论企业采购管理中存在的问题及优化策略

　　

(成都理工大学　四川　成都　610000)

一、引言

采购管理是企业管理的一个重要组成部分，对于企业的成本控制和经济效益的提高有着积极的作用。为了确保企业能够健康稳定的发展，必须针对企业内部的采购管理问题制定出相应的解决对策，以期不断完善企业内部的采购管理体系，有效降低企业的采购成本，增强企业的经济效益。

二、企业采购管理存在的问题

(一)采购审批程序复杂，耽误采购进度

企业的各种层次和类型的采购一般需要公司高级管理部门或者上级公司审批。企业高管或上级公司对采购的某些环节非常重视，比如采购计划、采购的实施结果等。此外，每次完整的采购都不是某一个单一部门的事情，而是涉及到多个部门的协调合作。采购人员既要和需求部门打交道，还要和财务部门进行沟通，各个有关部门是否认可采购环节是采购部门需要关注的问题。只有采购过程得到各个部门的认可，企业采购过程的公开性才能得以增强。但它也有一定的弊端，它使采购内部审批的环节有所增加，使审批程序变得繁琐复杂。特别是领导要对每个审批环节进行检查并签字，这无疑增加了领导的工作量，如果领导事务繁忙或者出差，那审批文件就不能及时完成签署，可能会耽搁采购的进度和效率，使采购的时间延长。

(二)采购计划与现实不符，预算超支

企业生产组织和产品的复杂性，决定了其购买的产品既有有形商品，也有无形服务，涉及的企业也是各式各样的。受国内外物资市场供应情况，生产企业产能经营等现状的影响，有的物资采购周期比其他的要长，虽然公司对采购计划有一定的安排，但采购部门与其他部门也应该根据市场变化和供应商现有的具体情况，来制定出详细的采购计划和不同的采购策略。

企业在采购上的预算超支问题十分严重。现今，不少企业在采购过程中都会发生预算超支问题，且尤为严重。造成这一问题的关键在于不少企业的生产部门通常不提前制定采购计划，且制定的采购计划由于缺乏与采购部门的沟通协调而导致数据失真，他们往往都是依据材料的现有情况制定采购计划的，而一旦采购时的情况与制定的采购计划产生差异时，就会产生预算超支问题，在大量占用企业流动资金的同时，又造成企业流动资金的严重短缺。

(三)供应商体系不完善，资料不全

国内50%的企业至今未建立供应商数据库，30%的企业供应商数据库不完善、资料不全，18%的企业未及时更新供应商数据库，导致信息过期。供应商数据库不完善的后果往往是在企业采购活动发生时，需要临时花费较多时间去寻找供应商，使采购效率降低，增加采购成本。且如果在采购合作之前，对配套供应商没有进行仔细全方位的考察，没有有效及时评估，没有进行合理的选择，会因为配套企业技术能力、生产组织能力、运输结算等问题，增加采购成本，影响采购物资的到货交付，物资资金的流转，将会给双方企业后期的合作带来巨大风险。此外，在每次与供应商合作之后，如果不按时对合作的供应商进行评价与考核，也会对下次合作的开展造成不利影响。如果企业内部各部门与最终落实采购方案的采购部门之间的供应商数据库没有实现实时共享，也会给企业的生产运作造成一定困扰。所以在采购活动发生之前，全方位地考察审核供应商，建立供应商数据库，对供应商进行分类管理，实时更新数据库对于企业长期健康稳定的发展，扮演着至关重要的角色。

三、优化企业采购管理的具体对策

(一)精简规范采购审批流程

一个科学规范的企业采购管理组织应该符合目标统一、权责分明、高效精简的要求。首先，企业董事会或者上级公司应该放权给采购部门。董事会要明确自身的职责和权利，放权给采购部门，使采购部门的积极性得到调动。董事会可将一些金额较小的采购订单直接放权给采购经理进行后续处理；涉及金额较大的采购订单应由采购经理交至公司总经理或董事长审批，董事长签字同意后方可进行下一步骤。这样一来，不仅能够精简采购审批流程，还能规范整个采购程序。其次，总公司应设立一个专门的采购监察小组，对下属公司的采购行为进行实时监控。采购监察小组可不定期的到下属公司抽样审查金额较大或数量庞大的采购订单，最后再将审查结果反馈给总公司。开展这种管理和监督，既有利于总公司监督权利的行使，也有利于保证子公司的采购自主权，使公司的采购得以顺利有序地进行。

(二)科学制定采购计划和策略

保证企业生产运作顺利推进的一个重要措施就是制定采购计划和策略。它可以对生产运作中所需的商品和服务的数量与质量进行预估，保证这些资源的有效及时供应，避免出现资源不足而耽误生产运作推进的情况。首先，各部门应在上一年年末的时候根据生产计划科学合理的制定出各部门第二年全年总体的一个采购计划，在采购计划中列出需要采购物资的种类、数量、规格、型号等具体内容，然后让采购部门与相关供应商确定第二年设备(原材料)的一个价格波动幅度和产品的确切交期，各部门根据从采购部门反馈回来的价格和交期来对第二年的采购计划进行预算，并以此为依据制定科学详细的采购计划。其次，各部门将制定好的采购计划交于公司董事长审批签字同意后发送给采购部门，采购部门根据采购内容的不同，结合市场供求情况，采取不同的采购策略，如：集中采购、协议框架采购、固定量打包采购等等，按照采购计划依次进行采购。科学合理的采购计划和策略的制定，不仅能使企业避免出现预算超支的问题，还能保证企业生产运作的正常推进，促进企业稳步健康的发展。

(三)健全供应商管理机制

企业生产运作所需的设备、材料和服务等各种资源都依靠供应商来提供，错误的供应商选择可能会导致企业成本增加、生产运作延误、企业亏损甚至破产，为了实现企业供应链体系的长期与稳定发展，企业必须做好对供应商的管理。建立健全供应商管理机制，首先应该以市场调研为基础，充分调查掌握各个供应商的基本情况，真正地做到从环境管理意识、反应能力、质量保证能力以及成本处理能力等各方面严格评选供应商，使供应商数据库得以建立，并对供应商进行分类管理。其次，企业还应该实时更新供应商数据，建立供应商考评体系，对数据库中的供应商进行定期的评价和考核。

四、结语

目前企业在采购管理上仍存在着许多问题，这些问题不仅会影响企业的生产利润和企业的战略布局，还会影响企业在市场经济中的稳定发展。所以，在今后的工作中企业应该规范采购审批流程、精简采购程序，科学合理的制定采购计划和策略，建立健全供应商管理机制、实时更新数据库，才能确保整个采购管理工作的有序开展。