Office办公软件基础应用的浅谈

王运幸

摘要：本文主要通过对Office办公软件应用的简单介绍，探讨了该软件在计算机基础中的应用，仅供参考借鉴。

关键词： Office；办公软件；应用

Microsoft Office是微软公司开发的一套基于 Windows 操作系统的办公软件套装。现如今Office办公软件应该是应用最为广泛的办公软件，该软件在经过了多年的应用实践以及深入研究后，无论是性能方面，还是在便捷度方面都有了非常大的提升。如果能够掌握Office办公软件，将会对现实工作中办公质量以及效果有着非常大的帮助。

一、Office办公软件应用的具体优势

Office办公软件是现如今世界上广泛应用的办公软件，常用组件有 Word、Excel、Powerpoint等。最新版本为Office 365（Office 19），其中比较为大家熟知的有Word、Excel、Powerpoint等。Word是一款文字处理软件，是Office办公软件中的核心部分，使用者可以依据自身的需求对文字进行任意的编辑以及处理；而Excel则是用来进行电子数据整理的程序，日常工作中，职员主要是用其进行数据分类、图表绘制等。则Powerpoint 是演示文稿软件，用户可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿；Office办公软件优势在日常工作中早已经显示出来，每个程序都能跟满足于使用者特定的需求，尤其是文字、数字、图片等处理方面的需求。另外，使用者在Office办公软件中处理好相应内容，还可以直接打印出来，由此实现了纸质与实体相结合的要求。

二、Office办公软件中的具体应用

Office办公软件由多个部分组成，常用组件有 Word、Excel、Powerpoint等，在日常应用中，使用者只会选择与自身需求相符合的程序进行应用，因此在介绍Office办公软件的应用时，主要是从Office办公软件的几大组成部分来进行讲解。

（一）Word的应用

Word软件是Office办公软件的核心部分，该程序应该是世界上应用最为频繁的办公程序，现如今现代办公已经离不开Word软件。该软件最大的功能就是文字编辑，具有非常强的便捷性，使用者只要选择相应的输入法，输入相应的信息进行处理即可。这与传统手写记录相比可以说是革命性的变革。Word软件的应用，使得人们文字编辑工作更加节约时间，而且该软件中还有很多处理系统，非常系统，而且随着多年的发展其智能化程度更高，这就最大程度的释放了人工操作力量，降低了操作难度。Word软件应用具有非常多的技巧，第一点：输入有关文字以及数字，在输入软件以及键盘的帮助下，办公人员将自己所需要的记录都记录在Word软件中；第二点，使用者还可以运用插入功能，将自己所需要的符合或者是图片插入到编写的文档中；第三点，办公人员还可以同时对文档格式、文字所使用的字体以及排版方式加以处理。

（二）Excel的应用

Excel软件主要是用来进行电子表格制作，也是Office办公软件中非常重要的组成部分，一般而言，在进行数据分析时都会应用此软件，各类报表的制作也都应用Excel软件。该软件可以进行大量的数据计算，统计功能更是值得一提，因此运用Excel軟件可以最大限度的满足于使用者对数据统计的需求。使用人员点击工具栏选择文件，而后再选择新建，即可完成新文件的创建工作，同时在运用模板会话框选择与自己需求相符合的模板，这样就表格即创建完成。之后使用者就选择一个相应的表格，将需要处理或者统计的数据都输入到表格中，直接点击工具栏中计算等工具，该软件就会自动完成各项操作命令。

Excel软件的应用，与传统的手工计算相比也可以称之为一种革新，大大提升了数据处理的效率，再加之，智能计算的准确性非常高，只要使用者保证输入的数据没有任何的问题，最终的结果也定不会出现任何的问题。使用者如要对数据进行筛选，若要人工查询需要花费非常多的时间，还未必能够正确筛选出来，会非常容易产生数据遗漏问题。利用数据筛选工具，则能便捷化完成相应筛选工作。依次选择工具栏中的“数据”-“筛选”-“自动筛选”，在点击其后出现的箭头后，在下拉菜单中选择所需筛选的数据，即可快速而准确地完成数据筛选。

（三）PowerPoint的应用

PowerPoint做出来的东西叫演示文稿，其格式后缀名为：ppt、pptx；或者也可以保存为：pdf、图片格式等；2010及以上版本中可保存为视频格式。演示文稿中的每一页就叫幻灯片。

与word软件的使用方法存在部分相同和类似，在新建完文件后，即可在所需位置进行文本和图片编辑。另外，对于声音和动画的插入，则需要进一步的了解。如要完成声音的插入，并确保其正常播放，应当首先将演示文稿和声音文件放置在同一文件夹中，并将文件进行打包和解压，将解压的文件对原文件进行覆盖，即可确保演示文稿在使用过程中实现声音与文稿的同步。如要插入动画，则应从菜单栏中选择“插入”-“Flash文档”-“由文件创建”-“链接”，选定所需插入的动画，进而右击“动作设置”并选择“超级链接到其他”，选择所需动画文件，即完成动画的插入。

三、我国办公软件应用现状

随着计算机技术和网络的日渐普及，我国对于办公软件的使用需求逐渐加大。信息技术的发展速度无法满足我国的办公软件需求。同时，因信息技术方面的高素质人才相对较短缺，办公软件的功能未能全部发挥。此外，因我国在办公应用软件的自主研究和开发能力相对薄弱，创新能力远落后于发达国家，故多引用国外办公软件，自主原创类产品相对稀缺。就我国办公软件应用的未来，要想摆脱当前的模式，就应当不断强化自主创新意识，并不断加强自主研发和创新，伴随着中国加入WTO后知识产权保护政策的重大改善，以及中国政府和企业信息化进程的明显提速，国产办公软件产业正面临空前的发展机遇。只要我们正视不足，努力赶超，通过技术的创新，营销手段的创新，以及思想观念上的创新，同时继续把我们的本土优势和价格优势发扬光大，国产办公软件定会成为又一个让国人引以自豪的软件。

结束语

综上所述， Office办公软件在基础中的应用范围非常广，而且随着该软件性能的加强，其应用范围将会更加广泛，应用也会更加深入化。Office办公软件的应用为文字信息处理带来了极大的变革，不仅提升了文字、数据信息处理的快捷性，也能够提高了其准确性。现如今，各个行业应该培养一批Office办公软件使用非常熟练的办公人员。

参考文献：

[1]赵宝生.Excel应用技巧探析[J].数字技术与应用

[2]孙晓弋.Office文件加密机制的安全性探析

[3]周扬帆.PowerPoint课件的静态制作与设计策略研究