论强化档案管理的重要性

李英蕾

摘 要：档案管理对于国家政府机关特别是基础建设相关职能部门作用尤为重要，档案是对于工程基础内容、原始数据的真实记录，强化档案建设和管理有利于建立丰富和完善的数据和知识宝库的同时提供完善的经验和管理基础，档案管理系统尤为重要。本文重点在于简述档案管理的重要性，希望能够为相关部门提供理论支持。

关键调：强化 档案管理 重要性

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）11（c）-0186-02

历史证明档案管理发挥着积极和重要的作用，是项目相关内容和全过程的原始和真实的记录，是宝贵的信息数据资源。档案的形式不局限于文字、图纸、图表和声像信息等内容，包含广泛的各种载体的文件材料，是认识和把握整个事件和项目发展规律的钥匙，使瞬间转变为永恒，档案管理发挥着重要和独特的价值和作用。

1 强化档案管理的重要性

随着经济建设和城市建设的飞速发展，政府相关职能部门对于项目的管理和控制需要逐渐提升，涉及的项目内容更加丰富多彩，涉及的文字档案内容更加多样，其中关于项目建设前期的批文，施工和管理过程中的详细记录，竣工的验收资料，管理及维护的资料等等相关内容。这些文档的意义十分重要，详尽的档案记录和管理能够真实和全面的反应项目各环节的详细情况，明确责任，对项目工程质量进行检定和评定，工程施工过程中对档案的管理和维护，对于各环节细节的把握控制都具有十分重要的实用价值。强化档案管理职能能够加强城市规划、建设和项目管理活动中将对国家和社会实用价值的内容进行有效保存，是丰富的知识宝库，是各项工作原始的、真实的记录，对于工作的高效开展具有重要的意义。

2 强化档案管理工作的重点

2.1 深入现场、强化服务工作

一个项目的现代化水平很大程度上需要从项目管理中得到体现，因此相关职能部门的项目管理和基础设施建设是对经济多功能建设的前提条件，档案管理是项目建设和发展进步的重要记录和体现，是项目规划和管理中系列工作的有效依据，对于项目档案的服务和管理工作异常重要。档案管理需要深入现场、深入基层工作中，才能掌握真实的第一手资料，档案资料的内容不仅局限于项目的业务指导、现场的跟踪和服务，档案的接收工作等等，对已经进行项目档案登记和管理的，尤其是重要影响和深远意义的伟大项目工程，更需要认真负责地进行档案管理和登记，做到清查、摸底、分析和研究等各项工作，在深入现场了解和指导的同时，需要各个职能单位和部门达成各方面的一致，对于编制档案的真实性等进行重点关注，强化各环节的有效性。

2.2 重视管理工作、提高管理水平

在项目档案中涉及多方面的工作内容，贯穿工程的全过程，因此对于项目档案的管理人员必须全程跟踪和服务项目全过程，尤其是项目建设初期，必须遵循项目建设和档案的基本规律，档案管理人员应尽早跟进项目基础建设中，对档案工作进行统筹规划和尽早收集，对于水利集团相关项目而言普遍存在档案管理缺失的现象，致使工程或者项目完成后验收环节，才慌乱中完成档案的整理，这就使得施工单位很难进行管理，加大档案管理的难度。同时对于基层施工单位而言没有设立专职的档案管理人员岗位，相关技术资料分散于各基层部门，工程技术部门、项目管理部、合同管理部等部分，一旦工程后期人员相继撤离，对于后期跟进的维护人员而言很难继续跟进项目进度。同时在档案管理中普遍存在相关资料签字等手续不完备的情况，需要相关施工单位负责人或监理人员签字确定，人员很难配合时间，拖延相关档案的管理。

根据实际项目档案管理中的实际情况，应在项目建设中加强档案的管理工作，提高档案管理人员的整体素质，无论是专职还是兼职的档案管理人员都需要增加职能培训，了解和理解各环节工作中形成哪些类型的文件材料，分离出有保存价值的档案进行归档，并按照相关的规范要求进行归档、综合素质的管理人员直接影响着档案管理的水平，这就要求管理人员参加定期的专业理论学习，不仅需要懂技术、会管理、业务精通并取得相应的管理资质，持证上岗，还要跟进各种文件的准备和标准流程的讲解和培训工作。

2.3 强化档案管理标准

档案的管理必须保障其内容的完整性和规范性，需要对档案的管理工作进行统一的管理，避免分工工作，有效避免文件的丢失和混淆，确保同一类文件能有高效地进行总结和归纳。档案管理记录着项目建设和维护的全过程，是项目技术手段的积累和经验的归纳总结。档案工作是项目总结类文件的存在，作为项目建设和管理的依据和基础，记录着项目发展的过程和趋势，对于工程材料的记录有利于后期相关部门的维修、维护和扩建，通过档案的完善管理进一步提升项目的经济效益。

档案作为项目的原始资料对于项目的抗灾、防护和灾后重建等职能具有不可替代的作用，高效的档案管理可以有效减少相关部门的工作量，提高项目工作效率，同时其对于每个技术和施工环节细节的记录，有利于施工技术的传承。

2.4 利用先进设备和资源

随着计算机技术的深入和广泛使用，建立部门之间的档案检索系统可以有效提高各部门和单位之间的档案管理水平，同时提高档案管理工作的协调能力，有利于部门间的档案利用，提高相关工作效率。根据档案的类型和性质，对于档案进行归类，收集和整理项目各相关部门的档案资料、内部文件等，并按照文件的记录形式和形成部门、类别、重要性进行科学合理的分类和编号，并且重视文件记录和档案记录的模板，按照档案文件的来源和性质进行分类，采用自然形成的编号进行高效管理。

2.5 各部门之间协调合作

强化档案管理涉及到不同领域的职能部门，相关内容不仅局限于建设、设计、施工、监理等项目的各个环节和职能部门。作为档案管理的负责方和最终归档的职能部门，必须合理处理和善于协调理顺各职能部门之间的关系，争取保持良好的相互协作学习。

项目管理中存在的隐蔽工程需要借助于建筑和监理部门进行严格把关，同时在档案管理中重点关注物资质量、建筑工地相关的材料实验报告等重要内容，进行归档方便后续的项目管控。如果出现施工方案变更，必须由建设方和设计方共同确认并签字备案方能入档，否则不予执行。所以工程竣工验收备案和工程方案管理是结合起来进行的，委托各级城建档案管理机构进行管理。

3 结语

档案是项目发展的真实数据记录，在项目管理中起到举足轻重的作用，所以必须强化档案管理工作，在档案记录和管理方面保持认真负责和一丝不苟的态度。另一方面档案管理是一项工作量相對较大的工作，需要部门间相互协作完成，同时需要制定相应的档案记录和管理调理，确保档案的齐全、完整、系统、准确，在项目建设中发挥更多的贡献。

参考文献

[1] 李苑.建筑工程档案管理问题研究[J].科技资讯， 2012（18）：159-160.

[2] 张红梅.加强档案管理信息化建设促进经济社会发展[J].华章，2011（3）.endprint