管理新模式过程中遇到了部分障碍[1]。

(二) 档案管理制度不健全

随着《中华人民共和国档案法》等一系列档案法规的颁布，高校档案管理体系也取得了长足的进步。但是，从高校档案管理的现状来看，不完善的管理体制仍然存在问题，体现在： 一方面，文件采集系统并不完善，这使得存档资料的收集不完整，或者收集不够及时，并且在资料收集中，经常会遇到材料不完整和不连续的情况；另一方面，由于不完善的基础设施和不充分的存储系统，发生了文件损坏和文件丢失，另外在调阅时，偶有借阅不登记，甚至长期借阅文件都不予退还，导致重要文件丢失；另一方面，文件利用系统并不完备，在信息资源开发利用的新时代，档案的价值尚未得到充分利用，影响了档案的研究和利用[2]。

(三) 档案工作人员素质有待提升

合格的档案管理员应具备一定的政治素养和理论水平，并熟悉党和国家档案的指导方针和政策。特别是在现有档案信息数字化的过程中，迫切需要现代化的综合性人才，不仅要有专业的档案水平，还要精通网络技术;然而，目前的情况是，许多档案部门缺乏这样的人才，大多数档案工作者的网络技术较低;为了跟上档案信息的发展，档案人员要与时俱进，更新专业知识结构，更新管理理念，适应新时代发展的要求[3-5]。

(四) 院校合并等造成档案管理难度大

近十几年来，为适应新发展，许多大学合并或建立了新的校园，以扩大学校教育的规模。高校不管是在学科发展还是学生数量等方面都有较大的扩容，而且，学校部分之间的距离很大，管理模式也不同。并且随之出现诸多新问题。

(五) 档案管理模式落后

高校档案传统上主要以纸质档案、照片、录像和录音等形态为主,利用方式也主要是借阅、咨询等[6]，这些纸质文件的保质期短，存放不方便，占地面积大，不易复制。很难实现永久和安全的保存，这使得管理文件变得困难。

(六) 档案利用率偏低

档案经过收集、整理到利用需要一定的期限，时效性较低，现今处于信息爆炸的时代，人们涉猎的信息量较大，甚至有超载现象，因此对档案的关注度不高；高校档案面对的服务对象大多数是师生，一般情况下人们不会想到档案的查考利用价值，只有在特殊急需情况下，才想到查阅档案，利用率不高；旧的传统思维和工作方式没有变化，无法真正实现档案的信息化服务，档案的便利性和利用率不高[7]。

二、高校档案管理改进措施

(一) 强化对档案工作的认识

牢固树立档案工作围绕中心工作，服务大局的正确方向，为教学服务，为师生服务，为学校办学发展服务。同时要坚持保管和利用并重的方针，以保管为基础的监管和利用原则，以服务利用为目标，实现档案监管和利用相互依存、相互促进的良性发展。档案管理者应该尝试选择具有专业知识的人才。针对档案资料的收集与管理工作中的问题，需进行定期的培训，一方面是对专业知识的更新，讲解一些档案收集与归档管理的新方法，另一方面也是加强对其思想教育，提高责任意识，强调档案管理工作的重要性，从根本上提高文件管理人员的整体素质，间接提高文件管理效率[8]。

(二) 建立健全高校档案管理制度

根据《高等学校档案管理办法》及其他有关法律法规，根据实际情况，从档案的收集、鉴定、归档、保密、保管、使用等方面，制定比较完备、健全的管理制度，对档案数据管理中的非标准、不系统，不完整现象进行约束[9]。在制定完善的档案管理制度之前，档案人员要对档案的收集与整理的工作流程做到一清二楚，明确在各项环节中应该注意的细节，根据相关法规，确定不同类别档案资料的收集范围，避免在资料收集过程中出现遗落，档案管理相关制度中应该明确规定不同档案资料的归档时限，有利于促进各类档案形成部门把档案资料及时归档，有利于档案的统一管理，对档案的利用服务提供及时性和有效性。

此外，档案管理是高校管理系统之一，应纳入学校综合评估管理系统，具体项目作为评估综合管理能力的标准之一。系统规范高校的档案管理模式和流程，保证档案管理的程序性和系统性。

(三) 提高业务质量，加强档案人员队伍建设

随着科学技术的进步，在国家大数据和“互联网+”的背景下，加强档案建设，要建立一支结构合理素质高工作稳定，适合高校档案工作的档案人才队伍。只有逐步提升档案工作者的素质，才能在新动态下满足信息档案服务的要求。第一，文件管理工作是一种政治上强大，高度安全和保密的工作，因此有必要提高文件从业者的政治意识。树立顾大局，有担当，讲规矩的工作理念；第二要从保守的思想状态中解放出来，勇于推进实践创新及服务创新；第三，档案管理是一门跨学科，综合性的学科，专注于管理，涉及多个学科。需要知识面广，专业基础理论深的复合型专业人才，因此整合有限资源，增加知识储备，有针对性地、分层次地开展培训，更新知识结构，努力建设高校专业型档案管理队伍；第四，要合理引导，利用规范化的档案管理工作考核评价机制，对工作人员进行量化考核，形成激励性奖惩机制，充分调动积极性。

(四) 整合信息资源，加强档案的编辑和研究

档案研究和开发是历史和文化遗产的一部分，是一个高级档案服务的模式。大学的档案管理员使用馆藏档案作为研究对象，组织和系统化各种档案资源。这些档案将从多角度映现学校的真实情况，是系统有效的参考资料。方便指导工作总结经验，为学校的所有工作提供准确，系统的档案信息服务。这些编写和研究资料将极大地促进学校内各单位的工作，提高学校档案资源的利用率。

(五) 共享信息资源，提高信息化管理水平

可以打破材料与用户之间的障碍，加速信息资源的开发利用保存和传输，实现资源的有效共享。高校档案信息化也离不开“三个面向”，即标准化，存储数字化和网络化的建设。建设标准化一方面是指档案工作部门要配备有现代标准化多媒体硬件设备，以多媒体技术应用支持档案的信息化；另一方面，要建立完善的档案保障体系，如仓库建设，防火，温控，防虫等，达到国家标准，同时，有必要对稀有文件进行文件救援，提高重要文件存储的质量。存储数字化需要将传统的手动操作归档到现代操作，一方面将传统的载体文件数字化。另一方面，要不断完善电子文件的规范化管理，加快电子档案的建设步伐[10,11]档案的网络化必须依托互联网平台及管理软件实现资源的开发利用和共享，实现网上档案信息查阅，实现档案服务的及时性和便利性；档案的网络化是把双刃剑，提供便利的同时，要注意系统的安全性和文件的保密性。

三、结 语

伴随着高等教育的改革和发展，也为档案工作的创新开辟了广阔的空间和平台。只要在实践中积极探索，组织得力，方法得当，必将为高校档案事业营造新的氛围。