学校图书馆过刊管理中的问题与解决措施

孙文韬

摘 要：近年来，随着连续出版物发行量的不断提高，过刊所蕴藏的信息资源比现刊更加丰富。它既是学校师生信息资料查阅的原始载体，更是学校教学研究工作的重要文献信息源，学校图书馆对此应该给予高度重视，不断提高过刊的科学管理水平，使其再次成为有效的教学、科研信息资源。基于此，本文就学校图书馆过刊管理方面的相关内容展开系统研究，着重分析了学校图书馆过刊管理过程中普遍存在的一些问题，并有针对性地提出了相关解决措施，以期对进一步提高过刊管理的科学化、合理化有所帮助。

关键词：学校图书馆；过刊管理；问题

一、引言

当前，在许多学校的图书馆内都会存放着近一年来的期刊杂志，等到学年结束后，往往就会把这些期刊划分成过刊。由于普遍认为它们的利用价值不高，有的图书馆甚至会把其当作废品处理，这种情况在很大程度上其实是对过刊资源的一种严重浪费。有些学校的图书馆虽然认识到过刊的重要性，但在实际管理中，由于受到多方面因素的制约，经常会影响到过刊管理的工作进程，导致过刊不能够被很好地利用。因此，如何最大限度地发挥过往期刊应有的作用，进一步提高过刊管理水平，成为亟待解决的问题。

二、学校图书馆过刊管理中存在的问题

（一）缺刊和错刊现象

图书馆在收集、整理过刊的过程中，经常会出现期刊缺失的情况，出现这种情况的原因往往是多方面的，比如借阅的读者尚未归还、缺刊还未入库、夹在其他书架中等。对此，如果都进行补刊的话，难免会延长期刊的装订周期，进而导致过刊不能及时上架供读者借阅使用，但是如果放任不管或缺刊过多的话，又会影响到已装订过刊的完整性，所以这两个问题都要处理好。另外，在过刊整理过程中，还会发生错刊的情况，比如在已经装订好的过刊中发现存在印刷错误或者由于整理的不够仔细，导致年份混乱的现象，这些情况都会时有发生，对此也应引起高度重视。

（二）过刊利用率低

一般来说，过刊的利用率都比较低，这主要是因为目前有一些高校的图书馆规定过刊资料只能在馆内查阅，这样一来就在很大程度上限制了过刊资源的流通，进而影响其利用率。另一个原因是由于许多读者对于过刊的认识不够科学，片面地认为所谓过刊就是过了时效性的期刊，已没有阅读价值和使用意义，再加上图书馆也没有对过刊进行过宣传，这就导致许多人对过刊不理不睬，埋没了过刊应有的价值。此外，随着科学技术的不断发展，计算机及互联网逐渐普及，文献资源的形式也越来越多样化，数字化期刊也越来越多，高校图书馆对这些数字化期刊的重视程度和订购比重不断提升，这也在一定程度上影响了纸质文献的需求量。由于互联网具有资源丰富、内容具体、信息量大、涉及范围广、时效性强和容易掌握等特点，许多年轻读者甚至上了年纪的老年人都会被其深深吸引，人们可以通过互联网及时找到自己所需要的文献资源，既快捷又方便，不仅节省了时间，同时也能节约不少成本。因此，如果图书馆在今后的过刊资源利用上仍然只是传统的阅读、复印，不进行二次、三次文献的开放，这样下去的结果只能让读者对其更加不感兴趣，最终导致过刊资源浪费。

（三）过刊装订时间过长

在正常情况下，过刊装订的周期基本是一个学年或者一个学期不等，而将现刊下架，再装订成过刊后，方才进入一个新的管理模式。然而每到期刊下架装订时期，却又恰好都是现刊需求的高峰期，因为每到这时，往往正是教师科研任务最紧迫的时候，也是一年一度毕业生撰写论文的时期，在这一时间段内，无论教师还是学生都急需要去图书馆查阅资料，特别是临近年底的现刊。这些期刊虽然时间不长，但是只要一跨年就会成为过刊，如果过刊装订的时间周期过长，等到装订完毕再返馆时，这些期刊的原有信息价值就会有所降低，甚至已失去使用意义。

三、提高学校图书馆过刊管理的有效措施

（一）进一步提高过刊信息检索能力水平

随着科技水平的不断提高，高校图书馆管理工作中也逐渐实现了网络化、信息化，然而在对过刊进行管理的过程中，还普遍存在重视程度不高、经费及技术投入不足等问题。信息检索是图书馆管理中的一项重要内容，检索的目的是满足师生对文献资源的需求，通过检索，可以很快知道过刊的具体所在位置，这样一来可以方便查找，节省时间。但由于目前一些图书馆个别工作人员并未充分认识到过刊的重要性，所以对有关过刊的一些信息并没有完整地录入数据库，这就导致师生在检索文献时，有时候很难找到甚至是找不到自己真正需要的内容。为了解决这一问题，学校图书馆要切实做好有关过刊信息检索的配套工作。一方面，加强对现有人员的有关培训，使其在思想上深刻认识到过刊同样具有学术价值和使用价值，在进行过刊后期检索信息录入时要高度重视，确保所录入的检索信息准确、完整、全面。另一方面，对现刊的相关工作人员也应提出更高的要求，强调在对期刊入馆进行签到登记时就应做好相关数据的录入工作，这样才能在新刊成为过刊的时候，再进行新的录入可以更加方便、准确。学校图书馆的全体工作人员应该时刻牢记，只有保证数据库的完整性和准确性，才能使师生在第一时间查找到满足要求的、有价值的资源，为广大师生和读者提供高效优质的服务是学校图书馆的根本所在。

（二）为过刊设置独立的书架及过刊管理部

每年的学生临近毕业，都要写毕业论文，这时候就需要到图书馆去查阅资料。随着每年新期刊的不断增加，过刊陆续下架，但是有一些过刊恰好是一些学生所需要的资源，为了让他们能够快速地找到所需资源，加强对过刊的合理管理非常重要。为了满足这一需求，图书馆内部应该为过刊设置单独的书架、期刊阅览室和过刊管理部，并配备专门人员对过刊进行分类整理，并做好文献索引相关工作，做好时间期刊分类号等，只有这样，师生在查找所需过刊时才能更加方便快捷，既减少了阅读者查找资料的时间，也可以更好地提高过刊的利用率。

（三）缩短过刊装订时间使其尽早上架

期刊装订时间应争取在现刊下架后的1-2个月内全部装订结束，并尽快做好过刊分编、典藏、入库和上架等工作。为使临近年末的现刊信息资源能得到充分有效的利用，并使期刊及时编目典藏入库而不致积压，现刊下架最好分两个时间段进行，即每年放寒假前一周或12月最后一周内下架1-6月份的现刊，7-12月份的现刊于次年放暑假前一周内下架完毕。同时，保证现刊的连续性和完整性对于过刊的及时装订尤为重要，负责现刊订购及签到的管理人员应在每个月末及时地对缺期的现刊进行统计和催询补缺工作，让期刊及时尽早到馆，以确保下架期刊的装订工作能够顺利进行。

（四）积极开展期刊利用率统计及读者调查工作

许多学校图书馆在开展新一年期刊征订工作时，并未对本年度期刊的使用情况进行统计和梳理，往往只是简单延续上一年度的期刊订购计划或者增添个别新期刊，殊不知许多现有期刊已无法满足师生需求，利用率较低。因此，学校图书馆应定期对现有期刊的利用率进行科学统计和分析，积极组织开展读者调查，特别是针对师生的期刊使用开展调查工作。根据数据分析和调查结果，一方面可以及时停掉一些与学校学科建设无关或联系不够紧密、利用率不高的期刊，既可以在一定程度上节约成本，也可以将这部分经费用于图书馆其他方面的建设。另一方面也可以据此减少一些后期利用不太多的期刊送装，从而优化送装期刊的质量和数量，进一步缩短过刊装订时间。

四、结语

学校图书馆过刊资源具有教学科研、资源建设、传递情报等多重功能，做好过刊管理工作，对于图书馆资源建设具有重要意义。因此，为了确保过刊可以在最大程度上得到利用，创造价值，学校应加强对过刊的管理。学校不仅要对现有图书馆管理人员进行定期培训，更要善于招纳一些具有图书馆相关管理经验且专業知识丰富的工作人员，使其在对过往期刊进行处理的过程中，能够根据每本期刊的专业类别、重要程度、学术价值和读者利用率等标准进行科学分类及存放，同时不断更新管理措施，使过刊的管理工作能够顺利有序完成，进而保证每一本过刊都能得到合理利用，发挥出其应有的价值。

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