浅论档案实体的安全问题

邢艳波

摘 要：在现阶段的发展过程中，国家对档案管理方面的工作越来越重视，很多地区为了强化档案安全管理工作，投入了大量人力和资金成本。近年来，档案实体的安全管理问题更是成为很多地区重点的研究对象，一些社会人士和档案研究工作者也参与其中，为档案事业的发展贡献力量。本篇文章就档案实体的安全问题展开简单论述，并提出了一些个人观点，希望能对档案事业的发展有所帮助。

关键词：档案实体；安全问题；探究

随着国家整体发展水平的提高，城市化进程加快，档案管理事业的发展也随之成长起来。档案与人们日常的工作和生活有着密不可分的关系，更对人类社会的发展有着重要影响。因此，档案的安全管理逐渐成为相关部门重视的部分，尤其是档案实体的安全问题，更是得到了社会各界广泛的关注。

1 档案实体安全的内容

档案实体安全主要是指档案的保管安全，就是利用现有的条件，确保档案的完整和保密，不会让档案被泄露，尤其是科技的发展，在先进技术得到应用的同时也发生了很多的问题，有很多的人会通过这些科技手段来获取国家机密或者是一些信息，这些信息的泄露会对国家造成严重的影响，档案的保管就是将档案进行归类整理后，按照档案的成分和状况做好保护措施，这档案实体的安全主要是包括以内容：制度安全、机制安全、技术安全和物质安全，这几个方面的档案实体是档案实体安全的广泛内容。

档案保管主要是对档案实体的日常维护和管理，让档案实体不会出现任何的损坏，因为我国的档案主要是纸质档案，对档案的保管就有着严格的要求，档案不能够放在潮湿的地方，如果放在了潮湿的地方就会对档案造成损坏，一定要注意档案的保管工作，在进行档案保管的过程中，除了需要对档案自身进行关注外，还要对管理档案的人员及时的培训，增加档案管理人员的安全意识，提高档案工作人员的责任意识，档案管理人员是直接接触档案的人员，只有将档案工作人员的安全意识得到提高，档案的保管工作才能够顺利进行。

档案库房安全，档案库房是保管档案的地方，如果存放档案的库房出现了问题，就会影响档案的安全，因此档案库房应该保持整洁和卫生，档案库房也不能够出现在潮湿的地方，如果出现在潮湿的地方就会导致纸质档案受潮，极容易发生损坏的现象。

档案装具安全，档案的装具也会影响着档案的安全，如果档案的装具出现了问题，就会导致档案的寿命缩短，因为我国的档案大多数是纸质的档案，如果是纸质的档案就需要多加注意，因此存放档案的装具一定要满足经济、耐用、美观和方便，档案装具的使用还要提高档案的库容量，档案装具是保护档案的主要工具，也是档案馆中的主要设备，一定要注意装具的存放。

2 损毁档案实体的因素

人为损毁主要是由于人为的破坏、盗窃和工作人员在搬迁、包装、整理、取放、查借阅过程中的粗心大意和疏忽所造成的。影响档案寿命的内在因素主要是指档案本身的质量，即档案制成材料与字迹材料的质量，它们对档案的寿命有直接影响。影响档案纸张材料耐久性的因素很多，纸张造纸纤维的主要化学成分-纤维素、半纤维素和木质素的含量，纤维的形态，纸张生产过程带来的有害化学杂质等，这些都是容易使纸张发黄变脆，损坏档案材料的本质因素。损毁档案的外在因素是指保管档案的条件和周围环境中各种有害因素对于档案的破坏，外在因素可归纳为以下几个方面：自然因素。档案存在和运用于自然界之中，自然界中的水灾、火灾、风灾、地震等自然灾害时常发生，直接危害着档案的安全。环境因素。环境条件不符合档案保管的有关标准会对档案的安全造成一定的危害。如不适宜的温湿度和无防火、防水防有害气体污染、防盗、防光等设施和措施，都会给档案带来不利的影响。管理因素。管理因素包括档案保管的法律法规、标准制度和工作人员的素质、心理、责任心。如果没有建立健全的规章制度，如库房管理制度、应急救援预案及档案查借阅审批制度、工作人员的岗位职责等，将会给档案安全带来一定的损坏。

3 提高档案实体的安全防范方法

3.1 提升专业思维模式

档案实体安全管理的思维模式对其系统运作起着至关重要的作用。有效的提升相关工作人员专业化的思维模式，对管理工作的开展有所帮助，具体提升方式有以下几点。一是，相关工作人员一定要明确档案实体对国家发展的重要性，不可在工作过程中出现马虎、大意等情况。二是，档案实体管理部门应该定期对相关工作人员进行专业培训工作，让工作人员提升档案实体安全管理素养的同时，加强对相关知识的学习和吸收，从而更好的在工作中发挥最优水平。三是，档案实体管理部门还要加强对档案安全管理方面的宣传工作，让安全管理意识深入每个工作人员的心中，从而提升工作人员整体工作水平。四是，档案实体安全管理工作人员要有良好的工作态度，对自身工作有高标准、严要求，这样才能降低档案实体安全事故的出现。

3.2 严格按照规章制度进行档案实体安全管理工作

严格按照规章制度进行档案实体安全管理工作，也是提高档案实体安全管理质量的有效方法之一。具体做法从以下几个方面体现。（1）科学合理的规章制度是档案实体工作顺利开展的重要依据，所以相关工作人员在进行工作任务前，一定要对相关的规章制度有所了解，这样才能为后续工作提供便利条件。（2）档案实体管理部门还要根据社会发展的情况，更新变革不符合时代要求的规章制度，并对科学有效的规章制度加以创新理念的引入，以便档案实体管理工作能够持久展开。（3）对一些特殊的规章制度要加强重视。档案实体管理规章制度是由很多不同种类的种类的规章制度建立起来的，具有明显的多样性。如档案查阅制度、技术管理制度和应急制度等，都对档案实体安全管理有着重要影响。因此，档案实体管理部门要根据不同类型的规章制度，进行不同方式的优化处理，这样才能让档案实体管理系统中的每个部分，都能安全顺利的运行。（4）加强对档案实体管理的监督工作。档案库房在档案实体安全管理过程中扮演着重要的角色，如果管理不当，就会对档案信息的安全有所影响。因此档案库房相关监管人员，一定要按照相应的规章制度进行监督管理工作，同时还要加强对相关档案实体管理设备的重视程度，定期进行故障排查，为档案实体安全管理系统的顺利运作提供便利條件。

结束语

从上面的内容可以看出，档案实体的安全管理不仅影响着档案事业的发展，还对国家发展与建设起着至关重要的作用。在档案实体安全管理工作开展的过程中，相关工作人员不仅要根据各地区实际发展的情况制定妥善的管理方案，还要在原有管理体系的基础上，加强档案实体安全预防工作的展开，通过这些方式，才能为档案实体安全管理工作的顺利开展提供条件，为国家档案事业的整体发展贡献力量。

参考文献

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