探讨新形势下如何推进企业档案信息化建设

张 杰，朱传英

（1.四川省攀枝花市攀钢集团有限公司综合服务中心档案馆，攀枝花 617062：2.攀钢集团物贸公司，攀枝花 617023）

1 完善基础设施配备

（1）硬件建设方面。企业档案信息化建设中尤为重要的一部分是需要将现有档案进行数字化处理。其中包括纸质档案，如文字、图片、图纸等，此外还包括音频、视频、网页等不同数据类型的档案文件。档案信息的收集、录入、整理、编制等各个环节，都需要利用计算机在网络上进行操作，都离不开先进的高科技设备。所以，在硬件建设方面，企业应根据自身的不同需求，配置相应的计算机、扫描仪等信息处理设备。

（2）软件建设方面。除了优化硬件设施的配置之外，企业还需要完善档案管理系统的建设。目前市场上企业档案管理软件种类繁多，但功能大体相似，不能完全适合每个企业对于档案管理的要求。因此，企业往往缺少具有针对性的档案管理软件。企业可以组织研发人员根据自身需求来开发档案管理软件，虽然表面上会增加投入成本，但配备一套实用的档案管理系统，对后期的工作将起到事半功倍的作用，更加有利于推进企业档案档案信息化建设工作的发展。

2 建立档案信息化标准体系

（1）档案信息化建设需要遵循国家标准。企业档案信息化建设需要统一、规范的规章制度来保驾护航。只有在规范化的制度之下，才能使企业档案信息化建设工作有规可循，有法可依。尽管目前，相关部门已出台文件来保障电子档案管理工作的顺利进行，但在现实中，由于一些企业没有严格执行国家标准，容易造成重复建设或互不兼容的现象。比如，当企业需要更换新的档案管理信息系统时，可能会由于开发语言的不同导致先后的数据无法融合，频繁提示出现系统错误，这对于企业档案信息化建设进程来说是一大阻碍[1]。因此，任何企业都应该在遵守国家标准的基础上，建立健全自身的档案信息化标准体系。

（2）建立健全管理制度。建立规范合理的管理制度对于企业档案信息化建设工作整齐有序的进行起到保障作用。规范合理的管理制度应该对关于档案管理的部门职能、工作流程、岗位职责以及注意事项等进行明确规定。

3 建立安全防护体系

在信息化的时代下，企业机密泄露事件时有发生，将会给企业带来难以估量的损失，因此，维护网络信息安全、防止泄密成为每个企业的必备功课。泄密事件极易发生在电子文档的传输过程中，所以要保证电子文档的安全防护，需要制定完善的电子文档传输程序，利用技术手段抵御病毒、黑客的入侵。

（1）制定机密信息保护制度。对于档案中的机密信息，企业应该进行进行算法加密，严格管理。企业需要制定机密信息使用权限，防止无关人员随意接触。而相关人员则需要签订保密协议，保证机密信息不通过人为方式外泄。此外，企业还应该加强对机密信息的管理，建立识别机制和退出机制，对新的机密信息做到及时更新，同时对过时的机密信息做到及时清理。

（2）制定信息资源共享制度。企业档案信息化建设可以通过创建档案信息传播的共享平台，提高档案信息的传播速度和利用价值。资源共享是企业档案信息化建设工作的重要目标，为防止在共享过程中出现泄密现象，企业需要严格制定规则，在查询、复制、传输等方面制定分级制度，既要对档案信息进行分级，明确各级的档案信息的不同传播范围，也要对用户进行分级，明确各级用户的不同访问权限。

（3）制定信息审计制度。企业还需要成立信息审计小组，对企业档案信息化工作进行全程监控。为了确保工作的顺利进行，企业需要制定规范的审计和监控流程，以制度来保障小组人员对整个档案信息管理系统实现安全监测和准确评估，对信息泄露风险进行提前预警，并提出防范风险方案。

4 建立信息化人才队伍

（1）接受先进的管理理念。企业档案信息化作为一种必然发展趋势，需要企业自上而下、从领导到员工从思想意识上作出转变，改变落后和轻视的思想观念，从内心认可档案信息化对企业发展起到的重要作用。企业档案信息化建设不是简单的把纸质档案进行数字化管理，而是有其深刻的内涵，企业档案信息化最终要实现的目的是，档案信息资源的网络化和共享化。企业相关部门应该紧紧围绕档案信息化的核心价值，对企业的发展方向提供数据上的参考。

（2）培养专业管理人才。企业档案信息化建设是一项长期工作，需要档案管理人员不断学习、不断提高业务素质，跟上档案信息化建设高速前进的脚步。为了建设一支高素质的专业人才队伍，企业应该注重对员工进行定期培训。

5 结束语

档案信息化建设是未来发展的大势所趋，但也需要一个长期发展的过程。在配备完善的硬件、软件设备的基础上，需要建立健全管理制度和安全防护制度，并且建立一支高素质的人才队伍，为企业档案信息化建设工作顺利进行提供有力的保障，为促进企业的宏伟发展打下夯实的基础。

[1] 高丹.企业档案信息化建设中存在的问题及改善措施[J].现代国企研究，2016，5（下）.