浅谈企业档案从纸质文件到数字化的过渡管理

丁露

摘要：企业档案管理是企业管理中的核心内容，提高企业档案管理工作的质量，对于促进企业可持续发展有着重要作用。目前，很多企业均存在处于将纸质文件向数字化文件转变的过渡时期，在两种文件共存的局面下，如何能够做好企业档案的管理工作是一个值得探讨的话题。基于此，本文中笔者将对如何能够顺对企业档案从纸质文件到数字化的过渡时期进行管理开展进行论述，希望能够对读者提供有价值的参考。

关键词：企业档案；纸质文件；数字化文件；过渡管理

对于任何一个企业来讲，纸质文件的建立，都是推动企业发展的基石，但是，在保存的过程中，纸质文件具有难保存、易损坏、易丢失的特点，为文件保存工作带来了一定的困难。随着社会发展进程的不断推进，数字化管理已经成为企业管理中的重要形式，在有效的节省管理时间、程序等多方面起到重要作用，从而提高管理效果。应用数字化方式保存文件可以对纸质文件保存中的缺陷进行弥补，但是，怎样才能够有效的完成纸质文件向数字化过渡的管理是当前亟待解决的问题。

一、企业档案数字化的重要性

（一）更好的保存原有档案

从历史发展的角度来看，档案在此过程中有着不可忽视的作用。在很长一段时间内，档案主要是以纸张为载体，由于纸张本身存在易损坏的特点，造成档案保存的安全系数较低。如果使用数字化方式保存档案，在网络环境下进行传输，在计算机中保存，不仅能够确保档案的完成性，同时也能够延续档案保存的时间。另外，数字化保存更有利于档案的备份。以一些较大的企业为例，一般来讲，具有几十甚至几百年的发展历史，档案需要永久保存，使用数字化方式，可以将档案上传至云文档，极大限度的实现了永久保存的可能性。

（二）提升档案的利用范围、价值

众所周知，以纸张为载体的档案，只能存于一个地点，并且在同一时间仅能够供给一个人或者一个部门使用，严重局限了档案的使用范围。但是，采用数字化的档案形式，在人们需要时，只要登录相关的网址或者登录验证即可使用。实现了同一时间内供多人使用的目的，扩大档案使用范围，实现共享性。另外，在不同地域内的档案需求者，可以通过互联网传输的方式，在不同时间、不同空间内，使用同一份档案，节约传统纸质档案传输的时间和环节，提高档案的利用价值。在人们需要时，在计算机中通过连接查询、检索，即可找到需要的档案[1]。

二、企业档案从纸质文件到数字化的过渡管理具体措施

（一）加强电子档案整理

首先，做好分类、排序工作。有相关工作人员按照文件名称、文件编号等归档当方式，严格按照规范的程序将零散、杂乱的文件进行归档，并标准清晰，以便查找。由于在电子文档整理的过程中，著录标引具有不可忽视的作用，该环节的工作质量对于未来保存以及使用电子档案重要影响，因此，相关工作人员应当对此加以重视[2]。其次，数据库的建立。在企业生产、经营的活动当中会产生多种类型的档案，因此，为了确保档案整理的科学性，需要根据档案分类要求制定相应的分类方案。

（二）加强电子档案的归档

对电子档案进行归档，即利用可移动储存设备，比如：光盘、U盘等，将在计算机或者网络上拷贝的文件刻录下来，对电子文件进行长期保存的工作过程。首先，归档范围的确定。归档范围确定的准确性，直接影电子档案的质量，因此，在对需要保存的电子文件进行归档时，需要严格按照相关的规定标准进行，分别对文字类、影像类等分类的质量要求归档，同时确保档案的完整性。其次，归档时间的确定。一般来讲，每次归档工作之间会相隔较长一段时间，比如：一年一次或者一个任务完成时。最后。归档方法的确定。严格按照文件的归档要求與标准进行，通常选择通用、标准的格式[3]。

（三）加强保存、维修电子档案

第一，确保载体的安全性。在保存电子档案时，尽量选择质量优良的光盘、磁盘的保存方式，同时要做好避免介质发生物理变化的工作，也就是对保存温度、湿度进行控制；避免出现鼠蚁嗑咬的现象；为其配置专门的保存柜；做好避光、防尘工作；还要避免有受外力挤压变形等[4]。第二，确保档案的准确性。无论是应用哪种载体对电子档案进行储存，在使用时，都需要通过利用计算机将数码形式储存的档案展示给需要的人员，而这种肉眼无法看见的转化过程具有一定的复杂性。因此，除了要保存档案的储存载体不受到破坏，还要明确、保存存储的档案依赖的技术、数据结构等相关内容。

（四）控制电子档案的访问、传输过程

对电子档案的访问加强控制，是提升电子档案安全性的重要措施。具体来讲，在公司内部的人员均有使用档案的权利，但是，由于人员素质不统一，很容易在这个过程出现档案丢失、损坏的现象。因此，企业应当根据内部工作人员的管理权限、职位等对档案的访问权限进行级别设定，并设置必须通过注册登录认证之后才能够使用的限制方式。在系统中设定相应的跟踪系统，即当使用档案的人员在使用档案开始，系统将自动对使用者的身份、使用范围等进行确定，一旦发现非企业内部人员或者非法使用档案，系统将自动关闭，以此提升档案的安全性。相关管理部门需要针对企业内部档案使用的实际情况，设置私密档案权限保护，并在档案目录以及搜索连接上明确的标注，查找人员一定要经过严格的查阅访问程序才能够阅读，对于一些未经单位或者相关部门批准许可的公开档案，任何人不得复制、下载、私自修改或者向无关人员透露。对于不能够满足档案使用级别权限的人员，如果想要使用超出权限的档案，需要向上级部门或者有关部门提交申请，得到许可之后，可以阅读档案[5]。

（五）提高企业内部人员的素养

无论是档案的储存、使用都无法离开企业内部人员，因此，企业内部人员的素质对档案管理质量具有非常大的影响。因此，为了能够更好的完成企业档案从纸质文件到数字化转化过程中的管理工作，企业应当对内部人员加强培训。首先，针对于档案管理人员，不仅要提高其思想意识，也要提升其计算机等相关软件、程序的操作技能，避免相关人员在工作方式转化时无法适应。设定相应的考核制度，并将考核成绩与个人利益相结合。对于日常工作态度端正、考核合格者，可上岗录用，根据日常工作表现，可给予适当的奖励，对于工作态度消极，考试不合格者，可通过调岗、降至等方式进行处罚[6]。另外，针对于普通员工应当加强数字化档案管理工作的宣传工作，使其能够认识到档案的完整性、正确性对于企业的重要性，让所有内部员工都能了解，在企业发展的进程中，企业档案管理质量具有着不可忽视的作用，提高其在使用过程中的思想意识，尽量避免发生盗取、损坏的事件。

结束语：

总而言之，企业档案从纸质文件到数字化的过渡管理是时代发展下，企业必然经历的阶段，做好这个阶段的档案管理工作，不仅关系到档案保存质量，更关系到企业未来是否能够可持续发展。因此，企业内部的管理人员应当对此加以重视，从加强电子档案整理、加强电子档案的归档、加强保存及维修电子档案、控制电子档案的访问及传输过程、提高企业内部人员的素养几个方面加强企业管理工作，从而提升过渡阶段的管理质量。

参考文献：

[1]王莹. 浅谈电子文件与数字化档案的管理目标[J]. 决策与信息， 2015（21）：125-125

[2]翁军. 纸质档案数字化加工管理风险分析和对策[J]. 广西电业， 2017（7）：29-31

[3]张欣梅. 企业科技档案信息数字化过程中的安全管理与控制[J]. 黑龙江档案， 2015（6）

[4]刘旖羽， 袁斯坦. 纸质与电子工程档案共存期管理问题浅析[J]. 现代企业， 2017（2）：28-29

[5]王莹. 浅谈电子文件与数字化档案的管理目标[C]// 决策论坛—科学制定有效决策理论学术研讨会. 2015

[6]张翠翠. 电子文件与纸质文件并存期档案管理工作的思考[J]. 黑龙江档案， 2015（5）