浅谈高职院校人事档案管理存在的问题及对策

何艳红

摘 要：随着高等教育事业的不断发展，高职院校人事制度改革的不断深入和人才流動的日益频繁，高职院校人事档案管理要求越来越高。本文就目前高职院校人事档案管理工作中存在较多的问题进行分析，并提出一些对策和建议。

关键词：高职院校;人事档案;问题;对策

人事档案是个人经历、思想品德、业务能力、工作业绩、工资收入等情况的真实记录，是历史地、全面地考察、了解和正确选拔、使用职工的重要依据。高职院校的认识档案管理工作是高校组织人事工作的一项重要内容。当前，高职院校人事档案管理工作存在一些问题亟待解决。

一、高职院校人事档案管理工作存在问题

1.档案材料不规范，内容不准确

真实性是档案的生命，其表现在归档材料真实可靠、实事求是，完全符合该员的实际情况，从现阶段来看，存在以下问题：信息采集不全，人事档案较长时间未整理、补齐材料收集量大，有些档案材料中填写的个人信息如出生时间、参加工作时间、入党时间、学历等信息前后不一致，填写不准确，内容失真。现有材料不规范。干部履历表填写不规范，档案材料不规范，纸张大小不一，手续不完备，要素不完全，如缺公章、缺相片、缺签名等;书写格式不规范，有的定边或出格。以上这些问题严重影响到人事档案的真实性和严肃性，给人事工作带来诸多不便。

2.人事档案信息化系统没有建立完善

目前许多高职院校人事档案管理工作仅限于纸张文件和存储水平，管理中心还是传统的实体管理，并没有随着现代信息技术的发展而实现人事档案的电子化。有些虽然使用现代化设备，但仅限于用电脑打印人事档案的目录，至于人事信息的查询和检索要具体翻阅原来的纸质档案，档案管理人员在对人事信息进行收集、分类、整理的时候还要采取传统的手法，这就使得档案管理的信息化水平相对偏低。这些问题的存在严重影响我国高职院校人事的制度改革。

3.高职院校人事档案管理人员的整理素质不高

随着部分高职院校合并，师资队伍越来越大，教职工人员的人事档案也相应增加，但目前一些高职院校的人事档案专职的档案管理人员很少，并且缺乏必要的档案理论知识来指导他们的档案工作实践，人事档案工作水平不高;有的人事档案管理人员是兼职人员，不能保证有足够的时间和精力应对人事档案工作，这不仅影响了管理水平，而且也影响了工作的积极性。这些都是导致了高校人事档案建设滞后，不能适应新时期对人事档案工作提出的更高要求。这将不利于高校人事档案管理工作水平的提高。

4.教职工来源广泛，工作身份复杂

高职院校教职工来源以大学毕业生为主，另由机关分流、企事业单位调入、科研院所招聘的几部分人员组成。各渠道人员档案材料或多或少、或全或缺，情况不一，合校后，需统一规范要求，进行整档、补档。因此，高职院校人事档案管理面临的任务繁杂。

5.档案管理信息化强度低，劳动强度大

高职院校档案管理工作相对滞后，虽然人事档案室配备了计算机、网络等设备，但是人事档案管理还停留在传统的纸质管理层面，仅仅档案目录使用计算机打印，没有采用电子文档和网络化管理，人事档案从收集管理到保管利用等各个环节，仍主要依靠手工操作，工作进度慢，劳动强度大，利用效率低。

二、改善高职院校人事档案管理的对策和建议

1.加强档案工作信息化、现代化建设

人事档案管理可以利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理，建立人事档案数据库系统，使档案数据化、信息化、实现档案的借阅、查阅、归档、统计等工作的微机操作，快速、准确、全面提供人事信息，改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式，确保档案信息的真实性和准确性，不断提高工作效率和质量。

2.加强高职院校领导重视人事档案管理，提高档案人员的认识档案意识

高职院校领导重视人事档案管理，为档案管理人员提供更多的学习和培训机会，提高档案人员业务知识和管理水平，提高档案管理人员的地位和薪资等。

3.增加人事档案管理渠道

很多高职院校聘用大量工作人员，其人事档案管理部门也只能是管理学校的部分人事档案，而非全部人事档案。高职院校某些聘用的管理人员，工作的档案，可转交给地方人才交流中心和地方劳动部门管理，这样势必在一定程度上减轻人事档案管理部门的负担，同时相应的提高了管理工作质量。

4.拓宽服务功能，提高利用水平

人事档案部门主动向学校人才信息库提供各种关于学校教职工的具有参考价值的信息，从而使院校组织部门能够根据人才信息库提供的信息，及时发现能人，避免压抑人才、埋没人才，使各种人才扬长避短，走上最适合的工作岗位，最大限度地发挥人才收益，并且使部门之前、系统之间、单位之间的人才合理流动，避免人才积压和所学非所用现象的发生。

新形势下探讨高职院校人事档案管理工作存在的问题，积极寻求解决问题的对策，可以使高职院校人事档案管理工作适应新的改革发展要求，才能开辟新的工作领域。