解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

何丽芬

[摘 要] 随着我国市场经济的快速发展，人事档案管理工作已经成为事业单位的重要内容之一，通过事业单位人事档案管理能够及时了解单位内部人员的整体状况，同样人事档案也能够反映出事业单位发展的轨迹，为事业单位进行人事管理，优化内部组织结构提供参考依据。在网络化的推动下，传统人事档案管理已经难以适应现代化的发展要求，因此进一步提高事业单位人事档案管理的规范化具有重要意义。那么提高事业单位的人事档案管理规范化有什么样的意义，事业单位人事档案管理中存在哪些问题，又该通过什么样的措施来提高人事档案管理的规范化水平，本文就这些问题进行探讨。

[关键词] 事业单位；规范化；人事档案；问题；措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 070

[中图分类号] G275.9 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）05- 0172- 02

0 引 言

档案管理是事业单位人力资源部的重要工作，人事档案材料涉及每个事业单位员工的基本信息，通过人事档案的调取，事业单位能够判断是否对单位内部人员进行考核、培训、升迁、加薪。另外，事业单位档案管理水平也能够有效反映单位的人力资源状况，其管理是否规范、高效也决定着档案资料是否能够发挥其应有的作用，因此加强事业单位人事档案管理工作的规范化尤为重要。

1 加强事业单位人事档案管理规范化的重要意义

1.1 规范化的管理有利于提高档案管理效率

随着我国市场经济的快速发展，尤其是企业单位用人制度的改革，事业单位用人也采取合同制的方式吸纳优秀人才，在事业单位的长期运行过程中，会有大量人员的流动，人员档案材料成为事业单位了解人才状况、实施人才调动的主要依据，因此建立规范化、高效化的人才档案管理机制显得尤为重要。对人事档案进行规范化管理能够有效提高人事材料的使用率，第一时间掌握所需要的人事材料；事业单位人事档案的规范化管理也能够确保人事档案的真实性、准确性，一旦工作中需要查阅就能够按照流程快速地找出相关资料，减少查阅时间，提高查阅效率，节省大量人力，确保事业单位工作的顺利实施。

1.2 人事档案规范化管理，能够反映事业单位发展状况

人事档案记录了事业单位人员的整个流动过程，能够见证事业单位每个时期的人员情况，反映事业单位当时的发展状况。事业单位的发展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而随着事业单位的发展壮大，其人员流动以及规模也会不断扩张，从侧面也就反映了事业单位的发展状况，这是事业单位的潜在资本，对于事业单位进行人才培训，筛选符合事业单位发展的人才具有重要指导意义，能够为事业单位发展提供人才基础。

1.3 规范人事档案有利于优化人才选择机制，吸纳人才

首先，人事档案记录了每个人员的入职、发展、升迁、离职等基本情况，对于事业单位筛选人才具有重要意义。通过人事档案记录，事业单位能够判断自己需要哪种类型的人才，这样在招聘新人的过程中，事业单位就会按照这些要求进行招聘，有利于人才的吸纳；其次，通过人事档案，事业单位能够发现现有人才中存在的不足和问题，这样就能够根据这些问题开展集中化的培训，提高事业单位内部人员的整体素质；最后，事业单位还能够根据人事档案记录对人员进行岗位调动，对表现良好，能力突出的人员进行表彰和升迁，对表现不好，能力一般的进行再次培训，对不思进取，影响恶劣的人员进行开除，提高事业单位人员的整体工作效率和综合素质。

2 事业单位档案管理中存在的问题

2.1 规范化管理意识薄弱，缺乏高效的档案管理意识

在事业单位发展过程中，尽管事业单位的规模以及生产力水平在不断提高，但是在人事档案的管理方面却没有提高，主要是因为管理人员没有重视到档案管理的重要性，在管理过程中存在疏忽漏洞现象，在档案管理过程中，不能对档案管理人员进行及时的培训，没有顺应科技发展的要求更新档案管理设备，这些都是档案管理意识薄弱所引起的。

2.2 受传统档案管理模式的影响，档案管理存在不规范性

档案管理工作是一个长期而持续性的工作，因此在长期的管理过程中会形成惯性，一旦养成固定的管理习惯再想改变就比较困难。在事业单位的发展过程中，传统档案管理方式影响较深，管理方法比较陈旧，档案管理基本依靠人工完成，办事效率低，难以跟上信息时代的发展步伐；另外，在管理过程中往往存在许多漏洞，从档案的安全保密、档案借阅、原始档案的备份等环节都没有形成统一有序的规章制度，因此档案管理也十分不规范。

2.3 档案管理人员专业化水平不高，规范化有待提高

在事业单位的档案管理工作中，很多档案管理人员都不是档案管理专业的管理人员，大多都是从单位内部选择的，没有一定的档案管理经验和基础，根据事业单位需求而进行的档案管理，管理意识薄弱，管理规范性不高，尤其是随着事业单位的不断发展，人员流动的加大，对档案管理的专业化、规范化要求更高，但是很多事业单位为了降低管理成本，没有对档案管理人员进行补充，这也加剧了管理的混乱。另外，事业单位档案管理制度比较简单，没有完整的档案管理制度和操作依据，档案人员编制较为随意，这些都是影响档案管理规范化不能实施的重要影响因素。

3 提高事业单位档案管理规范化的措施

3.1 重视档案规范化管理的宣传教育，强化管理人员管理意识

实现规范化的档案管理模式，首先就要做好档案规范化的宣传教育工作，将精细化管理理念引入到档案管理工作当中，提高管理人员的精细化管理意识。在档案管理工作中，要加强对档案的宣传教育讲解，提高内部人员的重视度，让档案管理人员意识到档案管理对事业单位发展的重要意义，加强档案工作的收集和利用工作。首先，可以丰富档案信息的收集渠道，建立完善的档案信息收集体系，以事业单位内部各部門为主，做好每个部门人事档案的信息整理和完善，建立高效的人事档案收集渠道；其次，建立档案材料的联动机制，将事业单位人员的基本信息纳入到档案信息的收集中，如工资、工作时间、家庭情况、学历、职称、奖罚状况等，只有如此才能完善档案管理机制；最后，要将档案管理工作纳入到事业单位年度考核工作当中，只有这样才能进一步强化档案管理意识，提高档案管理的规范化。

3.2 优化档案管理机制，为实现规范化管理奠定理论基础

健全档案管理机制是实现规范化管理的基础和保障，因此要对档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。首先，对档案管理制度进行公布，确保档案管理制度能够落实到位，确定档案管理的主要人员，并由负责人对档案管理进行监督管理；其次，召开档案管理规范化会议，通过管理制度的制定、管理人员的升级等确定一个较为规范化的档案管理机制，保障档案实施的规范化运行；再次，做好档案管理的宣传工作，要求各部门与档案管理部门做好协调，确保档案材料收集的准确性、档案资料使用的便捷性、档案借阅的安全性等；最后，责任落实到位，对档案管理工作进行监督管理，确保人事档案管理的安全性、规范性、科学性、高效性。

3.3 提高档案材料收集、整理的规范化操作水平

在人事档案管理过程中，最基础的工作就是档案材料的收集与整理，只有确保这个过程规范化才能确保档案材料的完整性、准确性、规范性。档案材料收集整理工作是长期的，贯穿于事业单位发展的整个时期，因此提高资料收集、整理的规范性尤为重要，要做到这点，首先，要对信息收集内容进行严格审核，拓展信息收集渠道，根据人事特点及时有效地收集一手资料，对于资料不全或者信息不足的档案做好备注，后期进行完善和补充；其次，对材料的收集过程以及材料的整理过程进行严格监督，定期进行检查，确保材料的真实性；再次，对收集的材料进行归类整理，便于档案的查找和使用；最后，根据事业单位要求以及国家档案管理要求对档案管理标准和信息收集范围进行确定，不断完善和补充档案信息，提高档案管理效率，做好档案统计分析，提高管理的规范化水平。

3.4 推进档案管理的信息化水平，提高管理效率

档案信息化的发展不仅能够提高档案管理的规范化水平，也能提高档案材料的使用效率，因此，推进档案管理的信息化水平尤为重要。信息化管理的最大优势就是规范化、便捷化、快速化，能够在短时间内通过搜索引擎找出所要查找的档案材料，另外还能够实现网络化管理，可以将传统纸质档案数据信息数据化，通过大数据处理提高档案信息的数据传递性，从而建立网络化档案管理体系。网络化档案管理就是档案管理标准化的具体体现，在档案信息数据化的转化过程中，会通过统一的操作模式，统一的处理体系，实现档案信息的统一化管理。在推进档案信息化建设的过程中，首先，要完善档案信息化管理的基础设备，加大基础设备的投入，如购买必要的电脑、数据处理器等；其次，要构建自己的档案信息化管理体系，完善体系建设，提高电子信息化的使用效率；最后，建立完善的档案网络信息化规章制度，确保信息化建设的规范性、科学性、高效性。

4 结 语

人事档案管理的规范化能够有效提高事业单位的管理水平，对事业单位的发展具有重要意义，因此要不断提高档案管理的规范化水平。在大数据时代的背景下，事业单位也要加快网络化档案管理体系的建设力度，结合事业单位发展的具体情况，不斷优化档案管理的规范化。

主要参考文献

[1]杨丽丽.新时期人事档案管理工作的对策与思考[J].黑龙江科学，2014（10）：137.