提升高职院校档案管理工作规范性探讨

黄春蓓 刘学军

[摘 要]档案管理是提高学校管理水平，充分发挥档案作用的重要工作。也是衡量高职院校教学质量和管理水平的重要标志。为此，以广西交通职业技术学院为例，介绍了学院通过针对学校实际制定档案管理办法、加强对各职能部门及系部档案管理员的指导、强化信息化管理、统一档案管理方式等有效提升档案管理工作规范性的做法，以此为其他高职院校做好档案管理工作提供参考。

[关键词]成本视角；企业采购；供应商数量高职院校；档案管理；规范性

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.11.108

1 引 言

高职院校的档案管理工作是高职院校规范化办学的一个重要组成部分。日常档案管理的规范性与否也体现了高职院校在资料收集整理、归档的水平和能力。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，加强档案建设、保持档案工作与高职院校各方面工作的协调发展，这样才能更好地为教学、科研、管理和其他各项工作服务。本文以广西交通職业技术学院档案管理工作为例，浅谈如何规范高职院校档案管理工作。

2 档案管理队伍构成

广西交通职业技术学院档案工作由学院行政办公室综合档案室管理，设有专职档案管理主办干事及档案管理员。为了使档案管理工作有序推进，档案管理主办干事需要制定学院的档案管理办法。各系部针对学院的档案管理办法需要制定各部门的档案管理实施细则，并报学院档案室。档案管理员的主要职责在于监督、检查各职能部门及各系部档案管理是否规范、有序，档案提交是否及时。

各职能部门及系部为更好地推进档案管理工作，需要设置一名兼职档案管理员（联络员），系部档案管理员需要不定期向学院档案室汇报部门档案整理工作。

3 有效提升档案管理的办法及措施

3.1 制定完善的档案管理办法，使档案管理工作规范性有法可依

合理的制度是使档案管理工作规范化的重要保障。为此，广西交通职业技术学院根据《中华人民共和国档案法》和1989年原国家教委颁发的《普通高等学校档案管理颁发》，结合广西交通职业技术学院办学实际，针对档案管理制定了《广西交通职业技术学院档案管理办法》《档案工作突发事件应急处置预案》《广西交通职业技术学院档案工作年度评比办法》以及《广西交通职业技术学院档案工作管理办法》等。这些管理办法的制定既确保档案管理的规范性，同时又对档案管理工作细则认真的部门和个人给予奖励，激励了各类档案管理人员工作的积极性和主动性。

3.2 加强对各职能部门及系部档案管理员的指导，使档案管理规范化工作从基层做起

广西交通职业技术学院档案室每年对各部门档案管理员进行集中培训，培训内容包括档案分类方法、资料整理方法及档案提交流程等内容。通过对各部门档案管理员的培训，强化了他们的档案分类管理意识，也提升部门的资料整理的科学性和规范性。

3.3 强化信息化管理，提升档案管理的效率

信息化管理是现代档案管理工作的重要手段，同时也对档案管理员提出了更高要求。传统的档案管理在归档方式、归档时间以及档案管理办法等方面与信息化档案管理存在较大差异。为了促使档案管理员能及时掌握信息化档案管理方法，学院不定期安排档案主管干事及档案管理员赴外培训。并针对实体档案、机读档案管理、电子档案管理方式以及电子档案编码方式等内容进行系统性学习。

档案管理人员在熟悉信息化档案管理的理论知识后，针对学院档案管理的一些特殊性提出信息化档案管理平台的构建办法。学院通过科研立项等方式，鼓励学院综合档案室联合交通信息工程系、现代教育技术部等部门开发学院的档案管理信息系统。

3.4 统一档案管理方式，提升各类档案的调阅效率

目前，各类高职院校内普遍设有三类档案，即人事档案、学生档案档案以及学院行政档案。由于三类档案的管理部门不相同，一些高职院校出现了档案的编码方式、归类方式大相径庭的现象，在档案管理中容易出现混乱。为此，广西交通职业技术学院制定了《广西交通职业技术学院档案工作管理办法》，根据学院档案产生的领域范畴，结合档案的内容性质，确定了十一个类目，并在每个一类目下设置若干二级类目，以此提升档案管理的规范性。

4 充分发挥档案管理的作用

档案管理在未来工作中不仅仅只是资料的收集、归类，同时应让档案成为大数据分析的重要支撑平台。

根据《教育部办公厅关于建立职业院校教学工作诊断与改进制度的通知》（教职成厅〔2015〕2号）、《关于印发高等职业院校内部质量保证体系诊断与改进指导方案（试行）启动相关工作的通知》（教职成司函〔2015〕168号）等多个文件，高职院校的管理将走向质量管理阶段，而运用大数据对学院的办学情况进行分析将是一种趋势。

档案收集、整理及归档的过程其实也是各项指标数据收集记录的过程。高职院校档案管理、质量管理等部门应结合学院的发展规划，收集各指标，如教学、招生、就业、科研等，让各职能部门、各系部在上报档案材料时一并提交，以此确保学院各项数据出处的一致性。

在进行数据分析时，必须以学院档案室提供的基础数据为准，以此提高数据分析结果的可靠性。

5 结 论

为了提升档案管理工作规范性，需要各高职院校针对学校实际制定档案管理办法，使档案管理工作规范性有法可依；加强对各职能部门及系部档案管理员的指导，使档案管理规范化工作从基层做起；强化信息化管理，提升档案管理的效率；统一档案管理方式，提升各类档案的调阅效率。

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[作者简介]黄春蓓（1985—），女，壮族，广西宁明人，广西交通职业技术学院教师，研究方向：档案管理；刘学军（1977—），男，汉族，山东潍坊人，广西交通职业技术学院教授，工学博士，研究方向：汽车机电一体化技术、职业教育。