谈海外物资管理

许太明，周林林

（中交二公局铁路工程有限公司，陕西西安 710065）

0 引言

以印尼巨港轻轨铺轨工程项目为例，谈海外零星材料采购管理。印尼巨港轻轨铺轨工程项目主材大部分由总包提供，采购主要对象为零星材料。

1 采购流程

海外采购环境特殊，从地域上讲，一个项目远离国内这个大主体，潜意识就缺乏管制与约束，时间长了容易造成思想麻痹，工作混乱滞泻，这就更要求采购员认真学习严格执行采购流程。即工程部根据施工需要填写零星材料需求计划表，物资部根据库存及零星材料需求计划表进行综合考虑编制零星材料采购计划表，采购计划表经主管领导或者项目经理审核通过后采购员可进行市场采购，采购完成及时完成入库登记、出库领用的工作，及时根据发票进行材料账务验收、出库领用便于成本归集、动态管理。

2 采购动态管理

海外环境特殊，生产制造业不发达，与国内相比有较大差距，普通材料的采购都局限于供货商数量过少，对于特殊材料的采购更是无从下手，并且满足施工进度的需要更是重中之重。这种情况下，如果采购没有预见性、计划性和目的性不但会增加采购成本，而且会延误施工进度，造成较大的成本损失。这就要求采购要主动，主动拓展采购市场，不局限于一家供货商，多家调查，资源共享。偏重华人开设的五金店，主要是便于交流，材料质量也有较大保证。积极与工程部进行沟通交流，制定合理的采购计划，实行超前的合理采购，实现采购的动态管理[1]。

3 采购费用管理

材料的零星采购，费用支出有钱少次多的特点。采购员外出采购往往会携带大额现金，而海外环境比较陌生，存在诸多不安全因素，采购员外出应尽量避免携带现金，可与供货商商议改变付款方式，通过多次累计进行支票支付或者让商家来项目自行取款。采购员还要建立自己的备用金使用台账，以免出现备用金使用情况不明，造成自己的损失，额外费用及时请示领导如何处理，规范备用金使用，阶段性去财务冲销备用金借款。

4 海外物资收发存及成本管理核算

印尼巨港轻轨铺轨工程项目主材自购较少，大部分是零星材料。对上总包提供钢轨、钢筋等主材，对下2个分包队伍选择性地要求项目部协助材料采购。

4.1 物资收、发、存管理

印尼巨港轻轨铺轨工程项目，根据项目情况，建立了各个队伍的材料账，总包材料账，物资收、发、存明细账，及时让队伍签写领料单，按月和总包进行对账，及时和工程部进行材料核算并对队伍材料库房和施工现场进行材料盘点，对队伍材料使用情况进行监督，积极配合总包进行指定材料的盘点，出现问题认真与总包沟通协调，确保双方工作顺利进行。

物资收、发、存是物资入库验收寅出库领用寅库存盘点寅物资采购寅入库验收的一个动态的管理过程，该过程能够实现管理者对于各种材料的累计采购成本、实用材料节超分析、库存及后续采购计划各个方面的把控。首先对于流程的执行，要做到认真、仔细、负责，收料员、库管员、质检员、发料员、材料会计要各司其职、严格把关，保证材料满足施工需要的同时，各个单据资料要及时做好、分类归集好；其次建立一套完整的物资收发存明细账，物资收发存明细账是基础，在现行公司管理制度下，月度、季度、半年、年度各类物资报表都要从物资收发存明细账中提取数据；最后是材料的存储、盘点和后续采购，盘点要做到尽量细致准确，结合需求计划和盘点的情况，及时进行后续采购[2]。

4.2 成本管理核算

海外项目费用支出项多，成本归集复杂。物资方面的成本管理核算尤其重要，因为项目实际总成本中物资的成本占了半壁江山。印尼巨港轻轨铺轨工程项目物设部成本包括国内主材仪器设备自购成本、当地零星材料采购成本、周转材料及固定资产摊销折旧成本、交通车租赁及运行维护成本、施工机械租赁成本、进口物资产生的各种税费成本、物资存储和运输成本，各种发生的成本都做了详细记录和分类归集。后续产生的成本，根据工程部提供的物资设备需求计划和本部门工作经验进行预估，以满足项目对于成本整体把控的需要。

印尼巨港轻轨铺轨工程项目对上总包材料依据合同不列入项目材料成本考虑，对下分包队伍材料实行代付、代扣的方法，做扣款单递交计合部和财务部，从队伍的工程款中扣除相应成本。根据需要对队伍库存材料进行盘点，对比理论消耗和实际消耗，对于超耗的材料要进行扣款。物资成本管理核算目的是材料满足施工需要的同时，尽量降低材料成本。影响成本的因素有很多，举个最简单的例子，采购货比三家就可以影响到成本的高低。

经济活动分析是项目成本内控，也是物资成本管理核算一个重要的措施[3]。公司新下发了关于做好项目经济活动分析的通知，物资方面表格基本上没变，包括材料消耗表、材料盈亏分析表、红线控制表等表格，填这些表格不是为了完成工作任务，不可把物资账上的数据往里面生搬硬套，更要贴近实际，实际分析科学填报。这就要求在平时一定要做好发生成本的详细记录和分类归集，不可漏记、重记、混记，要和工程部、计合部、财务部做好沟通，做好理论数据和后期发生数据的确认，还要做好盘点工作，获得准确的实耗数据，客观进行盈亏分析。

5 海外物资质量追溯管理

印尼巨港轻轨铺轨工程项目下不设梁枕场，故不涉及物资质量方面的管控，在此浅谈下在肯尼亚蒙内项目关于物资质量追溯的工作内容。

5.1 质量检测

“入乡随俗”讲的是人际关系，这个词同样适用于海外物资质量管理方面。当地业主会在项目部设置监理机构，下派驻场监理，材料的进场必须通知驻场监理，在驻场监理的监督下完成一系列质量验收工作。项目所在国有其自身关于部分材料的质量规范要求，与国内规范要求大同小异，由于发展水平的局限性，很多材料的质量规范要求都是空白。这就要求积极与业主沟通交流，互通有无，求同存异，在一套被业主认可的质量规范要求下开展工作。主材是物资质量管控的主体，主材供货商一个是国内的供货商，另一个是当地比较大型的知名供货商。供货商供货必须要提供规范的材质书、材料检测报告以及商家资质资料。主材进场质量检测涉及两方面，分别是物资进场外观质量检测和委托试验室物理试验[4]。外观检测和试验室试验首先都是为了确保材料的质量，以免出现因为材料不合格而致使生产出来的T梁、轨枕产品不合格；其次是为了完善内业资料，外观验收要按车、按批次填写外观质量验收单，委托试验室试验规范填写试验委托单，试验室取样试验，出对应的检测报告，物资部将试验委托单和试验检测报告复印件归集整理，建立试验委托台账、原材料进场管理台账。

5.2 物资追溯

物资追溯和竣工资料编制收集。物资追溯工作涉及物资部、试验室和工程部，追溯过程实际上是一个三部门资料闭合过程，物资追溯编写的材料批号要有试验室对应批号的检测报告，试验室出具涉及到该材料批号的拌合站开盘通知单要有工程部T梁、轨枕的产品批号对应，工程部T梁、轨枕生产前要将产品批号告知物资部。可知物资追溯是关键，如果材料批号和产品批号对应出错，试验室、工程部对应资料都需要重做。竣工资料物资方面主要是各种材料的材质书、出场合格证和第三方检测报告，这些材质资料要在平时注意索要收集。物资追溯影响到最后试验室和工程部竣工资料的移交，而各种材质资料又是竣工资料的重要组成部分，这就要求设专人专岗，认真负责该方面工作。

6 海外闲置物资处理

海外项目因其地域的特殊性，物资到场难，完工后剩余闲置物资处理起来也是大费周章。举个例子：印尼巨港轻轨铺轨工程项目道床施工完成后，大批模板、轨排框架闲置，目前只能暂存在材料堆场。地方及周边国家没有类似项目后期需求小，运回国内出入关手续复杂费用高并且某些条款还明令禁止进出口，当地变卖收益小，材料原值大大浪费[5]。然而由于地方气候湿热，模板、轨排不宜长期存储。这就陷入一个困境，确实没有很好的处理方案，只能权衡利弊，争取做到损失最小。

归结起来海外闲置物资处理起来困难的原因有3个：淤市场需求小，一个项目完工后很难保证在地方及周边区域短期内还有后续项目出现，一旦完工，大批材料将闲置，长期闲置就是极大的浪费；于转运困难，材料运往他国包括整理吊装、陆上运输、海上运输，需要较大人力物力，成本较高，报关、清关流程比较复杂，资料准备齐全比较耗时，有些材料还被明令禁止进出口，流程审批时间较长；盂物资变向处理选择性小损失大，像模板、轨排架只能当作废旧钢铁卖给当地收购站，价格低廉材料原值损失较大。

7 结束语

在国家“一带一路”宏观雄伟发展战略的指引下，越来越多的工程单位走出国门，走向世界。固有物资管理模式已经不能很好地服务于海外项目的运作，需要通过一个个项目不断尝试新方法，不断总结归纳新经验，力争总结出更好的海外物资管理模式，为项目更好地二次经营打下坚实的基础。