大数据背景下电子档案管理问题及对策分析

吴旭光

摘要：作为又一次颠覆性的继物联网、云计算之后的技术革命，大数据在短暂的时间内深刻改变着各行各业。本文通过分析大数据背景下电子档案管理问题及对策，有利于实现互通互用档案资源，实现促进档案事业发展的目的。

关键词：大数据；电子档案管理；共享

大数据这一观点最早是由麦肯锡提出来的，指的是大规模的一种数据集合，具有四大特征，即低价值密度、数据类型多样、数据流转快速和海量的数据规模。对于机关事业单位来说，电子档案已成为重要信息资源，电子档案管理亦成为档案管理最主要的方式。对电子档案进行管理，包括收集建立电子档案、整理归纳、处理加工、更新使用等环节。

一、电子档案的特点

所谓电子档案，就是储存载体是U盘、磁盘、光盘等介质，可以被计算机识别处理，同时，可借助网络实现共享传递的信息材料。

纸质档案和电子档案均是有价值的通过实践所形成的信息资源，它们既有共性也又差异。对于当前档案资料，电子档案大多以纸质档案为基础，在一定程度上，更改、核对及录入电子档案均须参照纸质档案，且档案由纸质化转向电子化，是档案管理技术历程的延续及发展。同时，在许多方面，它们又具有差异，例如保存资料载体的方式不同，更新使用方式不同，文件的归档分类不同，要求管理人员具有不同技能等等。

总而言之，电子档案更为贴切当前信息化时代的要求，对于纸质档案所存在的绝大多数问题，电子档案可以予以解决。借助载体，电子档案存储密度充足，对占地空间要求小。同时，在存在健全的电子档案系统下，使用、抽调、查询、归纳及接收档案均十分便利和快捷，不但便于统一管理档案，还可以将工作步骤简化，使时间减少，工作效率极大提高。但在大数据背景下，当前电子档案管理却存在一些问题。

二、大数据背景下电子档案管理存在的问题

（一）难以把握电子档案原件的真实性

当前，尽管各企业使用了电子档案管理。但是，企业却不是很重视它。关于对企业发展电子档案管理的作用和重要性，许多领导者并未意识到。上行下效之下，导致对电子档案工作相关人员的松懈与忽视，以及不太重视或忽视电子档案的真实性。此外，很容易删除或是修改电子档案，同时由于和纸质档案相比，电子档案很难对比笔迹[1]，所以对删除或修改的痕迹很难发现，这也使得档案一旦有删改，档案真实性就很难保障。

（二）电子档案内容保密性不佳

电子档案的存在是借助互联网技术。而随着办公自动化的发展，为了方便查阅与存储，许多档案都是存储于互联网或云端上，这样导致人为泄密或遭黑客攻击问题易出现，从而导致泄露信息，所以电子档案保密性难以保障。同时，由于电子档案的存在是基于计算机，一旦网络瘫痪或计算机损坏，极易导致电子档案的毁坏或丢失。

（三）电子档案管理的要求较低

尽管大数据背景下的电子档案管理已形成规模，且不断重视相应软件（系统安全软件等）的运用，但在电子档案管理的过程中还是会遇到一些问题，如监听、被窃取、黑客攻击或是病毒入侵等。这都表明，保证安全的系统软件即便有安装，也无法确保100%安全。对系统还需人员定期进行维护，防止出现安全漏洞。同时，隨着存储软件和电子档案管理的增加，各地区、各公司选择的是不尽相同的管理软件，从而对档案的跨区域交流和运用产生影响[2]。

三、大数据背景下加强电子档案管理的对策

（一）做好电子档案的安全性与真实性的维护

关于维护电子档案真实性方面，可进行严格的程序操作流程的制定，并按照流程严格进行操作。如在产生档案之初，对档案进行调查，核实其正确性与真实性，保证档案有效真实。在存储过程中，定期杀毒与检查需做到，确保档案不被删改。二是，电子档案的安全性要想保证，安装相应的系统软件，如数字签名技术、安全协议等电子档案存储技术，来保证电子档案的安全。同时，除了予以技术支持外，电子档案管理员还应加强安全意识，对电子档案定期进行安全检查，从而做到安全隐患或是系统漏洞能及时发现，对安全隐患及时消除，实现早发现早解决。三是，对盗取或是破坏电子档案的行为，通过立法的形式加以约束。同时，对于电子档案的法律凭证作用，还可通过法律的形式来确定，从而为管理电子档案提供法律依据，使电子档案的安全与真实得到更好保证。

（二）制定相应的电子档案管理标准和规范

随着电子档案的普及，产生许多电子文件。这将一定的压力带给了管理工作，基于此，对电子档案管理，当前提出的要求是建立严密、合理、科学的电子档案工作规范和标准。才能标准、规范、科学的对储存归档、鉴定、整理以及形成电子档案的工作进行操作[3]。在有序规范管理电子档案的同时，也一定程度上方便了使用与调阅电子档案。

（三）培养高专业、高素质的档案管理人员

虽说大数据背景下的电子档案管理让人力成本极大减少，但还是离不开人员。并且较之纸质档案管理工作，对操作人员，电子档案管理工作要求他们更为专业。这就要求机关事业单位培养一批既对计算机专业技术精通又对档案管理业务懂的人员。对于培养档案管理专业人员方面，可以一边对专精计算机技术或是熟悉档案管理的人员进行相应培训，一边招聘满足要求的人员，从而确保对电子档案管理技术人员可更快掌握。另外，还可进一步培训升级管理人员，使他们在做好本职工作的同时，学会并将符合本单位实际情况的管理软件设计出，从而对电子档案更高效、快捷、方便的进行管理与存储。

（四）做好长期保存电子档案的工作

在存储电子档案中，不仅要对安全措施严格加以遵守，对档案还可进行备份存储，防止电子档案一旦出现损毁，而导致发生严重损失。二是，为了避免对电子档案网络攻击造成的损失，在存储时，可采用移动硬盘等介质。三是，对档案的存储设备，还需定期进行查杀病毒与维护，从而做到未雨绸缪。四是，虽说纸质档案逐渐被电子档案所取代，但前者还是有优点的，档案若较为重要，在进行电子存储时，还可使用微缩胶片或纸质档案等进行各种方式的保存，来更好的保证档案安全。

结语

在大数据背景下，在实际应用中尽管电子档案管理仍存在问题，但因其便利、快捷、高效的特点，已成为许多机关事业单位的首选。对于管理中的问题，机关事业单位应给予重视，并主动积极寻找解决对策，从而使电子档案管理工作更加高效。

参考文献：

[1] 张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案， 2016，（7）：68-69

[2] 左平.大数据时代的电子档案管理与服务[J].通讯世界，2017，（3）：220

[3] 李一，刘邦凡，何太淑等.论大数据环境下的电子档案管理[J].电子商务，2016，（10）：10，66