提高高校学院办公室人员的工作效率策略分析

姚丁丁

(上海立信会计金融学院，上海 201209）

在高校这个特殊的事业单位当中，学院办公室担任着一个承上启下的综合性的调节部门，1因此，学院办公室工作的优秀与否至关重要，是外界评价学院和高校的重要参考之一。而学院工作的优秀的重要衡量标准即学院工作的效率，工作效率决定着办公室工作是否顺利有效地开展，极大地考验着办公室文秘人员的工作能力和职业素养。

本文将从高校办公室工作的重要性为切入点，分析高效办公室人员在开展工作时需要遵循的原则，并从实际角度出发，针对性地提出高校办公室人员如何切实提高其自身的工作效率，给出相应的建议和策略，对我国高校办公室人员工作效率的提高有着实际意义。

1 高校办公室工作的重要性

1.1 联结高校上下的纽带和桥梁

高校中的学院办公室是联结整个学院，上至院长、中至各位教授老师、辅导员，下至学生的重要纽带和桥梁。学院中的各种事物，比如院长的日常事宜、各位老师的排课，学生的入学和毕业事宜，都有着学院办公室工作人员的参与，并且亲力亲为。虽然日常工作琐碎，但是工作量和强度都非常大。基本上哪一个环节的事情，不管是学院教职员工，还是学院学生都会第一时间找到学院老师进行咨询，而如果有一件事情做得不好，就会影响整个学院工作的进程。所以说，高校学院办公室是一个联结高校上下的纽带和桥梁，是承担着学院工作各种事宜的重要载体，是整个学院内部不可或缺的一个重要位置。

1.2 促进学校各个部门协调运转的润滑剂

高校学院办公室同样协调了学校和学院之间的工作事宜，是学校各个部门之间协调运转的润滑剂。学校的其他学院，比如校方的行政部、其他部门会有各项通知和任务，这些都是学院办公室的老师在进行相应的接洽和安排，并且协助其他部门将领导安排的各项任务做好，而在这些工作过程中，我们通常都会接触到各个部门，涉及到沟通如何将事物做到更好。学院办公室的工作人员承担大部门跨学院的工作，在各个部门之间进行消息传递和转达，将每项工作落实到实处。因此我们说学院办公室工作人员的工作是促进学校各个部门协调运转的润滑剂。

1.3 学院对外的第一窗口

无论是准备入学的学生，还是有意向入职的教职员工；无论是校内的其他部门，还是校外的各界人士，在与高校学院有往来的时候往往都会先接触学院的办公室人员。所以学院的办公室的工作人员是学院对外的第一窗口，是学院的“形象大使”。虽然学院办公室人员在处理的事物上通常是琐碎且重复的，但是他们的服务质量、亲和度、与之沟通的效率等却决定了外来者对此学院的第一印象，而很多人都会通过学院办公室这个窗口窥得学院全貌，因此学院工作人员在处理事物的效率和能力的优劣对于学院形象而言非常重要。

在意识到学院办公室对于整个学院，无论是从日常工作角度，还是提升学院口碑的角度，都有重要影响之后，我们需要探讨学院办公室提高工作效率的原则，并且切合实际地提出学院办公室提高工作效率的建议和分析。

2 学院办公室提高工作效率的原则

2.1 办公室人员需要严格遵守制度和规范

办公室工作人员会经常在全院范围内收取相应的文件和材料，对象是全院的教职工等，首先应该做到的是严格遵守相应的制度和规范，做到一视同仁，不区别对待。比如在收取材料等事宜上，应该在明确告知最后收取的时间节点后，不会特殊化对待不同级别的教职工，不在规范中寻找空隙去做一些边缘化事情。

2.2 提高应变能力和综合素质

办公室工作人员所面临的工作往往是非常繁多的，很多时候都是要同时处理各方面的事宜，极大地考验工作人员的记忆能力和综合素质。如何在这些繁多的事物中排出事情的优先级，将每件事物处理得井井有条，是每位办公室工作人员的必备素质。当很多事情同时需要处理时，办公室人员经常会担任“百事通”的角色。很多教职人员和学生遇到自己不太清楚的问题就会直接来咨询办公室人员，这个时候就需要办公室人员强大的记忆力，以及对每件事情的准确把握，首先这要求办公室员工自己对每件事情要了解和记忆得透彻明了。在各项事件的一起处理中，会遇到很多突发性的事件，这就要求工作人员的应变能力和变通能力，将事情处理得又快又好。

2.3 服从上级安排，认真对待任务

正如前文所述，办公室人员是沟通上下级的重要桥梁，那么在办公室人员的工作原则中必不可少的一项便是服从上级命令。办公室工作人员必须在充分理解领导人的意图基础之上，对其所发布的任务落实到实处，并且在过程中，协助领导人将任务的主要内容和主旨传达给其他关联人员。在实施过程中，需要随时向领导人汇报最新的进展情况，以求可以得到随时的沟通，更好地完成领导人决策，以及了解上级的意愿，认真地实施领导交代的事宜，更好地促进学院的发展。

在学院办公室人员在认真贯彻提高效率需要遵循的原则后，我们通过分析调查切合实际地提出高校学院办公室人员提高工作效率的策略和建议，以求高校学院办公室人员会有更好的综合素质提高和发展，为学院和高校的日常工作尽心尽力，提高学校的整体办事效率和服务评价。

3 提高高校办公室人员的工作效率策略

3.1 加强办公室人员的职业培训

更高效率的工作得益于专业的职业知识和培训，身为高校学院办公室的工作人员，需要具备的是与工作内容相匹配的职业素养和专业技能，并且有着与高校相匹配的知识储备也是至关重要的，它可以帮助你更好地理解高校每次下达的任务和事宜。因此，为了提高办公室工作人员的工作效率，我们首先需要的是加强办公室人员的职业培训，定期举行，组织各学院办公室工作人员进行学习和进步。这些培训应该从理论、技能和服务意识三个方面进行。

理论方面，需要定期为办公室人员进行国家政策和法律法规、学校方针和学院内部的有关规定的讲座和培训，加强办公室人员对于自身所在的学校和大环境背景下的理论知识的储备，始终紧跟着国家和学校最新政策的步伐，走在时代前列，学习最新最有效的文秘工作。

技能方面，加强办公室工作人员的办公技能，比如office技巧，excel表格的制作与简单编程，以求在繁多的事物当中能够更加快速高效地处理不同的事物；word的编辑与排版，可以在通知或者传阅文档时能够有更好地宣传效果；ppt的制作和技巧，在对最新的规章政策对教职工进行宣讲的时候能够有更好地展示。

服务意识方面，是指对办公室工作人员职业精神的培训和教育。端正办公室人员的奉献精神和服务意识，能够对每一个前来咨询、办理事物的人员，无论是高等级的教职员工还是学院学生，无论是在与高校其他部门的对接还是校外人员的来访中，都能够耐心细致地做出回应和处理，用自身的实际行动服务所做的每项工作，为高校学院的发展和前进做出更大的贡献。

3.2 设置科学的晋升考核机制

科学的晋升考核制度在促进工作人员的高效率工作上有着至关重要的作用，对于办公室工作人员也不例外，有利于激发办公室工作人员的工作积极性。高校应该根据自身的实际情况，设置晋升考核机制的标准，周期可以在半年到一年，这样能够随时促使工作人员更加积极乐观地工作。考核的标准可以具体分为任务完成情况、与人和谐相处情况、有无违反法规情况三类，并且由全体学院人员共同监督和参与，以保证考核标准的公平性。

任务完成情况，我们可以根据任务下达和结束的时间，来评判办公室工作人员的完成情况，有无拖沓工作，是否不及时处理工作、工作的完成度等来进行考核和评判。

与人和谐相处情况，办公室工作人员无可避免地要与学院内部各层人士，学校上下各上下级进行沟通和工作的交接，因此与人和谐相处也应该放在考察范围之内。可以按照教职工和学生对学院办公室人员的测评来进行与人和谐相处情况的考核。通过他人的定时测评可以更加端正办公室工作人员的工作态度，互相监督有助于形成良好的循环，也可以让办公室人员通过测评结果及时地审查自己的工作状况，以便进行改进。

有无违反法规情况，可以按照一个月的月末考核一次，定期考察办公室工作人员的工作是否符合相关法律法规规定，有不符合的地方一定要一时间发现并制止，以防有连锁性的反应，出现更大的纰漏和问题。

只有在实际工作中，不断地完善这些考核机制，并且根据这些对办公室工作人员进行等级评定，并且选拔出高素质的办公室人员进行晋升，才能够在整个高校各个学院的范围内，对办公室工作人员形成良性竞争，让大家向优秀人员看齐，更好地做好本职工作。

3.3 严格实行绩效奖惩措施

除了上述提到的加强职业培训和设置科学的考核机制外，对于同等职位的办公室人员实行绩效奖惩措施也是必不可少的。我们对一些更高效的工作人员进行相应的福利上的奖惩，例如在年度绩效奖金和平时的评奖评优方面进行奖惩措施，会更有助于提高办公室人员的积极性，并且促进工作人员的高效率工作。

4 总结

总而言之，学院办公室是综合性地承上启下部门，并且是学校对外的窗口展示。办公室工作人员的高效工作将会对整个高校的整体工作起到重要作用，因此切实提高高校办公室人员的工作效率将会有重大的实际意义。本文从办公室工作人员的高效率工作的重要性出发，首先阐述了办公室工作人员高效工作的原则，接着从实际角度出发，提出了提高办公室工作人员工作效率的三个策略和方法，具有较大的实际意义，希望能够对提高办公室工作人员的效率有实际帮助。