基于办公自动化环境下的医院档案管理探讨

赵越

摘 要：随着国家科技实力的提高，很多领域在发展过程中都有了明显的突破。近年来，医疗领域的发展水平也有了明显的提升，尤其在医院档案管理方面更是取得了不小的进步。由于传统的档案管理方式已经不能满足现代社会发展的需要，在加上办公自动化全面普及，如果医疗领域不紧跟时代步伐，对档案管理方式和工作理念进行更新变革，那么不仅会为档案管理工作的开展增加难度，还会在一定程度上阻碍医疗领域的发展。本篇文章就办公自动化环境下医院档案管理方面的内容进行简单的论述，并提出些许观点，希望能对相关人士的研究有所帮助。

关键词：办公自动化；医院；档案；管理

档案管理工作是各医院运作过程中重要的部分，也是医院平稳发展的必要条件。在近几年的发展中，很多医院为了提高档案管理效率和质量，不仅会对管理工作中存在的不足之处进行及时的改进与完善，加强档案管理队伍的建设，同时还会合理的利用办公自动化环境来简化档案管理流程，减轻档案管理人员的工作压力，以此来提高医院档案管理整体的水平。但是一些医院在办公自动化环境下开展档案管理工作的时候，还是会由于一些因素的影响而出现问题，如工作人员专业水平欠缺或办公设备出现故障等。所以需要医院对档案管理体系和注意事项进行进一步的完善。

1 办公自动化环境下医院档案管理中存在的问题

1.1 电子档案的保密性和安全性不强

由于办公自动化环境下的档案管理工作在开展过程中，主要依靠网络技术来进行档案的搜集、整理以及存储工作，所以电子档案的保密性和安全性会在一定程度上受到威胁。在保密性方面，由于网络技术的发展与进步，很多不法分子通过网络来盗取档案信息或机密文件，从而来获取经济利润或危害社会发展。所以医院电子档案的保密性会随着网络技术水平的提高而逐渐下降。如果档案管理部门不加强电子档案保密性的重视，或通过先进的保密技术对电子档案加以管理，那么就会严重威胁医院整体的发展。在安全性方面，由于现阶段很多医院在进行档案管理工作的时候，都会将患者的档案信息或资料以数据的形式存放在计算机或电子存储设备中，这样既方便档案的查找，又方便档案的管理。但是计算机或电子存储设备会由于一些突发情况的影响，而导致其中的档案信息收到损坏和丢失。如果相关管理人员没有对档案信息进行备份，那么就会给档案管理工作的开展造成严重的阻碍，同时还会在一定程度上损害到患者的个人利益，降低医院整体形象。

1.2 档案管理人员综合素质较差

由于办公自动化环境下的档案管理工作需要相关工作人员能够掌握先进的管理技术、管理原则和管理理念等，同时还要对信息技术和电子技术等有一定的了解，这样才能为档案管理工作的开展奠定良好基础。但是医院档案管理中会存在一些老员工，他们仍然保持传统的管理方式。另外，一些员工还不能够充分的掌握现代电子档案管理方式，需要对其进行相应的培训和指导。但是一些医院不注重对档案管理人员的培訓，所以间接的影响了档案管理工作的开展。

1.3 医院档案管理不规范

医院档案管理的办公自动化虽然给员工工作带来了诸多便利之处，但同时也衍生出很多问题。这些问题的产生很大程度上是由于档案管理缺乏规范、系统的管理标准。例如，随着办公自动化的发展，很多员工对重要的档案信息进行了电子存档，但是却忽略了纸质原稿的保存。再如，在用打印机打印材料，传真机传输与接收材料过程中，忽视原底稿，将复印件作为底稿存档的现象很常见。也就是说，办公自动化后，医院电子化档案管理实施方面缺乏健全、统一的标准，不利于档案管理效率的提升。

2 提高办公自动化环境下医院档案管理水平措施

2.1 加强网络监管

在办公自动化环境中，维护电子档案管理的安全性，尽可能排除一切网络安全隐患，提高电子档案信息的客观、真实性显得尤为重要。这就要求，医院要强化网络安全系统建设，建立一个完整、系统、安全、可靠的信息化电子档案网络系统。具体来说，医院可以通过加密网络信息系统、使用防火墙、设置权限等方式减低网络安全隐患，还档案管理一个宁静、真实的外在环境。例如，在档案管理工作中，为了防止因人为恶意修改而造成重要文档信息被破坏、丢失或盗用等，工作人员可以对重要文档进行加密处理，或者进行权限设置，将不符合查询与阅览文档的人排除在外，减少安全隐患。网络监督的方式多种多样，医院要选择适合自身的方式强化网络监督。例如，可以对系统网页进行设置，当不法分子访问网页时进行适度的拦截。

2.2 注重标准、规范管理

为提升医院电子档案管理效率，医院档案管理必须做到统一标准、规范管理。具体来说，可从以下三方面着手：第一，文书管理与电子档案管理要做到统一标准。文书管理与档案管理分属于不同的管理部门，文书部门负责文档前期工作，而档案部门负责文档接收、规整、管理等后期工作，但二者在管理上要规范体制，统一标准，这样才能使二者相互配合，相互协调，共同服务于医院管理工作开展。第二，制定规范、统一的档案管理业务流程进行标准。办公自动化环境中，医院档案管理必须要有严格、规范统一的管理流程与标准，以此来引导工作人员规范进行，提高电子档案管理效率。第三，统一技术操作标准。电子档案管理与纸质档案管理不同，需要有统一的技术操作标准。

2.3 提升员工综合素质

近年来，我国医疗卫生事业呈现出蓬勃发展的趋势，与此同时，各式各样的新技术、新内容正广泛应用于医院档案管理中，这对档案管理人员的综合素质提出了严峻的挑战。因此，针对当前档案管理人员素质低的现象，医院应强化对工作人员的培训工作，循序渐进提升其综合素质。具体来说，医院应做到以下两点：首先，把好档案管理人才招聘关。人才招聘是医院进行档案人才管理的第一步，招聘人员要严格依照招聘流程，挑选理论扎实、经验丰富、信息技术水平高的优秀人才充实档案管理人才队伍。在招聘中，要禁止“裙带关系”，做到“任人唯贤”。其次，要强化对新人与老人的培训。要对新人做入职前培训，使其尽快上手，轻松投入工作。

3 结束语

如今，很多医院在进行档案管理工作的时候，都能充分的利用办公自动化环境来提高档案管理效率和水平。一些医院还会对档案管理方式和理念进行相应的调整，将更多的新技术、新设备应用到办公业务中，以此来为医院档案管理工作的开展提供便利条件。但是仍然有一些医院在进行档案管理工作的过程中，不重视办公自动化环境的利用，有些医院仍然保持着传统的档案管理方式，既影响管理工作的开展，又阻碍医院的可持续发展。所以在未来的发展中，各医院应该善于利用办公自动化方式来进行档案管理工作，同时还要对档案管理工作中存在的问题进行及时的处理，摒弃传统老套的档案管理方式。这样才能在一定程度上提高医院档案管理效率和水平，让办公自动化发挥出真正的价值。

参考文献

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[3]邓健.基于办公自动化环境下医院档案管理研究[J].大东方，2015（10）：107-107.