基于移动互联网的办公自动化系统设计研究

胡亦昂

（中国移动通信集团设计院有限公司, 北京 100080）

1 绪论

OA（Office Automation，办公自动化）是指利用现代计算机和网络，提高日常办公效率、节省行政管理成本的方法和技术。办公自动化（OA）的理念诞生于20世纪50年代，其技术在20世纪70年代以后逐步发展起来。随着技术的不断成熟，办公自动化的发展经历了3个层次：（1）在单机上使用文档、电子表格等软件辅助办公，但缺乏协同能力。（2）网络协同办公，通过工作流让信息和任务在同事和上下级之间传递[1]。（3）依托于强大的数据库和算法，让OA辅助和支持决策[2]。在办公自动化技术不断升级和深化的同时，其依托的平台也从单纯的PC端扩展到手机端。

本文将结合具体的设计项目进行研究，对S咖啡员工管理系统的设计过程进行案例分析，进而讨论基于移动互联网的办公自动化系统在设计中面临的挑战，并试给出可行的解决方案。

2 移动OA案例分析： S咖啡员工管理系统

2.1 项目背景

S咖啡连锁店是全球最大的咖啡连锁店，随着越来越多的分店带来的巨大利润，人员管理带来的成本也越发高昂，这样的问题也同样困扰着连锁零售行业的许多公司。本项目将为S咖啡连锁店设计一个员工管理系统，帮助该企业实现对员工的基础管理，包括排班、程序审批、员工查看工资明细等。

2.2 需求分析

2.2.1 业务需求

S咖啡门店系统的人事结构分层主要为：区域主管管理辖区下数个分店，店经理负责具体门店的管理和人员任用，值班主管领导值班班次内的咖啡师完成店内日常营运任务。这四种人员构成将成为“S咖啡员工管理系统”的权限划分依据。

S咖啡连锁店目前已有一套自有的办公系统，主要为主管及以上的领导层使用。对咖啡师来说，由于日常工作接触不到电脑，很难被纳入自动化办公的体系，类似申请下周值班计划等工作是需要主管收集并手动处理的，由此产生了大量的行政管理成本。

在这种情况下，当下最急需开发的是一套让基层咖啡师能够操作的系统，它以手机客户端为主要平台，符合咖啡师在工作闲暇时用手机快捷操作的使用场景，并能实现与S咖啡连锁店现有人力、财务等系统的对接和数据互通。

2.2.2 用户需求

在一项办公流程中，常有多个角色涉及其中。以“排班”这一工作流程为例，不同角色之间的协作尤为复杂，他们的行为和用户体验目标如表1所示。

可以看出每个身份的用户需求都是不同的，尤其是咖啡师和主管之间的需求还存在着矛盾。S咖啡OA系统的排班功能应当在这两种需求之间寻找平衡点，实现所有身份角色的用户效益最大化。同时，由于主管在排班过程中承担了最重的行政管理工作量，需要关注如何通过流程设计减轻主管的工作。

2.3 系统架构设计

根据以上对业务需求和用户需求的分析、对具体功能需求明细的梳理，本OA系统的总体架构如图1所示。

2.4 主要功能与流程设计

本OA系统的核心功能主要涉及门店排班、日常行政事务的申请审批、查看员工信息、工资条4个模块。本文将主要探讨“排班”和“申请审批”两大功能的设计思路，并给出产品原型。

图1 S咖啡员工管理系统总体架构

2.4.1 门店排班功能与流程设计

门店排班功能在业务逻辑上有些复杂。从涉及到的人员来说，不同角色的利益和需求在一定程度上存在一些冲突。从规则制定的角度来说，由于门店位置不同，客流量、高峰期都有很大差别，每个门店排班需要有很大的自主性，排班规则不能过于死板，需要给主管自主分配人力资源留下一定空间。

在这种需求背景下，系统设计的最终目的是让咖啡师和主管两种角色的综合效益最大化，实现这一点需要做到两方面：第一，让普通的咖啡师也参与到排班当中，对工作时间拥有一定的选择权。第二，通过后台算法，尽可能地提供决策支持，替代部分人力操作。

咖啡师与主管共同参与排班的流程如图2所示。

在主管进行排班时，一周人力资源池将明确地告诉主管，今年有哪些同事可以值班，哪些伙伴不希望被安排在这个班次，哪些同事请假或出差，无法值班。同时，系统会标注出人员紧张的班次，建议主管优先排班。这种设计将最大化地确保所有人对排班结果满意。

表1 不同角色在排班流程中的行为和体验目标

图2 S咖啡门店排班业务流程图

2.4.2 申请审批功能与流程设计

申请审批作为OA系统常见的一个模块，在业务模式上基本已有一套成熟的规范，在本OA系统中也将采取传统的“工作流”模式执行（见图3所示）。

图3 S咖啡申请审批业务流程图

此外，流程设计还可以从一些细节入手，切实提高OA系统的用户体验。例如在提交请假申请的入口处，标注出员工本年的剩余年假，可以让员工更妥善地安排自己的工作与生活。

上述内容展现了本移动OA系统的部分主要功能和流程的设计思路，其中的设计理念在整个App的设计中均得到贯彻，最终完成的产品原型部分截图如图4所示。

3 基于移动互联网的OA系统面临的挑战

由上述案例不难看出，基于移动互联网的办公自动化系统在设计中面临着一系列的挑战，它们有的是源于专业领域内业务逻辑上的复杂性，有的则是手机平台与OA系统相碰撞带来的挑战。设计师在规划设计移动OA产品时，必须要做好准备应对以下几个问题。

3.1 用户结构复杂

办公自动化系统的用户结构通常是较为复杂的，业务的协同、工单的流转都需要多种身份、多种权限参与其中，这给系统的设计规划带来两个挑战：

一方面，设计师必须成为专业的业务高手，而不能仅仅作为一个外部人员闭门造车。一个合格的OA系统不只是一个“工具”，其实质是一整套规范管理流程的具现化。设计师只有对整套管理流程、协作链条有充分的了解，才能做出优秀的产品。

另一方面，设计师需要平衡多方的需求，提高产品整体的用户体验。在从企业客户承接设计项目时，设计师接到的需求往往来自企业领导，对产品做最终决策的也是如此，而实际操作和使用产品的广大基层用户却很难参与到对产品的提议和评估中来。面对这种实际情况，OA系统的设计师需要通过调查，广泛地挖掘企业客户、各层管理者、普通基层用户各方面的需求和痛点，既要让客户满意，又要协调好各类用户的需求。

3.2 信息量庞杂与有限的展示空间

OA系统的另一个特征是信息量的庞杂，这其实是企业级应用固有的一个特征。个人在网上购物可能一次只买几件商品，企业级采购的订单却可能以百万为单位。在OA系统中，工作日历、企业通信录、填写申请表单等常见功能，在信息量上也是个人应用所无法企及的。

图4 OA系统部分一级界面，“排班表”（左）与“申请与审批”（右）

这一问题在移动端上则更加突显，相比于传统的PC端，手机屏幕的尺寸非常有限。如果把所有信息全部未经区分地呈现给用户，反而可能导致用户注意力分散、忽视重要信息，进而操作失误。而在OA这种企业级应用上，每一个人为失误都可能意味着企业运营成本损失。

因此，移动自动化办公系统在将信息展示给用户时，势必要在不影响功能的前提下进行一定的筛选和简化。化繁为简，才是移动OA设计的精髓。

3.3 碎片化的使用场景

移动OA系统的另一个特征是碎片化的使用场景。场景（Scene）是指用户在何种背景、环境和境遇下使用某产品，基于真实的场景进行设计是交互设计师的重要素养。

在规划一款移动OA产品时，设计师必须意识到，他的用户不同于传统的PC端OA用户——在安静、舒适、专注的办公室里处理公文。更可能出现的场景是：在拜访客户的路上提交外出申请；在医院看病后直接拍照上传病假单向领导请假；随手查看协同日程表来确定工作安排……在这些场景下，用户利用碎片化的时间办理行政手续，他们的操作是随时可能被打断的，并期待能尽可能快地完成目标。移动OA系统的设计师必须针对这种碎片化的使用场景进行合理的设计。

4 移动OA设计解决方案

针对以上移动OA系统面临的问题和挑战，本文将尝试给出一些有实践意义的解决方案。

4.1 通过调研贴近真实的使用者

C端（to Customer， 面向个人用户的）的产品设计师经常需要费尽心力地“猜测”用户喜欢什么、需要什么。相比之下，企业级应用的设计师由于能够直接地从企业客户那里得到需求大纲，有时容易忽视对用户需求的调查和挖掘。然而，这种缺乏调研与需求分析的工作方式很容易导致产品实现效果不理想、没达到客户的真实需要，最终造成了更大的沟通和返工成本。

由于移动OA产品在业务上具有专业性和复杂性，在用户结构上往往存在数个角色和权限层级，在使用场景上也与传统办公环境不同，设计师需要在理解用户需求上下更大的功夫。而通过调研贴近真实的使用者、了解真实的使用场景就成了设计中非常关键的一步。可行的调研方式有：

（1） 与各个层次的用户进行访谈，了解从基层用户、中层管理者到高层决策者每一种身份面临的困扰和痛点。

（2） 深入真实的环境，实地观察用户的工作习惯、工作节奏，思考如何让你的产品融入这种环境。

（3） 对客户公司的资料、背景、数据进行分析，让产品体现客户公司的管理理念。

（4） 汇总调研结果建立用户画像，分析从基层用户、中层管理者到高层决策者每一种身份的真实需求，发现不同身份之间的利益冲突，并尝试平衡多方需求。

4.2 化繁为简的四策略

英国著名交互设计与易用性研究专家Giles Colborne曾指出，简化系统有4种方案，分别是：删除（去掉不必要的）、 组织（按照有意义的标准将元素分组）、隐藏（隐藏次要信息）、转移（将复杂信息转移到合适的设备上)[3]。这4种策略在解决移动OA信息庞杂与空间有限的问题上至关重要。

（1） 删除。不必要的信息不仅不能带来帮助，更会对用户的操作造成干扰。在一些场合下，仅仅删除冗余的内容即可提高用户体验。

（2） 组织。根据认知心理学的研究成果，人对分块后的信息具有更强的处理能力和记忆能力。如果产品涵盖非常复杂和繁多的功能，将这些功能入口按照关联度进行分组、归类，并在视觉上以区块进行展示，将使产品看起来更简约。

（3） 隐藏。可以将最常用的信息和功能展现在一级界面中，次级重要的信息则隐藏在菜单或更深的页面中。

（4） 转移。如果产品兼具PC端（Web端）与手机端，可以在不同的平台上展示不同的内容，将更复杂的功能转移至屏幕更大的PC端上，而仅在手机端上保留简化过的信息。

4.3 运用移动端的实用技术

移动端与传统的PC端相比，有着展示空间有限、使用场景碎片化的劣势，但随着智能手机、移动互联网新技术的发展，移动App也能快捷地实现许多PC应用难以实现的功能。

4.4 以“自动化”提高办公效率

在固有的技术研发条件下，设计师可以通过策划与方案提高移动自动化办公系统的易用性，但要让用户体验得到飞跃式的提升，还需要依赖“自动化”技术的成熟与发展。

5 结束语

基于移动互联网的办公自动化系统本质上是一套管理理念在电子平台上的体现，远不仅仅是一个工具App这么简单。本文以S咖啡员工管理系统为案例，介绍了移动OA系统的设计流程，并总结了基于移动互联网的OA系统在设计中面临的挑战，以及一些可行的解决方案。在移动OA系统的设计规划中，设计师需要通过前期调研贴近真实的使用者，注重功能与视觉上的简约，合理运用移动端的硬件优势与实用技术，并不断尝试以“自动化”提高办公效率，唯有这样才能设计出用户体验优秀的作品。

[1] 周婷婷, 费树岷. 基于工作流的办公自动化系统研究与设计[J].工业控制计算机, 2013(04):102-104.

[2] 王振. 办公自动化研究综述[J]. 办公自动化, 2010(22):4-7.

[3] Giles, Colborne. 简约至上：交互式设计四策略[M]. 李松峰，秦绪文，译. 北京: 人民邮电出版社, 2011.