新时期干部人事档案管理工作困境及应对策略

（浙江省疾病预防控制中心，浙江 杭州 310051）

人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖惩等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。按照对象不同，人事档案可分为干部档案和企业职工档案。干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是全面了解干部的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。在国家机关和事业单位中，无论是各级干部的选拔，还是各类人才的培养，均需要用到干部人事档案，并以此作为重要参考。做好干部人事档案管理工作，确保在选人用人方面的公平公正，不仅关系到本单位的干部储备和管理，更关系到党和国家各项事业的长远发展。新形势下，随着我国人事体制改革的不断深化，干部人事档案管理工作也需要与时俱进、开拓创新。本文主要分析当前干部人事档案管理工作所面临的一些困境，并提出相应的解决策略，以期有所助益。

一、干部人事档案管理工作面临的主要困境

人事档案管理工作是指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。根据《干部人事档案材料收集归档规定》，干部人事档案主要包括履历材料、自传材料、鉴定材料、党团材料等十大类材料，内容众多、涉及面广。档案管理人员在收集过程中，需要对上述材料的价值性、完整性、真实性等方面分别进行仔细鉴定，以及系统性归类与整理，并及时提供相关档案利用服务。当前干部人事档案管理工作中面临的困境主要如下：

（一）单位领导不够重视，管理理念亟须更新

干部人事档案管理工作需要上有单位领导牵头组织、下有业务骨干具体实施。目前有相当一部分单位对干部人事档案管理工作的重要性认识不足，认为人事档案工作做得好坏对单位整体工作没有影响，重业务轻管理，对档案管理工作没有一个长远的规划，缺少自上而下的组织与领导，有时连必要的档案管理人力物力都得不到保障。此外，部分单位干部人事档案管理体制僵化，没有吸纳现代化管理理念，从档案接收、鉴定、整理到档案利用等各个程序上缺少动态的管理机制，甚至没有一个统一的标准规范，导致干部人事档案管理工作难以适应新时期的发展要求。

（二）档案管理队伍薄弱，专业技能水平较低

干部人事档案管理工作质量的好坏很大程度上取决于工作人员的综合素质。新时期下，干部人事档案管理工作不断深入发展，更需要有专门的档案管理人员专职负责。然而目前部分单位的干部人事档案管理工作还是由其他人员兼职管理，事业心不强，满足于不求有功、但求无过的工作状态，疲于应对，认为档案管理工作只是简单机械重复的材料收集、保管和被动提供服务，工作质量要求不高，不时出现档案材料收集不齐全、鉴定不严谨、更新不及时等现象。与此同时，档案管理人员素质参差不齐，专业知识掌握薄弱，缺少应有的知识技能学习与更新，职业道德修养也有待提高，制约了干部人事档案管理工作质量的进一步提升。

（三）档案管理手段落后，主动服务意识缺乏

目前干部人事档案管理工作多数还呈现出循规守旧、停滞不前的局面，受制于传统管理模式。长期的手工操作与简单的电脑检索，跟不上新时代的档案信息化管理步伐，工作质量与工作效率也大打折扣。另外由于干部人事档案长期以来的特殊性和敏感性，主要重视收集与保管工作，如何处理好保密与开放利用的关系，一直是人事档案管理工作的困境。同时，管理人员也缺乏主动服务意识与创新意识，一方面在干部人事档案的时效性方面，有时等到组织上来查阅选拔干部的人事档案时才发现档案材料没有及时更新，对组织工作和决策造成了影响；另一方面，管理人员还是遵循被动的“管、靠、要”的传统工作方式，对档案有效利用与开放方面的工作阵地没有主动出击，无法充分发挥出干部人事档案应有的价值。

二、当前干部人事档案管理工作困境的应对策略

（一）提高档案管理意识，建立规范管理制度

单位领导要提高对干部人事档案管理工作的认识，对陈旧不能适应新时期要求的制度和固化的管理模式，要积极进行改革，不断推进制度体系创新，建立健全的档案管理制度体系；分工明确，明晰档案管理人员的职责、权限及责任，形成专业的工作体系，并从科学性、规范性、有效性方面明确对档案管理工作的要求。同时也要注重发挥单位广大职工的作用，提高全员对档案管理的思想认识，使其能参与到档案管理工作中来，积极提出意见建议，让制度不断加以优化，让档案管理工作的开展更加合理化、规范化。

（二）强化人才队伍培养，提高自身综合素质

要做好新时期的干部人事档案管理工作，一支专业化的档案管理人才队伍不可或缺。为更好地履行档案管理工作岗位职责，需要全面建立档案管理人员上岗考核准入机制，先培训后上岗，以提高档案管理人员队伍的专业化程度，并通过定期组织参加培训与继续教育，不断更新理论知识，增强自身业务技能水平，提高综合能力素质，使之能适应新时期干部人事档案管理工作的发展需要。同时由于干部人事档案管理工作的特殊性，也要重视对档案管理人员思想政治素质与职业道德修养的教育，增强其工作事业心和责任心，真正将干部人事档案管理工作当成一项事业来做，发挥其主观能动性，变被动为主动，积极开展档案管理各项工作，锻造一支真正的兰台铁军，致力于档案事业的可持续发展。

（三）推进档案信息化建设，实现档案科学管理

提高科学管理水平是干部人事档案管理工作总体水平得以提升的关键。信息化时代的来临，为干部人事档案管理工作带来了新的机遇，也进一步推动了人事档案的开发与利用。信息化的新技术新理念若能得到吸纳与应用，可以实现档案管理工作的跨越式发展。在档案信息化进程中，要推陈出新，循序渐进，争取将档案管理工作各环节纳入信息化建设中，同时加强对工作人员信息化管理能力和现代化管理意识的培养。逐步实现干部人事档案电子化，一方面相较于纸质档案，电子化有利于档案材料的保管和备份；另一方面也可以实现部分可公开的人事档案信息面向个人，通过建立多种检索方式，更好地实现档案信息资源的开放与利用。另外也可通过建立完善干部信息数据，开发干部档案信息资源，实现对干部队伍的分析预测，达到单位干部人事档案的信息化和科学化管理。最后也要注意干部人事档案信息安全问题——如何有效解决档案信息化过程中的信息安全和个人隐私问题，一直是信息化进程中的重大挑战，当前要积极吸纳最新科技成果，利用好最新计算机网络安全防护技术，持续提供安全性服务，为干部人事档案的信息安全保驾护航。

新时期下干部人事档案管理工作出现了许多新的特点，也对各项工作提出了新的要求，当下需要重新审视干部人事档案的社会服务属性，挖掘其内在价值，为更好地发挥干部人事档案作用构建切实有效的服务路径与管理体系。突破当前所面临的困境，实现干部人事档案改革的新局面，需要广大档案工作者一起努力。随着时代的发展、社会的进步，以及人们的不断重视，干部人事档案管理工作也将会不断适应时代的发展要求，与时俱进，持续发挥干部人事档案应有的作用与价值。