探析基层工作人员档案管理意识的培养

马 颖

吉林省第三地质调查所 吉林 四平 136000

正文：

作为基层的工作人员，进行资料的管理是他们要做的基础工作之一，这项基础工作对于保证部门日常工作的有序进行至关重要。但是，在目前的较为基层的部门之中，进行日常资料管理的时候，存在一些问题，尤其是档案管理的意识方面存在着一些问题。所以本文为了让基层的工作人员提高进行档案管理的意识，让他们在日常的档案管理工作之中能够运用更加合适的方法进行工作，从它的存在的问题、重要性以及对它的思考进行分析。

一、基层部门的工作人员进行日常的资料管理时存在的问题

基层部门在对日常的资料进行管理的时候，主要出现的问题有两种：一种是工作人员进行工作的时候没有保存资料的意识。上级有的时候会让下级部门准备各种各样材料，但是这些材料很少会再保留一份在本部门，所以很多时候，当需要这些材料进行工作的时候，要么去上级部门查询，这样会使得工作不仅被动而且耽误时间；要么只能依靠记忆重新进行寻找资料，这样也会耽误一些时间，还有可能造成一定的失误。还有一种是对资料的管理杂乱无章，虽然有一些部门知道要对用过的资料进行再次保存，但是这些资料并没有进行很好地管理，它们被杂乱无章地堆积起来，没有按照时间或者是类型顺序进行分类整理，所以当我们需要这些材料的时候，只能够没有目的的随便翻找，这样不仅会浪费工作时间，还会增加额外的工作，造成不必要的麻烦。

二、基层部门的工作人员要明白资料管理意识的重要性

现在我国的基层部门进行资料管理的时候存在一系列问题，这些问题的存在与基层工作人员缺乏对资料进行管理的意识和进行资料管理的方法并不恰当有一定的关系，这些问题的存在会对基层部门的日常工作主要造成两方面的影响。一方面是会对基层部门工作的效率和质量造成影响，这对部门和单位进行评估和检查时并不有利。档案具有两种功能，分别是参考和凭证，在日常的工作之中也会形成一些文书材料，这些材料虽然还并不是档案，但是在实际中，它们也具有参考和凭证的作用，这对于基层部门和单位正常进行日常的工作十分重要。还有就是日常工作中形成的各种文件、数据信息和工作记录等资料，如果没有受到很好的保管，一旦有类似的工作需要借用和参考的时候就没有资料，这会对工作的正常进行产生影响。比如说，我曾经进行过有关医疗的工作，一般会进行周期性的定期的登记复评，这是对医院的质量、管理等各个方面进行全面的有效的评估，这要求那些日常工作之中的材料必须要完整、真实，还要保证这些资料的完整性。尤其是完整性，如果资料并不是很完整的话，那么会对医院复评的顺利进行，产生一定影响。另一方面会从源头上影响进行部门归档的工作的质量。基层部门每年都需要进行档案的归档工作，在这项工作中，档案室要按照规定的归档要求和范围，将应该归档的文件进行整理和归档。但是由于很多基层部门的员工并没有做过相关方面的培训，他们普遍地缺乏进行档案管理的意识和常识，这就直接导致基层部门的档案管理和归档的工作的质量并不是特别高。一般情况下，如果部门或工作人员具有强烈的责任心，那么他们会按照档案室的要求进行归档管理，责任心更强的还会与档案室进行沟通，将那些更加有价值的材料进行归档；如果基层部门缺乏工作经验以及相关的修养和责任心，就只会中规中矩的完成任务，有的甚至完成不了这些工作。更为重要的是，有些基层部门不具有专业知识，这就导致，他们并不知道什么哪些材料是需要进行归档的，哪些材料是并不需要的，这很容易造成有价值材料的丢失，还容易使得工作人员做一些无用功，浪费时间和精力。

三、对于基层部门的工作人员进行档案管理和归档工作的思考

（一）基层部门的工作人员要建立新的档案管理的理念

基层部门的工作人员应该树立以自己为中心的档案管理理念。进行立卷以及归档管理的原则是“以自己为主”，即基层部门在进行日常的工作之中，要对这之中形成的各种资料，及时并且主动地整理以及对这些资料进行合理的分类，这样才会使得以后有需要的时候，方便查找。“以自己为主”的理念在进行归档工作时候时是十分重要的，可以说它是决定能否做好基层部门日常工作的资料的归档的关键。

（二）基层部门的工作人员要形成对日常工作之中形成的材料进行分类管理的习惯

基层部门的工作人员要对在日常工作之中形成的材料进行科学的管理和分类。在进行资料的分类哈管理的时候，主要有两种方法，一种是按照当时的问题类型进行分类，还有一种就是按照时间进行分类管理。如果基层部门的材料比较少的话，那么也可以将两种方法结合一起，先按照问题将材料进行分类，然后按照年度和事件在进行分类，那样就可以按照年度进行查找，会更加方便。以医院的一个部门的材料分类来说，可以先按照问题将这些材料分类放在盒子里，问题可以分为行政、教学、党务等，然后再按照档案管理规定的“一级类目”和“二级类目”进行更加精细的分类，在行政这一类材料之中还可以按照材料的类型进行进一步的分类。然后再按照年度进行分类，每一年的材料归档在一起，不仅方便查找，而且还可以为下一年的归档工作提供一个参考。

（三）利用科技将纸质版材料变为电子版

做好纸质版和电子版两种材料进行保存。这要求做电子版的保存的时候要将纸质版材料所在位置与电子版之中材料对应的位置一一对应，同一份材料可以用文件名进行一定的区分。这样的话，不仅方便进行查找，还方便保存。此外，专业的GD2000 档案管理软件也可以帮助基层部门的工作人员快速地进行归档工作。

结语

为了提高基层部门进行档案管理工作的效率和质量，必须要加强对于基层部门的工作人员的档案管理的意识的培养，这样会使得日常的工作更加有秩序，还可以从源头上解决基层部门的归档质量的问题。所以高层必须要重视这一方面的培养，这是一项使得基层部门工作人员事半功倍并且工作质量提高的工作。