高校电子文件归档问题和对策探讨

李 霜 何 伟

（怀化学院，湖南 怀化 418008）

随着网络和信息技术的发展，响应“建设节约型校园”的号召，办公自动化和无纸化办公日益融入人们的日常工作中。面对着上级领导部门以及同级各部门下发的大量各类电子文件，高校档案工作人员肩负着一项巨大、繁杂且亟须解决的任务：电子文件的归档。针对这一任务，作者结合在高校电子文件归档工作中的实践，分析了目前高校电子文件归档过程中存在的问题，并在此基础上探讨相应的对策，以期为高校电子文件的归档工作探索一条有效的解决路径。

一、电子文件的定义和特点

根据国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的定义，电子文件是指“在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，主要包括电子文本、电子图片、音频和视频等等。与传统的纸质文件不同，电子文件有其自身的特点，具体表现如下：①便捷性。电子文件的制定和传播通过计算机和网络设备实施，跨越了时间和地点的界限，有利于文件的流通和使用，进一步提高人们办公的质量和效率。②设备依赖性。电子文件一旦离开了计算机设备以及相应的阅读编辑软件，其无法生成、传递、识别。③安全性较低。电子文件很容易引发人为的故意篡改，使其失去本意内容。且电子文件在网络传递过程中容易遭受病毒的感染，导致文件部分损坏或全部损坏，造成不必要的损失。④保存环境要求。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但由于电子文件一般都保存在磁盘、磁带、光盘等，因此对环境的温度和湿度、防磁性等条件要求较高。

电子文件的这些特点决定了电子文件归档是一个比较繁杂的过程，在高校档案管理中起着举重若轻的地位，其重要性不可忽视，因此提升高校档案管理的层次的重要性不言而喻。

二、高校电子文件归档问题分析

近年来，虽然各高校加强了对电子文件的归档和管理工作，但目前仍处于初级探索和实践阶段，不够成熟，存在一些急需解决的问题。

（一）档案信息化基础设施薄弱且滞后

相比较于欧美发达国家，国内除了一些专业的大型图书馆和档案馆，档案信息化建设还处于初级阶段，基础设施相对薄弱和滞后。在部分高校，对于电子文件这一新兴档案类型，主管领导还存在着意识淡薄的观念，对电子文件的归档不够重视，缺乏电子文件管理的前瞻性。在相当长的一段时期内，没有把档案信息化基础设施建设经费纳入到学校财务年度预算中，导致依赖于信息化设备的电子文件归档工作无法全面正常开展。

（二）电子文件归档意识淡薄，没有落实电子文件归档责任化

首先，电子文件是档案管理中的“新型”文件，与传统的纸质文件“可看可摸”特点不同，若不在相应的电子设备中打开，工作人员会忽略其存在。因此，在高校档案工作中起初并没受到档案管理人员的重视，对电子文件的归档没有明确的要求且没有切实可行的操作规程和管理规范。

其次，对高校电子文件归档的认识有偏差。在各高校，部分档案工作人员认为“档案数字化”在一定程度上等同于或者可替代电子文件的归档。因此存在这么一个“共识”：大量纸质文件被扫描到计算机，并将其保存到硬盘中，就认为完成了归档过程。这是纸质文件的“数字化”过程，只是形成了电子文件，并没有实现归档。电子文件的归档是指将有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件进行整理，并按照归档要求进行保存的过程。而“档案数字化”过程是把各种传统载体的档案资源转换成数字资源形态，用以实现资源共享为目的。因此，电子文件的归档和“档案数字化”是两个不同的过程，不能相互取代。

（三）部分档案工作人员信息技术和业务能力相对滞后，无法胜任电子文件的归档工作

据作者调查研究发现，部分高校的档案工作人员知识储备相对薄弱，在从事档案管理工作前，缺乏专业的计算机知识以及相关的档案管理知识，且存在年龄结构相对不合理的现象。某些高校的档案工作人员缺乏工作热情，对新技术的认知和掌握能力不够，无法熟练使用相应的电子档案管理系统。对学校或各级档案管理部门举办的各种档案业务培训活动，存在可去可不去的心理，不按时参加业务培训，觉得有传统的档案管理知识再加上个人经验就能胜任电子文件的归档工作，对电子文件的归档缺乏深刻认识。部分档案工作人员的业务理论水平滞后于档案管理的发展前沿，不能适应档案管理现代化的需求。加上有些高校对档案管理工作不太重视，忽视了档案管理工作队伍的建设，阻碍了高校档案信息化建设的进程。

三、对高校电子文件归档的几点对策

根据上文所分析的高校电子文件归档过程中存在的问题，高校档案管理部门应乘着档案信息化建设的这股东风，解放思想，加强档案管理工作，重视电子文件的归档。本文结合作者在高校电子文件归档中的实践，对目前存在的问题，提出了以下几点对策。

（一）转化档案管理理念，重视高校电子文件归档工作，加强档案信息化基础设施建设

转化档案管理理念，不只局限在档案工作人员，要在更广泛的空间上宣传档案工作的重要性，比如在全校范围内。只有这样才能积极推动档案信息化的建设，才能更好地实现电子文件的归档工作。首先，档案工作人员要跳出固有的传统纸质文件的归档理论，进一步认识电子文件这一新型的档案文件形式，重视电子文件在新时期档案信息化建设中的地位和作用，特别要了解电子文件对高校发展和建设的影响，这样才能在电子文件归档工作中先人一步。其次，高校档案各级主管领导更要有预见性的发现，重视电子文件归档的重要性，在行动上支持高校的电子文件归档工作，在每年的校财务预算上加大档案信息化基础设施建设的投入力度，保证充裕的建设经费。最后，高校档案部门要在全校范围内大力宣传电子文件归档的重要性，加强与学校各职能部门的联系，指导各部门档案工作人员对本部门的电子文件归档工作，让他们意识到电子文件归档是档案工作的一部分，自觉的配合上一级档案管理部门对各类电子文件的收集工作，确保电子文件的归档工作顺利进行。

（二）制定高校电子文件归档的操作规程和规范，完善档案管理制度

无以规矩不成方圆，凡事只有在规章制度下，才能提高办事效率，高校电子文件归档工作也不例外。高校档案部门要在征求基层档案工作人员的意见下，在国家标准《电子文件归档与管理规范》的指导下，制定有效的适合本校档案管理的电子文件归档的操作规程及规范，进一步完善档案管理制度。在相关规章制度下，要求对电子文件的形成、整理、归档到电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计及开发利用都需有详细的操作规程和规范，保障电子文件的归档工作，保证高校各职能部门在电子文件归档工作中有章可循，使高校档案管理工作走向标准化、制度化和规范化。

（三）强化档案工作人员的业务能力，定期开展档案工作业务培训，落实电子文件归档责任制

培训是提高个人业务能力的一个重要途径，高校以及各级档案管理部门要定期为档案工作人员举办各种提升个人档案管理能力的培训班，提供多元化的信息技术培训。这可在一定程度上改变目前高校档案工作人员专业知识能力和业务水平参差不齐的现状，提高他们的从业能力和水平。使得档案工作人员在档案信息化建设中发挥自己更大的潜力，更好地掌握和理解电子档案标准，夯实高校电子文件归档的理论基础。学校档案主管部门要制定相应的奖惩措施，将电子文件归档实行个人负责制，将电子文件归档工作作为档案工作人员个人评优评先的一个重要指标，将电子文件归档工作真正落实到实处，培育高校电子文件归档工作的良好环境，促进电子文件归档进入一个良好的循环状态，为高校档案信息化建设的整体提升奠定坚实的基础。

总之，高校电子文件归档是新时期高校档案管理工作的重点，是档案信息化建设不可或缺的一个组成部分。高校档案工作人员要加强对电子文件归档工作的认识，努力提升自身的业务能力和工作技能，适应电子文件归档工作的要求，为高校档案信息化建设添砖加瓦。