档案信息化建设与档案管理的几点思考

郑晓瑜

摘 要：目前，档案信息化建设的强劲发展势头是有目共睹的，但是纵观现阶段的发展概况，我们必须要认识到其中出现的问题以及不足，解决好这些问题，扫清楚障碍，才能够保证档案信息化建设的顺畅性，提高档案管理工作的水平。文章针对档案信息化建设与档案管理的几点思考进行了详细的阐述，内容仅供参考。

关键词：档案信息化；建设；档案管理；几点思考

1档案信息化建设的具体内容概述

1.1服务意识

档案管理人员的服务意识也是档案信息化建设的重要内容。档案管理是推动社会进步、文化发展的重要资源动力，档案管理人员需要具备一定的服务意识，才能够真正做到服务于社会、大众。档案信息化建设中，需要改变传统档案单一、狭隘的管理模式，在深度、广度上要均衡拓展以满足档案管理发展的需求，加强档案管理人员的专业学习，提升理论水平与专业技，从整体上来提高档案管理人员的综合素质，以此来激发档案管理工作的活力。

1.2硬件设施

档案管理信息化建设，首要应从硬件设备等方面进行改革。硬件设施是开展档案管理工作的基本保障，若硬件设施不到位，将会严重影响档案管理的质量。所谓档案管理的硬件设施，主要包含计算机、存储空间、局域网、数据库等，正是这些硬件设施组成档案管理的支撑平台。

1.3管理水平

档案管理水平的提升是档案信息化建设内容的重中之重。档案管理水平的提升是信息化建设的重要体现，在科学技术发展迅速的今天，各种高新技术逐渐出现在档案管理中，电子化档案管理模式的实施，是适应经济社会飞速进步的必经之路，同时也对档案管理提出更高的要求。除此之外，档案管理水平提升，还包含档案管理内容的不断拓展创新，档案管理内容不断丰富。提高档案管理工作的管理水平，对社会发展、经济进步等贡献档案管理的价值。

2档案管理信息化的运用现状

2.1管理员综合素质不高

部分事业单位的档案管理人员对档案管理的工作没有很深入的了解，所以整体档案管理操作只是按部就班地通过最传统的方法进行。而不像专业的档案管理人员，有丰富的理论知识和实践能力，学习过较为先进的档案管理方法，明确档案信息化建设的重要性。此外，还有部分档案管理员对于工作并没有太多的热情，安于现状，不思进取，不主动学习新的档案管理方式。由此看来，目前很多管理员的综合素质不强。

2.2档案检索效率不高

从目前的档案管理信息化运用情况来看，大多数事业单位还是采取传统的检索摸索，即通过人工手工检索。这种检索模式效率低，即使是经验丰富的档案管理员也需要一定的时间才能够正确检索。虽然单位档案管理人员在原有的检索方式上有所调整和改进，编制出各类别的检索工具，但始终在效率上不如信息化档案管理模式。

2.3重视程度不够

虽然目前很多的事业单位跟随互联网发展趋势，引进了档案信息化管理模式，但是实际运用效果非常不理想。最关键的是单位领导和档案管理者意识上的缺乏，对其运用不够重视，同时也没有清楚地了解其对档案管理的重要性和便利性，很多档案信息都没有及时地进行归档处理，导致信息的遗漏。并且由于很多事业单位的档案管理人员不是青年人群，其思维观念比较老旧，对档案的管理依然采取纸质的方法，并没有意识到网络技术的实效性，也就无法谈及信息化的档案管理模式了。

2.4档案管理信息资源缺乏整合与长远规划

就目前的情况来看，有一部分住建局档案管理部门对于自身的发展是缺乏长久规划的，而且也不具备科学有效的管理办法，尤其是对档案信息化建设，很多还停留在基本的目录录入层面，保管工作也是简单的网络化和数字化形势，在近些年中都没有得到实质性进展。此外，档案管理信息并没有做到对资源的有效整合，导致已经开发出来的信息资源并没有实现联网互通与数据共享，仍然保持着非常分散的局面。

3档案管理信息化的完善措施

3.1加强档案管理的数字化资源共享建设

遵循“存量数字化，增量电子化”的发展策略，信息化档案管理建设期间，数字化资源共享平台的建立，将社会发展需要的参考信息以及数据等，发布在档案管理数据库平台中，便于社会群体或者部门直接查阅。科学合理的数据信息管理编制计划，强化档案管理的监督力度，为档案管理的顺利进行提供了保障。增加档案管理数字化，拓展档案管理数据整理范围，保证档案管理数据资源的多样化。

3.2积极壮大档案信息管理队伍

要想加快档案信息化建设的步伐，就必须要依靠优秀的专业团队和高质量的专业人才，所以，我们必须要高度重视起档案信息管理队伍成员的选拔、培训与考核，建立科学合理的竞争机制，激发档案信息管理工作人员的责任意识和进取心，与此同时，更要加大对档案信息管理人员的专业知识培训力度，无论是在管理电子文件还是管理电子档案等方面都要加大培训的力度，全面提高工作人员的计算机系统网络安全防护知识，积极致力于提高档案信息的安全性与完整性。

3.3优化管理手段

为保证企业档案管理能够高效进行，必须要提高企业对信息的管理手段。具体方法有以下两个方面。第一，健全管理制度。明确的档案管理制度让实际的工作有迹可循，模棱两可的管理制度会让效率大打折扣。为了提高管理效率，我们应该健全管理规章制度。第二，转化管理方式。传统的管理方式已经适应不了时代的发展，如何依照已知信息，进行合理的档案分类组织，是如今行业管理方式的重点。

3.4提高档案管理技术支持与资金保证

信息化建设下，对档案管理技术提出更严格的要求，积极完善档案管理中的技术支持，为其提供更充足的档案管理信息化建设资源，确保档案管理建设系统的稳定发展。同时增强档案管理信息技术基础，强化档案管理中访问权限的设置，提高档案管理信息的安全。完善档案信息化管理中基础设施的建设，建立档案信息化专项预算并对建设资金进行科学管理。

3.5提高从业人员的素质

一个行业的水平取决于从业人员的综合素质。人力资源部在筛选企业档案管理人才时，应从职业实际的要求出发，选择具备以下行业素质的综合性人才。

第一，专业对口，一般人看来，档案管理工作就是对档案进行分类整理，然后登记存档。但在档案信息化建设中，行业对于从业人员的计算机能力有了更高要求，要求从业者完成网络上的档案储存、修改、统计等工作，因此要求从业者有一定的专业修养。

第二，适应竞争机制，合适的岗位需要合适的人才，长期出现管理问题就是管理员的失职，所以为了激发管理人员工作的积极性，公司应适当建立激励机制，同样，从业人员也要有竞争机制的适应力

第三，学习能力，时代在与时俱进，各行各业更新换代快，管理人员也需要不断学习，满足企业对于档案管理型人才的需要。所以一定的学习能力，对于企业档案管理型人才来说也必不可少。

4结语

总而言之，通过对档案信息化建设和完善措施的探究，发现其远比传统的档案管理方式更加高效，可以节省人力和物力，減少不必要的经济支出。虽然目前档案信息化管理的运用现状不太理想，但是随着网络化的全面覆盖，这将会是未来档案管理的发展趋势。而且档案信息化确实具有传统手工检索等方面不可比拟的优势，有助于档案管理的正确、安全和高效。

参考文献

[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017，20（16）：181.

[2]常晓燕.浅析档案信息化建设与档案管理[J].现代国企研究，2017，（12）：107.