技工学校学生档案信息化管理新模式的构建

成茜

[摘 要]随着信息科技的不断发展，大数据、人工智能等前沿技术不断深入学校信息化管理的各个层面。怎样利用先进的信息化技术，做好技工学校的档案管理工作，成为学校管理者迫切需要解决的问题。依据目前我国技工学校档案管理工作的发展现状，档案管理的信息化、科学化、合理化、便捷化都需要进一步加强。本文将着重探讨技工学校学生档案信息化管理工作，详细分析目前技工学校档案管理方面的缺陷，研究档案高效管理的策略，为学生就业、用人单位查询、教育部门管理提供参考意义。

[关键词]档案；管理；技工学校；信息化；创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.074

[中图分类号]G717.24；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

技工学校学生档案囊括了学生在校期间的学业、生活、实习及各种社会实践情况的记录，真实地反映了学生的德、智、体、美、劳。随着国家政策的倾斜，高等教育资源的普及。学生择校、毕业、就业、升学、留学、参军、从政等活动都间接或者直接受到档案的影响，因此，科学高效信息化的档案管理工作显得尤为重要，对促进技工学校学生就业、完善教育体系、有效执行国家政策，有着不可忽视的作用。

笔者在档案管理的实际工作中发现，许多技工学校学生常常会因为各种原因导致“弃档”。许多学生毕业多年直到面临职位升迁、考取各种证书资质、评定各级职称等才想到需要查询、补充自己的档案，意识到档案遗失带来的各种不便。这些现象都是技工学校学生档案管理不善带来的后果。

1 技工学校学生档案信息化管理存在的问题

1.1 学生方面

1.1.1 缺少档案教育

由于我国教育体制的问题，小学、初中、高中阶段，学生的精力主要集中在文化课程的考试，为择校和高考费尽心思；进入学校后，忙于提升专业技能，为就业打基础。这就造成了学生在档案教育方面的缺失，档案知识严重不足。

1.1.2 对档案重视程度不够

因在校的学习和生活与档案的作用牵扯不大，导致学生误以为档案仅仅是学校管理学生的一种手段，对学生本人的影响不大。尽管教师或者学生管理部门反复口头强调，但是学生总是有一种自己能用到档案的时候还很遥远的感觉。因此，在填写档案的时候就会出现填写记录不完整、不规范、不科学及不严谨的现象。

随着社会经济的发展，学生的就业面越来越广，用人单位更加注重的是个人的能力，学生就业也基本上是凭借自己的专业技能而获得优势，这就势必导致企业和个人的利益性和目的性越发凸显，而档案等资源的作用就更加容易被学生忽视。

学生毕业离校后，一部分人忙于网上投递简历或者参加各类招聘会，另一部分人由于工作的繁忙难以脱身，还有少数人认为安排档案的管理工作太麻烦，从而导致弃档，或者在携带档案的过程中私自打开档案袋，导致档案失效。这都是对待档案的态度不够重视的表现，因此给档案管理带来许多额外的困难。

1.2 学校方面

1.2.1 资源不足

随着国家政策的推动，一考定终身的教育体制弊病一定程度上得到了遏制，技工学校的生源大量增加，学校运营成本上升，档案管理的资源需求也相应提高，但是学校的管理层并没有对其产生足够的重视，没能充分认识到学生档案管理工作的重要性，相应地减少了学生档案管理工作的资源分配，导致技工学校的档案管理工作相对落伍。资金的缺失，专业档案管理工作人员的缺乏，导致技工学校存在档案信息不全、档案遗失、档案损坏、管理人员素质不高的问题，给学校的形象造成一定的负面影响，限制了学生档案管理工作持续发展。

1.2.2 宣传不到位

学生在校期间极少接触到档案管理方面的任务或者培训，也不理解档案室的具体功能。学校的档案室更是常年关闭，几乎无人值守，给人一种神秘和“远离人间”的感觉。学生只有在毕业的时候才会匆忙地填写相关档案材料，离校后大部分学生的档案由学校集体通过快递的形式邮寄到学生户籍所在地的人才市场，少数学生则亲自携带到相关的人才交流中心，造成了学生直到毕业离校后还没弄明白档案具体有哪些功用。

1.2.3 管理模式落后

一直以来，我国绝大多数技工学校在档案管理工作中，还停留在以纸质档案为主，依靠大量人工填写的阶段，费时费力，浪费资源，效率不高，而且对档案材料的准备都集中在毕业生离校之前极短的几天时间内完成，导致档案的质量没法得到保证。

此外，由于资金的短缺，导致档案管理部门无法购买先进的仪器和软件，跟不上信息化、移动化的潮流，让档案管理工作变得繁琐，无法满足学生与教职工的需求。

1.3 社会方面

1.3.1 用人单位对档案的管理不规范

学生进入企业工作后，将其档案交由企業的人事部门管理。大多数用人单位都能做好管理与保密工作，档案的保管也很规范，但是也有少数企业连基本的档案室都没有，缺乏科学、统一、合适的管理标准。甚至直接草率地将档案摆放在工作台面上，或者放在办公室敞开的柜子内。这类企业对档案的管理工作十分随意，对待职工的档案信息遗失、缺少等问题的态度十分松懈，再加上学生对档案的重要性认识不足，不能及时跟进及反馈，导致档案遗失或空缺。

1.3.2 用人单位保留档案的目的不纯

近年来，企业间的竞争越来越激烈，同时也催生出对人才的激烈竞争。部分用人单位，为了能留住人才，竟然威胁以扣押档案等为条件，而部分人才为了更好的薪酬和工作环境毅然放弃档案，这给档案的管理带来极大的风险。

2 技工学校信息化管理新模式的构建

随着中国经济的发展，差异化的人才竞争显得越来越突出，技工学校对学生的个性化培养、社会需求的多样化越来越予以重视。所以，学生档案管理工作应该与时俱进，适应时代的浪潮，对现代化、信息化、科学化及便捷化的档案管理模式应该积极倡导和引起高度重视。

2.1 完善档案管理制度

为了能使各个学校之间的档案管理工作规范化、档案材料标准化、档案材料的科学化，学校在管理档案的工作中应当首先遵守国家教育部下发的《高等学校档案管理办法》，制定全面、系统、具体的技工学校档案管理制度。同时，国家相关部门应当响应各技工学校的实际管理需求，制定与时俱进的政策制度，建立相应的扶持基金。另外，技工学校还应立足于各自的现实状况，响应社会需求，建立信息化、透明化的档案管理模式，以响应大数据、人工智能等时代浪潮。

2.2 培养专业的管理人才队伍

技工学校学生档案的管理工作，档案资料完善过程应当从学生进入学校的时候就开始抓起。学生的档案作为记录个人学习成果、生活状况、工作经历、奖惩处罚、思想政治状况等内容的媒介，为用人单位提供参考、依据和证明等信息，影响学生以后的工作和生活的各个层面。因此，技工学校学生档案资料要求严谨、细致、专业，档案管理的工作人员应具备很强的耐心与责任心，能够仔细、反复地为每一份档案资料做好填写、审核工作。相关人员必须不定期进行档案管理知识的培训和考核，真正做到实事求是、提升效率。学校相关领导人员应对档案的管理工作引起足够重视，完善专业的档案管理队伍，而不是聘用临时工，应付学生毕业离校短暂的档案需求。

2.3 加强学生对档案的认识

技工学校学生的档案记录的是本人在校的主要活动、学习与生活，能够客观真实地反映出学生的各种优良品质以及不良行为。提高技工学校学生档案知识水平的方式，第一是适时教育，邀请专业人士开展专题以及案例讲座，深刻讲解档案对学生本人在日后的职场、学习或者生活中考核、转正、升学、借贷、加薪、结婚、生育与养老的影响，让其明了高质量的档案对其日后的影响。第二是反复强调。学生在校期间可以通过举行相关活动，如班级周会、校园集会等形式多次强调。学生实习期间，可以经常与学生沟通，提醒档案收集与保管的相关事项，知会用人单位对档案信息进行填补。

2.4 呼吁社会加强对档案管理的责任感

技工学校学生的档案大多数只记录了学生没毕业之前在校的一些信息，学生参加工作后，绝大多数学生的档案都被保留在户籍地的人才交流中心，后续信息的补充得不到保障。而企业聘用学生后，更多的是在内部粗略地记录一些在职情况。一旦离职，这些记录经过较长时间的保存后绝大多数就会被遗忘或者销毁。因此学生毕业后的一些职业技能、工作情况、生活状况就无法归纳到其档案中。

国家应当倡导企事业单位加强档案管理的工作，学校也应当积极与企业建立紧密联系的沟通反馈机制，适时记录相关人员的工作、生活的状况。这样学生在校学习以及离校就职之后就不会出现档案信息的断层、缺失，有利于促进我国人才库的完善与发展。

2.5 顺应大数据人工智能潮流

自从中国引入互联网以来，信息化技术在中国获得了迅猛发展。尤其是最近几年，网上办公、网上交易、云计算、移动通讯、移动支付、大数据及人工智能等新技术渗入生活的各个层面，为人们的生产生活提供了极大的方便。

技工学校的管理也应当适应这股潮流，引入最新的技术，将档案信息数字化、图片化、数据化，有机地将学生的档案管理工作与大数据结合，实现档案信息的便携化、移动化操作。大数据时代的到来，势必将复杂和繁琐的档案信息管理变得轻而易举。

目前，尽管部分学校的学生档案信息管理已经实现了一定程度上的信息化，但是还是存在档案信息凌乱、数据过载、数据结构优化不完全及资料检索复杂的弊病。为了解决这些问题，就必须采取更加科学有效的办法，引入人工智能技术对技工学校学生档案进行管理，这是提高学校档案利用率的最优途径。先利用学校海量的档案信息库训练神经网络，在该网络中输入一定的相关词，然后通过数字模仿大脑神经网络的活动，进行全文分析，使档案检索编辑系统学习复杂的概念，掌握精细的含义，然后将其归纳总结，保留记忆，方便日后能够更迅速地获得相关信息。

主要参考文献

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