办公OA系统在民办高校管理中的运用研究

王战

摘 要：在民办高校管理中，运用办公OA系统可以让高校管理的效率得到提升，可以让文件的安全得到保证。本文首先对民办高校传统办公管理中出现的实际问题进行分析，然后结合相关案例，提出几点办公OA系统在民办高校管理中的运用策略和运用方法，希望为我国民办高校管理的改革做出贡献。

关键词：办公OA系统 民办高校管理 多方协作模式

引言

随着时代的发展，我国各民办高校对于校园信息化方面的关注程度逐渐提升，当前最为迫切的需求是办公自动化应用系统，为了让工作强度得以减轻，让工作效率得以保障，我国民办高校必须要结合自身现有的管理问题和相应的实际需求，做好一系列保障措施，应用办公OA系统来让高校管理中现有的种种问题得以解决。

一、民办高校传统办公管理问题

民办高校和公办高校在办公管理、办公体系上存在差异，其信息化发展速度也相对缓慢。从体系上进行划分，可以将民办高校划分为领导管理层、基层的信息处理层与办公室事务应用层，在办公管理过程中，需要多个部门的协同合作，需要多道程序的执行，这会让办公难度加大，同时，民办高校办公体系中的部门工作职责、人员工作职责由于人员精简较公办院校更为繁杂、繁重，如果工作人员的责任意识与大局意识相对较差，一件事务出现差错，那么在追究责任时就很有可能遭遇困难。在具体工作中，传统的办公管理在收发文件、整理档案方面都需要人力进行，检索工作的难度较大，且在档案数目增加之后，所需的存储空间也随之增长，更增加了工作的复杂性，同时，在这些文件资料中有一部分是需要长期保存下来的，而纸质文件资料很容易受到损坏[1]。对其进行总结，可将民办高校传统办公管理问题概括为：信息不及时、信息不完整、管理手段不恰当、处理流程繁杂、掌控依据缺乏。

二、办公OA系统在民办高校管理中的运用

1.转变思想观念

随着网络时代的来临，我国民办学院管理的重点已经变为对信息进行系统管理，在民办高校中，当前的信息主要是电子文档，办公效率的高低与人和部门、部门和部门、人和人之间的信息传递效率具有紧密联系，为实现办公自动化，就必须要做好信息的控制与管理工作。办公OA系统这种概念是一种新型的、动态的概念，在利用办公OA系统进行高效管理时，需要对办公人员、领导人员以及其他相关人员进行培训，让其更为深刻地认识办公OA系统，并让传统的办公观念得以转变。在办公OA系统实施期间，需要对领导及工作人员职责予以明确，民办高校在革新管理体制与管理理念时，需要紧紧结合办公OA系统的特点，需要让办公流程更为透明化、科学化、民主化，让员工的参与权、知情权和监督权得到满足，尽量规避过去办公管理中存在的问题。利用办公OA系统，可以为民办高校的纪律强化提供帮助，可以让员工更具严肃性、组织性和纪律性，让工作秩序得以保证，在办公OA系统中，可以设置考勤模块，依照月为单位对员工进行绩效考核，让不良行为得到限制，系统可以限制计算机IP地址，判断工作人员是否在学校进行工作，在此模块中，应包含病事假登记、上下班登记与加班登记功能模块，依照学校的工作时间，来科学设定考勤时间和作息时间，让考勤模块更具人性化。

2.多方协作模式

多方协作模式的应用主要指的是在设计办公OA系统时需要紧密结合高校实际情况，需要联系多方进行沟通协作。民办高校应该与OA系统的开发方共同完成沟通渠道的建立工作，这样可以让信息收集工作更为充分，民办高校应该广泛、民主的征集各方人士对办公系统的需求，需要将多种需求进行整合，在经过讨论之后，可以将总结出的多条意见提供给开发方，以供开发方参考，最终完成系统的设计工作。当前情况下，依照我国民办高校特点，办公OA系统应该具有五项功能，即文件管理、行政管理、任务管理、督办管理和人事管理。如在人事管理中，就应该包含部门内部的管理，包含了人事调动、人事出差、请假等程序，如在文件管理中，就应该包含档案的发文、收文，就应该包含拟稿、查阅、签收[2]。

以某民办高校为例，该学校考虑到传统办公管理中部门公文衔接问题与公文安全问题，积极和开发方进行合作，引用了办公OA系统，该系统可以分为三大功能模块，分别为院长、系主任和普通教师模块，如在院长模块中，就包含了整个系统的所有功能，除了系主任模块功能和普通教师模块功能以外，还包含了管理学院共享功能、查看学院申请功能、考勤时间设定功能、添加管理任务功能和查看紧急任务功能，而在系主任模块中，包含了普通教师的所有功能和对本部门申请进行审批的功能，在普通教师模块中，主要包含了接收文件、发送文件、上传共享资源、下载共享资源、接收消息、发送消息、在线考勤、发送申请、查看申请、发送电子邮件、发送紧急任务，该软件层级可分为表示层、业务层和数据层，利用J2EE平台，结合多重数字签名技术，让办公管理的效率得到提升，让文件资料的安全性得到保障。

3.健全组织结构

为确保民办高校在应用办公OA系统之后可以取得良好的效果，民办高校办公管理效率能够得到切实提升，需要高校领导对此进行支持与重视，需要依照实际情况来完成目标与计划的制定工作，应该让办公OA系统的组织机构得以健全，为办公OA系统的实施做好准备工作，利用专业团队、专业部门，依托科学的规章条例来处理办公事务、操作系统功能，只有这样才能确保办公自动化得以实现。同时，民办高校在实施过程中需要对传统办公与利用OA系统的办公进行隔离，直到OA系统完全覆盖办公机制。如在公文管理过程中，就需要依照董事长→院长→副院长→部门主任的程序来对公文进行处理，需要各方进行协调，让健全的组织结构为实际办公给予支持。除此之外，在健全组织结构过程中，需要考虑到运用OA办公系统的集成化程度问题，需要紧密结合当前民办高校起点较低、财力、人力投入相对有限、整体规模相对较小的实际情况，设定合理的健全方案，采用科学的措施。

结语

综上所述，通过转变思想观念、多方协作模式和健全组织结构的方法可以让我国民办高校在管理中有效运用办公OA系统，进而让民办高校的交流沟通和信息传递更为流畅，让部门工作人员的工作压力得以减轻，让整体工作效率得到提升。

参考文献

[1]周濤.国内高校OA系统运行机制进展与发展趋势[J/OL].中国科技信息，2017，（15）：121-122（2017-07-27）.

[2]白雪，白永国，赵亮.高校办公自动化OA系统的设计与实现[J].吉林化工学院学报，2017，34（03）：59-64.