渭南市退耕还林工程档案管理要点探析

文/李 莉

本文以渭南市退耕还林工程档案管理状况为视域，阐述了退耕还林工程档案的类型，并针对存在问题提出要确保档案资料的合法、真实、完整，建立健全档案管理制度和业务规范建设，加强档案存放环境的安全保护设施。

退耕还林工程是党中央、国务院为改善我国生态环境，维护国家生态安全，实现人与自然和谐共进而实施的一项重大战略工程。渭南市自1999年开始启动实施退耕还林工程以来，坚持“退耕还林、封山绿化、以粮代赈、个体承包”十六字方针，紧紧围绕全市经济社会发展大局，以“秦东增绿、农民增收”为目标，科学规划，精心组织，扎实实施，工程建设取得了显著成效，达到了“林业发展、生态改善、群众增收”的预期目标，对改善局部生态环境、优化农村产业结构、促进农村经济发展发挥了积极作用，被广大农民亲切地称为“民心工程”“、德政工程”。

渭南市目前实施并验收确认退耕还林面积224.39万亩，其中退耕地还林86.2592万亩，宜林荒山荒地造林138.13万亩，封山育林25.2万亩，涉及全市10个县、市、区（不含韩城市）24.6万余户群众。退耕还林工程取得了显著成效：一是取得了明显的生态效益。新增林业用地86.26万亩，森林覆盖率提高了6.6个百分点。二是取得了可喜的经济效益。不仅直接领取了政策兑现补助资金，而且有力地带动了地方特色经济林产业的发展，成为农民增收的新亮点。同时为农村培育了新的经济增长点。三是取得了显著的社会效益。强化了全民的生态意识，参与生态环境建设的积极性大大提高。同时使土地资源得到了合理利用，农村劳动力资源得到合理配置，带动了农村相关产业的发展，增加了农民收入。

退耕还林工程是一项庞大的系统工程，涉及面广，政策性强，操作程序繁杂，退耕农户资料多，在日常管理上存在很大难度。在实施这项复杂的社会系统工程中，产生了大量档案,做好退耕还林工程档案工作尤为重要，它不仅可以为工程管理工作的有序开展奠定基础，而且对今后维护农民的合法权益，解决林权纠纷等具有重要意义。本文就如何更好地做好退耕还林工程的档案管理提出几点建议。

一、退耕还林工程档案的类型

（一）文书材料。包括综合性材料：如国家有关退耕还林的方针、政策，各级党政领导重要讲话，工作安排，工作总结，业务培训等材料。专业性材料：土地调查，工程实施规划、方案及作业设计材料；种苗检疫和其他有关文字、数据、图纸、凭证等材料。

（二）退耕还林合同、卡片资料。已完成退耕还林工程合同、卡片资料永久保存。

（三）各种责任书、林权证书。已完成退耕还林工程林权证颁发。

（四）照片、音像、地形图、设计图等资料。包括退耕还林工程实施过程各个历史时期（阶段）的图片和音像资料（含工作会议、现场落实、土地丈量、育苗准备、造林现场、钱粮兑现、苗木生长、检查验收、工程监理、省级检查、国家核查等等）。

（五）光盘、磁盘备份资料：包括退耕还林工程实施过程各个历史时期（阶段）的光盘、磁盘资料（育苗准备、造林设计、地形图、卫星照片、钱粮兑现、检查验收、工程监理、档案管理、省级检查、国家核查等等）。

认真详实做好退耕还林工程实施以来全面的文件档案和最新的信息资源档案管理，方便及时掌握第一手信息资料及退耕还林文件、政策法规，正确指导日常的退耕还林工作。

二、目前存在的问题

（一）档案资料保存不合理现象有待于改进或调整

例如，退耕还林有关现金兑现的档案资料保存于林业局财务科、林权证保存于林政资源科、粮食兑现资料保存于财政局、其他档案资料保存于退耕还林办公室。退耕还林办公室的档案管理应按门类进行整理，单独分类设立卷宗。包括整个退耕还林工程的准备、工程实施、苗木供应、检查验收、钱粮兑现以及核权发证各个阶段工作形成的全部材料。所有的退耕还林档案应编制案卷目录、卷内目录、专题目录。档案盒及目录格式可由县以上档案行政管理部门和林业主管部门根据业务需要设计、监制。各类档案可按区域进行排列。

（二）缺少建立数字档案的硬件设施

一是推广运用计算机管理档案。购买全国统一的档案管理软件，逐步规范退耕还林工程档案管理。二是采购与建立数字档案相关的计算机硬件设备，如电脑、高速文本扫描仪、数码照相机、DVD刻录机等。三是档案人员急需培训。档案管理人员不仅要熟悉一般档案知识，还必须具备计算机运用能力。要有计划、分期分批地对退耕还林工程档案管理人员进行必要的培训，提高其业务素质。四是档案库房面积过小、档案柜急需更新。

三、做好退耕还林工程档案管理的要点和方法

（一）确保档案资料的合法、真实、完整

退耕还林工程的档案资料包括退耕还林政策的文件和作业设计、及造林情况的一手资料。造林情况的一手资料指有关造林详细情况和从农户手中收集来的资料，这类资料必须合法、真实、完整。档案管理人员要“吃透宏观政策，熟悉微观情况，严格审核档案”。

1.吃透宏观政策

退耕还林工程关系国计民生，随着工程的连续实施，有关政策也相继出台。作为工程的档案管理人员，必须本着为退耕户服务的宗旨，认真学习退耕还林的有关政策、法规、文件和条例，深刻理解每条每款的涵义，并联系实际，做到吃透退耕还林工程的文件、政策法规和条例的精神。

2.熟悉微观情况，严格审核档案

档案是对事实的客观反映，退耕还林档案是政策兑现的法律依据。在收集档案资料时，一定要熟悉退耕还林工程作业区的实际情况，对涉及到的山头、地块的造林详细情况以及退耕户的基本情况，都必须深入实际一一调查、了解清楚，做到心中有数。要严格审核，逐个核对登记，对不完整或存在问题的，及时补充改正。

（二）建立健全档案管理制度和业务规范建设

1.文书档案的分类组卷

分类前，先依据文件内容确定好文件的保存期限，上级下达的批示、批复，重要文件总体规划等具有长远保存和利用价值可永久保存。如文书档案根据实际情况，将问题分类法和年度分类法结合起来。先按问题分类法分成：作业设计类、检查验收类、政策兑现类、年度报表类、退耕还林具体标准式样规定类、会议材料类、案件处理类等，然后在各小类内部按年度划分。组卷后写清类目和文件目录，逐年编号存放。

2.科技档案的分类组卷

科技档案在工程管理和科学研究等方面具有长远保存和利用价值，要永久保存。在分类时依据档案的内容、性质、特点和相互联系，把一个立档单位内部的技术档案划分成一定类别，形成一个从属关系和平行关系，同时分类的层次、类目要简明。如一个立档单位其实际情况涉及作业区太多，则可先从内容反映上分成县级和乡级两部分，县级档案再按问题分成检查验收、作业设计、政策兑现、工程管理、种苗供应、会计账目等类目。然后在各类目内按年度下分。最后组卷、编目录、逐类编号登记存放。

3.建立健全档案管理制度

档案管理人员应严格遵守档案管理制度，非借阅档案，绝不借阅。借阅档案要办理借阅审批、登记手续。归还后仍应详细记录，何时何人归还何资料，借阅者要负责借用档案的安全和保密工作。保管期限已到或超过保管期限的档案，必须由各级档案管理部门负责编制销毁清册，由专人集中进行销毁，并报上级主管部门备案。

（三）加强档案存放环境的安全保护设施

退耕还林档案管理人员应保持档案室内的干燥、通风、干净、整洁，做好防火、防虫工作，并定期检查档案资料的安全保管状况。