新时期如何加强管理提高医院办公室工作效率

王明香

[摘 要] 在党的十九大中，习近平总书记明确提出要把实施大健康战略工作各个环节落到实处。医院是满足人们日益增长的健康需求，保障人们健康的主阵地。在医院工作中，医院办公室发挥着重要的作用，充分发挥行政职能，提高医疗效率，维持健康稳定的医疗工作。为提高院办公室的工作实效，各家医院纷纷结合自身实际，运用科学的管理办法，制定管理方案。文章结合医院办公室工作情况，提出适应新时代新理念的提高工作效率的办法。

[关键词] 新时期；医院办公室；工作效率

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 033

[中图分类号] R197.3 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）03- 0081- 03

0 前 言

医院办公室是医院重要的行政部门之一，发挥着承上启下的作用，承担着医院日常工作任务。医院办公室工作繁琐性、综合性非常强，加强医院办公室管理，提高工作效率，不仅能保障医院各项工作顺利开展，还能促进临床一线工作的发展。为全面建设大健康中国战略，满足人们的健康需求发挥充分的保障职能。

1 医院办公室的职能和特点

医院办公室是行政管理的综合性部门，一方面直接听从院领导的安排，做好医院内部行政指令性工作；另一方面联系临床科室，协调各部门间和谐发展；再者還得做好对外衔接工作。因此，医院办公室是一个连接上下、协调内外的重要枢纽部门。而办公室的日常工作涉及的范围广、内容多、步骤多、突发性强，工作质量和效率直接影响医院管理效果。本文详细总结医院办公室的职能和特点：

一是全面服务职能。医院办公室的服务对象包括领导班子、各职能科室、临床科室之间的协调沟通[1]。随着医院管理的日益进步，办公室不再是接听电话、处理公文等简单的日常工作，更多的是上承领导指示下至临床科室，为其他科室和临床一线服务，统筹医院正常运行等综合性服务科室。

二是行政管理职能。主要是医院来往公文收发、写作、保密等工作。按照全院指示发布通知，做好制度落实情况的行政查房，另外做好会议通知、准备记录工作。

三是沟通协调职能。主要是对内沟通和对外协调。对内做好人与人、人与科室、科室与科室的协调工作，凝聚医院人心，促进医院核心文化发展。对外主要协调上级指令性工作和接待安排工作。

四是参考辅助职能。医院办公室随时需要关注形式，明确各项规章制度的实施，及时掌握信息和一手资料，了解行业发展的特点，给领导提供更多的参考信息，辅助领导作出正确的决策。

2 加强管理提高医院办公室效率的对策

医院办公室是医院的中枢神经，在新时期大健康构建和医疗改革大背景下，结合医院实际发展情况和人们的实际需求，切实做好医院日常运行工作。新时期新理念的指导下，本文认为应该坚持“一个立足，三个坚持”，加强管理，提高医院办公室效率。

2.1 立足自身素质，强化科室业务技能

俗话有言“打铁还得自身硬气”，新时期提高医院办公室效率首先得从科室内部做起，不断强化自身业务素质，实现医院管理和科室服务的最优化。强化技能，围绕医院管理和科室服务，促进医院办公室工作人员具备良好的专业技能，充分发挥院办公室的在管理中的中枢作用。虽然医院办公室不是直接作用于临床一线，但提供的服务效应支撑着医院的正常运转。新时期的办公室工作人员必须与时俱进，具备高超的技能。

一是办公室主任做好模范作用。办公室主任必须深入做好科室工作人员的榜样，坚持新时代新理念的学习，首先强化自身业务技能，科室工作率先垂范，把科室各项工作落到实处，充分发挥领头羊的模范作用。

二是加强办公室内部工作人员培训。首先深刻认识工作的重要性和规律性。办公室工作虽然繁杂，但也有规律可行。尤其是新时期健康中国战略与新医改医院管理与服务相结合，有针对性的培养办公室人员的工作技能，促进科室工作稳步开展。其次，形成良好的学习风气。树立主动学习、终身学习的理念，通过持续学习不断提升自己的工作能力。在思想上，坚持新理念的学习，坚定信念、砥砺前行；业务上，加强自身专业技能的修炼，不断提升自己的务实能力。再次，坚持问题导向原则。在工作中善于发现问题，从实际出发创新工作方法及时发展问题解决问题。最后，科室内部开展批评与自我批评活动。通过内部交流，实现工作技能和业务素质对话，使医院办公室人员能在批评中学习进步。

三是做好办公室员工选拔工作[2]。挑选业务能力强、综合素质高的员工参与办公室工作，加强新进办公室工作人员的准入制度。坚持人才兴院、人才强院的科学理念，积极引进高学历高能力人员到医院办公室进行管理教学和管理工作，派出医院有潜力的员工外出进修学习，不断拓宽自身的理论和业务技能，提升工作能力，增强工作效率。

2.2 坚持工作制度，强化制度的执行力

一是不断完善办公室内部工作制度。加强办公室内部工作制度，坚持办公室工作人员严格按照科室、医院的规章制度行事，加强内部制度管理，塑造风清气正的科室内部环境，让每位工作人员明白自身职责，清楚肩上的担子，明白工作的意义。

二是坚持完善医院内部工作制度。不断完善医院办公室管理的方法，坚持在实际工作中深入临床，在实施管理服务的同时展开充分调研，准确了解管理工作中存在的问题，结合医院实际完善办公室管理办法。把办公室管理制度落到实处，将医院的管理责任落实到每一个部门或者责任人，根据制度的落实情况全院通报。发挥群策群力的作用把制度措施落实到实处，一方面减轻了办公室全面管，全院服务的局面，另一方面落实责任分工制，利于管理效率的全面提升。当医院制度体系完善后，必须强化全体员工执行的有效性。办公室作为医院日常制度的具体实施者，要对具体制度文化的实施全程监督，加大考核力度，及时纠正有悖于制度的行为[3]。办公室工作人员定期收集制度落实情况和制度实施情况，定期分析，梳理问题，不断改进，不断把医院制度和医院文化成为一种共识。

2.3 坚持创新，推动管理与服务进步

加强医院办公室内部创新，不断运用新方法、新制度、新理念，开创办公室工作新局面。新时期办公室的工作理念和服务状态面临诸多问题，传统的思维方式和方法已经不能满足全院的服务需求，必须不断的推陈出新、推动服务与管理能力的提升。

一是创新工作观念。创新是时代的主题，观念是工作的灵魂。办公室工作人员从主任到科员，要明确认识到提升办公室工作的重要性，认识到办公室工作系统的承担着医院的日常运行，对于医院各部门之前的协调沟通有着重要作用。大健康中国战略的部署明确要求我们每位医务工作者传承优良的革命传统，充分发挥个人的主动性，锐意进取，围绕健康做好本职工作。

二是创新思维方式。办公室每天面临大量的繁杂工作，还看不出实际效益。比如收发公文、接听电话、传阅文件、会议筹备、来客接访等等，这些日常工作做久了容易形成思维定式，习惯按部就班，长期的凭借经验或者习惯工作，导致工作格式化、僵硬化。在医院办公室工作中加强思维创新，把握时代脈搏，善于发现工作中热点问题，寻求解决办法。例如，针对媒体负面报道情况，办公室工作需要从医院危机管理出发，加强研讨，提前制定预案，应对相应的舆论风险，提高医院的危机公关能力。

三是创新工作方法。工作方法直接影响工作质量，医院办公室工作人员必须坚持在流程、机制、沟通协调上创新[4]，不断优化工作方法，建立高效便捷、互相协同的工作机制。在医院办公室工作中引入现代新技术。比如先进的办公管理软件、现代信息技术、无纸化办公等，在医院管理和办公室工作中不仅节约成本还提高了工作效率更符合现代医院的特征。坚持与时俱进，创新型的开展办公室工作，根据人们的生活习惯，建立微信群，实现视频会议和APP移动操作等符合人们实际的方式，不断优化自身工作、合理安排实践，实现工作和效率效益最大化。总的来讲，在工作方法上，要不断满足员工实现自我价值的需要和社会发展，结合医院实际情况，运用一切有利于工作开展的新型方式，促进工作效率的提高。

2.4 坚持效率，加强工作评价

医院办公室工作坚持提高自身工作效率，实现内部工作快速有效运转，确保医院的稳健运行，新时期环境下，需要各级医院承载更大的负荷。办公室的高效工作有利于高医院的承载力。既要埋头拉车，也要抬头看路。在办公室工作高效运转的同时，要不断加强自身工作评价。一是运用绩效评价机制。实现科学评估，达到绩效评价的优化和完善，提高绩效考核，把办公室每位科员的实际工作能力和绩效结合起来，形成有效的绩效激励机制。运用绩效实现办公室的内在动力，通过绩效评价刺激办公室内部工作积极性和主动性。二是外部评价与内部考核相结合。医院办公室的工作结果怎么样，效率如何，最终要通过评价来检验。内部评价文章之前有所提及，主要是通过开展内部研讨，加强自我评价。外部评价就是根据业务部门实时反馈，通过反馈及时调整办公室的工作方向。办公室工作的好坏，需要各方主体共同参与评价，只有在不断的评价中，才能促进办公室工作的不断发展，有效提高效率，适应新时期医院发展的方向。脱离了评价，办公室工作就是闭门造车，永远停滞不前。三是通过评价指导办公室内部精细化管理。院领导和办公室负责人可以通过评价了解办公室的工作方向，实施精细化管理，确保各项工作不出差错，健康有序的开展，达到保障医院正常运行的目的。

3 结 语

总之，医院办公室作为医院行政管理体系中的中枢神经，在医院日常管理中发挥着重要作用。不忘初心，砥砺前行。新时期医院办公室工作可以围绕“内强科室，外塑服务”的理念出发，不断提高医院办公室的工作效率和创新精神，为构建绿色医院做出自己的贡献。每一位医院办公室工作人员都必须树立责任担当意识，把健康发展落实到自身具体工作中去，不断创新、锐意进取，凝心聚力扎实推进健康中国、健康医院的稳步发展。

主要参考文献

[1]覃树勇，陈德书.浅谈如何做好医院办公室工作[J].办公室业务，2012（11）：184-185.

[2]左友玲.浅谈加强管理提高医院办公室工作效率的途径[J].办公室业务，2014（4）：24.

[3]吴良建.如何加强管理提高医院办公室工作效率[J].办公室业务，2016（23）.

[4]赵利.提高医院办公室工作效率的措施[J].经营管理者，2015（9）：65.