公文版头部分格式要素浅析

隋立扬 沈颖

《党政机关公文格式》国家标准将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分。其中，公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人六个格式要素。版头部分的格式要素排布在公文首页，堪称公文的“门面”。版头部分的格式要素标注得准确、规范、美观，能够显示公文的严肃性和权威性；反之，如果标注得错误、无序、散乱，就会使读者对公文的第一印象大打折扣，甚至导致处理上的偏差。本文结合公文处理工作实践，对公文版头部分的格式要素进行分析解读，供读者参考。

一、份号

涉密公文应当标注份号。收文单位根据份号批抄分发公文，可以准确定位公文的受文对象，掌握每一份公文的流向。标注份号，对于公文的分发、查询、借阅、统计、清退、销毁等工作很有帮助，有利于加强公文的管理和利用。份号一般用六位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

份号的常见错情有：1. 涉密公文未标注份号。2. 位置标注错误，如标注在版心右上角。3. 份号不足六位或超出六位，如“0003”。4. 随意手写份号。

二、密级和保密期限

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，并按照相应涉密等级严格管理。保密期限应当根据公文的内容，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内。正确标注密级和保密期限，既是对公文涉密内容的保护，也是对接触公文人员的提醒。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

密级和保密期限的常见错情有：1. 涉密公文未标注密级，如某单位学习贯彻某个涉密公文情况的报告未标注密级。2. 位置标注错误，如标注在版心右上角。3. 保密期限中的数字用汉字标注，如“秘密★十年”。

三、紧急程度

紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文处理工作实践中，应根据公文内容实事求是、准确合理地确定公文是否标注紧急程度，标注哪种紧急程度。内容为常规的工作安排、总结或学习贯彻上级文件、领导讲话、会议精神等非紧急事项的公文，不应标注紧急程度。紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

紧急程度的常见错情有：1. 不急的公文却标注紧急程度。2. 位置标注错误，有的甚至随意在版头区域加盖“特急”印章。3. 纸质公文错用电报的紧急程度，如标注“特提”等。4. 紧急程度表述不规范，如标注“紧急”“急”等。

错情图例1：份号不足六位；保密期限中的数字用汉字标注；纸质公文错用电报的紧急程度。

四、发文机关标志

发文机关标志主要有两种形式：一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；二是发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志一般用红色小标宋体字居中排布，其字间距应适中，不宜太密。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文机关标志的常见错情有：1. 发文机关标志与标题、发文机关署名、印章不一致。如发文机关标志用“××市财政局”，发文机关署名或印章却是“××市财政局党组”或“××市财政局办公室”。2. 位置不规范。如发文机关标志上空距离过大，或距离下方的发文字号过远。

错情图例2：发文机关标志与标题、发文机关署名不一致。

五、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。公文标注发文字号，可以表明公文出自哪个单位、形成的年度及顺序，既便于分类管理、查询检索，又便于公文引用。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别，要避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。一个表述准确的机关代字，应该与行文性质相匹配，有的单位不管上行文还是下行文，机关代字都用一个“发”字，这是不合适的，应该加以区分。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号的常见错情有：1. 发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长，多的甚至超过十个字，如某市重大生态项目建设领导小组办公室的机关代字为“×重大生态项目小组办发”；有的机关代字党政不分，如以××市财政局名义下发的公文却标注为“财党发”。2. 年份标注错误。如2016年拟制的公文，其发文字号中的年份仍错标为“2015”，这种错误在每年1月初经常出现；有的标注不规范，如2016年标注为“〔16〕”；有的不使用六角括号，却使用方括号、圆括号。3. 位置标注错误。如上行文发文字号居中标注，发文字号与红色分隔线相隔过大。

错情图例3：上行文发文字号居中排布，未标注签发人；2016年拟制的公文，发文字号中的年份错标为“2015”。

六、签发人

上行文应当标注签发人姓名，体现机关负责人已对所签发的公文审核把关。联合发文应由所有联署机关的负责人会签。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个簽发人姓名对齐。

签发人的常见错情有：1. 上行文未标注签发人。2. 签发人不是发文机关主要负责人或由其授权的负责人。3. 联合上行文的签发人只标注主办机关负责人，未标注其他机关负责人。4. 位置标注错误，联合行文时，“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行，有的却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排在同一行。5. 签发人姓名使用的字体错误。6. 签发人应只标注姓名，有的还标注了签发人所在的机关名称或职务。

错情图例4：“签发人”三字位置标注错误；签发人姓名使用的字体错误；标注签发人所在机关名称。

（摘自《秘书工作》）