分析电子文件的特点与电子文档管理

齐春英

摘要：本文主要根据对电子文件特点的分析，了解电子文件的优点和方便。并以此展开对电子文档管理的重要性的进行阐述以及对规范化电子文档管理的方法进行探索。

关键词：电子文档；管理；信息数据

随着社会和科学技术的发展，人们在生活工作活动中产生的文件越来越多，而数据信息的电子化处理大大方便了对文件的管理，此文就电子文件的特点浅析电子文档管理的便利和作用。

一、电子文件的特点

（一）多元化

电子文件可以以文本、图片、表格、视频、多媒体等形式记录和保存。同时，重要的邮件信息以及数据也可以视为电子文件。电子文件的特殊性质使我们便于编写和修改，但同时也容易造成文件信息数据的不准确。电子文档数据存储于“光盘”“磁盘”等介质中，以数字代码的形式保存，这种形式不能直接阅读，必须通过存储介质和计算机软硬件才能读取。

（二）存储技术更新周期短

随着科技发展的速度越来越快，存储技术的更新速度也越来越快。对于电子文件而言，它对存储的地方的面积要求不大，但是它对地点的要求较高，尽量避免潮湿和强干扰，否则易造成存储文件的载体受损。然而，技术更新过快，之前的存储技术过时也快，会导致有些老式的载体无法被读取。同时，由于商业性原因，某些单个厂商生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而难找到配套产品。对电子文件中信息的长期存取而言，技术过时比载体受损对文件的危害更大。

（三）展示立体化

以往的文件都是平面的形式，而电子文件的出现开拓了一个新的形式——将文本，图像，视频影像利用多媒体技术结合，使电子文件的展示变得立体化，图文并茂，绘声绘色，表现了电子文件的再现功能。电子文件可谓是变革了文件功能，开创了功能先进和展现能力强的文件存储形式[1]。

二、电子文件管理的概念

随着科学技术和社会的快速发展，文件的产生也越来越多，电子文件数量也急剧增加，这时，合理及时的管理则是必须的。电子文件由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改的，包括文本文件，图像文件，音频文件，影视文件和多媒体文件等，而电子文件管理就是在文件形成后通过网络传输到档案部门，并用电子数码签名封签认证。档案部门的人员根据文件的特点和性质分门别类，给每个文件设置查询编号并且进行保护，设置访问限制级别，以便查询。

三、电子文档管理的原因

（一）有利于管理的时间缩短和速度提高

电子档案可以在短时间内收集大量的档案信息资源，并且大量投入使用。档案与我们的社会生活密切相关，记录着我们工作活动的一点一滴。一个档案越是完善，它的连贯性越好，其对社会的利用价值就越高。反之，则其对社会的贡献就会降低。传统的纸质档案信息的生命力必须通过对其载体的保存，运输和交流所体现。这样无论是从形式，传递方法，还是保存方式都不利于档案信息的收集和管理，档案的完整性，连贯性和安全性都不能得到保障，而且不易收集的纸质资料，使文档的管理变得分散化。电子信息化的发展，电子档案的存储方式发生了根本性的变革，形式多样化，使文件的展示变得更加立体化，并且观赏性更强。这种电子文件可以通过磁盘光盘等形式得以保存，并且可以直接存储到电脑硬件中。传输方式多样、传输速度快使得管理的時间变短，速度变快。

（二）节约占用空间

纸质文档虽然可直读且方便阅读，但是它会随着数量的增加，管理难度也增加。纸质资料数量越多，占地面积越大，然而信息内容却不多。并且，纸质档案在多次的使用过程中容易得到磨损，不利于保存。电子档案的压缩性存储方式决定了它的面向范围更广，存储量更大的特点，这有利于档案信息能够全面系统及时的给社会做贡献。

（三）资源信息的共享

纸质档案的信息资源容易在传输的过程中受到地形，气候和不确定因素的影响，容易造成文件的磨损。并且由于其唯一性，用户无法同时享用同一份资料。而电子文档的出现打破了这个局面，它使信息以数字化的状态存储，加上互联网的发展，文件不仅可以突破时间限制安全快速的传输到世界各地，还能突破空间限制使多个用户可以同时观看同一份资料，满足大部人对档案资源利用的需求[2]。

四、规范化管理电子文档的原因分析

（一）稿件的原始性容易被忽视，随意被编辑

由于可以直接在计算机上修改文件，而一般单位对文件的编辑也没有严格限制，任意在文件上修改删减，一旦文件形成后打印好，原稿就不被重视，甚至被改头换面，覆盖上新的文件信息，这样会不利于文件的立档归案，给档案管理造成麻烦。

（二）归档文件的技术不稳定

电子文件是由信息数码化的技术得以实现。而信息的编码解码离不开计算机这个工具。所以我们不仅仅要在意文件本身，还要重视其载体的操作系统。所以档案管理部门必须在普遍使用的操作系统硬件和应用软件上留有备份，并且对特殊的操作系统要保留说明和配套设备。

（三）归档文件不经筛选，真伪难辨

文件收集归档阶段需对电子文件进行鉴别，判断其真假。如果不进行筛选，将所有电子文件归档，不仅无法分辨文件的真伪，而且珍贵的文档会被繁琐的文件掩盖，造成文件管理的不便。

五、提高文件管理的效率的策略

（一）建立电子档案数据库和电子档案管理系统

电子文档的快速检索功能是人工无法实现的，必须利用计算机和相关的管理系统，完善的档案资料库才能进行。而作为检索的对象，档案目录数据库和档案文献数据库是必不可少的。两个数据库应互相配合，同时规划建设，以现代化的管理方式进行管理。

（二）建立严格的文件归档管理制度

为了防止文件的丢失或损失，应对文件进行备份处理。电子档案应制作两套备份，原件保存至档案管理部门，一份提供利用，一份妥善保存。原件只能拷贝和校对，为保证其原稿的安全性，应禁止对外提供使用。而提供使用的文档应限制访问级别和编辑权限，才能更好的保证文件不被篡改。

（三）开展档案管理专业培训课，提高管理人员的能力和水准

首先，积极引进档案管理的人才。因为档案信息的庞大和繁琐，要求其管理人员需有广博的知识量可以理解文件内容范围和良好的耐心去筛选文件、辨别真伪。所以，要对管理人员的职业素养进行定期的检查和培训，使其积极配合适应电子文档管理的发展，才能更好的管理电子文档[3]。

参考文献：

[1]檀民.电子文件的特点及运行管理[J].科技档案，2014，（02）：24-25

[2]靳陆.浅析电子档案与纸质档案的管理比较[N].山西青年报，2016-01-24（009）

[3]江岩.浅析电子文件及电子档案的管理[J].科技信息，2014，（06）：470-471