大数据环境中高校档案服务体系的建设

赵彬

摘 要：高校档案管理记录了高校师生在校期间的学习、工作、生活、社会实践等信息，高校档案管理工作的完整性，对在校师生的工作和生活都会产生一定影响。当前，高等教育改革逐步深入，各行业对人才质量的要求越来越高，这对高校档案管理提出了更高的要求，如何在大数据环境中加强高效档案服务体系建设，成为了高校管理工作中的重要课题。本文主要分析了档案服务体系的构成、高校档案服务体系现状以及完善策略，以期为相关人士提供可靠的参考及建议。

关键词：大数据;高校;档案管理;档案服务

随着互联网的不断发展，云计算、物联网、移动多媒体的应用也更加广泛，加速了大数据时代的到来。传统的高校档案管理体系存在管理职能弱化、分散化，归档范围不全面，信息化建设程度不高等缺陷。大数据技术的不断发展对高校档案管理带来了严峻挑战，也使高校档案管理面临着新的机遇，充分把握机遇健全高校档案服务体系是我们面临的重要问题。

一、档案服务体系的构成

构建完整的档案服务体系实质上就是建立完善、统一，能够覆盖全社会的档案利用服务体系。档案服务体系建设的内容非常丰富，涉及的范围也比较广，是一项庞大系统工程，不仅包含完善的档案管理体系、便利的利用服务平台、简捷的检索方式，还需要具备专业素养的用户、专业技能的工作人员配合。

二、高校档案服务体系的现状

1.档案服务理念滞后

档案工作面宽量大，专业性强，行业标准高，事业发展难在基本建设，弱在规范管理，要实现与高校、社会的协调发展，就必须争得高校的重视支持和部门的理解配合。档案资源存在的根本目的是服务社会发展和大众需求，在最大范围内实现档案共享是档案管理部门的重要使命，可以说，高校档案管理部门肩负服务社会大众的职责。但当前，高校档案服务面向的人群主要局限在校内老师和学生，也包括少数社会人士，高校档案的服务面较窄、缺少创新，档案管理人员也就难以形成服务社会公众的理念，档案服务、管理理念落后的问题比较突出。

2.档案服务方式单一

高校档案工作主要是管理原始档案，缺乏对档案信息的深度开发，也难以满足特定的服务需求。单一的档案工作方式导致很多有价值的档案没有被及时上传到网络上，尤其是院校史料因上传不及时而蒙尘，难以被大众所熟知，难以发挥其应有的价值。有的高校档案管理工作者只是对存档进行一般性汇集，仅仅只是存储高校历史信息、数据，缺乏科学合理的归纳、整理，很难发挥档案的价值。

同时，在大数据环境中，高校档案管理也发生了很大变化。传统档案管理主要是对纸质档案进行编码、归类，然后进行存取、管理。但在大数据背景下，档案从纯纸质变成数字档案，管理人员可通过建立档案云系统的方式对各类型的档案进行信息化储存与管理，变得更加高效和便捷。最后，大数据环境中档案管理的内容也有了很大改变，更加强调对信息技术的运用，通过信息技术提升档案管理和利用效率。

3.档案开发深度不够

长期以来，档案管理人员在管理档案时都是以藏为主，把日常抄抄写写然后收藏保管，按需找寻利用者需要的档案作为档案管理工作的内容，认为只要不丢失、不泄密，有配套的查找程序就足够了，缺乏开发利用档案、服务高校建设、服务广大师生的意识。

受上述因素的影响，当前的高校档案管理还主要是依靠人工对纸质档案进行归类、编码、存储，对档案的利用程度较低。虽然也有的高校实现了对档案的信息化管理和利用，但实际上利用程度很低，没有充分发挥档案服务高校科研、教学、管理的作用，档案收集、分析和存储所消耗的精力、资源也很多，这已成为亟待高校档案管理部门解决的难题。

4.档案服务队伍建设不足

大数据时代背景下，信息技术得到了广泛传播和应用，对传统的高校档案管理工作提出了更高的要求。互联网技术、计算机技术以及数字媒体技术在档案资源的整理、收集、存储以及共享等流程的应用都比较广泛，这就要求高校档案管理工作人员具备更高的专业素养，以更高效地开展档案管理工作。其次，高校档案管理队伍存在人员变动频繁、不稳定的问题，对档案工作管理的连续性和渐进性造成了很大影响。同是高校工作人员，档案管理人员的薪资待遇、工作时间、晋升空间等方面与教师相比存在较大差异，成为导致高校档案管理人员流失严重的主要原因。再次，操作系统作为承载各种档案软件的平台，面临着大量网络安全隐患。作为数字档案共享实物基础的互联网终端软件，在硬盘、处理器、移动存储设备等方面存在一定安全隐患，因此急需一批高素质、高技能的复合型人才。

三、大数据环境中高校档案服务体系的建设

1.增强大数据意识

高校档案管理者应该不断改进工作理念，培养“大档案”管理思维，要有打破传统档案管理体制的决心。首先，高校档案管理人员应该加大宣传工作力度，积极营造大档案管理环境，在全校范围内形成联动管理的局面。高校档案管理者应该树立信息开放和信息共享的意识，从多层次、全方位深入到档案信息资源开发中，把传统档案馆小作坊式模式扩展为广泛吸收社会力量的大开发、大服务和大联合模式，促进高校档案信息广泛传播和交流。其次，许多国内高校对档案管理工作的重视度不够，造成档案管理工作效率低、工作人员服务差等问题。高校应该从上而下、在全校范围内形成重视档案管理、强调档案开发的意识和氛围，积极运用大数据技术、信息技术改革档案归档、管理和利用的方式，全面了解档案管理的现状，分析档案数据，完善档案管理与服务。

2.建立档案数据平台

大数据背景下，高校档案的生成方式和服务理念也发生了转变，图书情报档案管理、文档管理以及数据档案管理一体化趋势明显增强。目前，我国已出台的档案管理规范对档案管理的收集、归档和利用进行了细化规定。高校可以建立数字档案共享工作机制，并设置好平台上的交换接口。高校档案管理应用开放的姿态对档案管理公共服务理念进行创新，坚持以人为本，对传统档案机构的职能划分、服务技术载体和服务模式改革优化，以构建数字档案馆为导向，建立能够适应大数据时代发展特征的服务平台。建设档案大数据平台，促进各类档案数据整合，提供数据管理、归档保存和整合共享等服务，使得档案管理模式、档案服务方式向智能型、精细化转变。通过建立数字档案馆，打破传统档案管理中条块分割的界限，加强高校档案管理各级部门间的数据交流和共享，从而在管理和技术上提升档案利用率。還应建立高校数字馆档案组织机构管理制度，统一业务规范标准及服务技术标准，实现单位办公系统和共享平台的互通互联。

3.丰富和深挖档案资源

向社会提供档案是高校档案馆的义务，公民和组织有利用档案的权利，高校档案馆应该依法加大对档案信息的开发力度，加大档案管理服务力度，为档案服务注入新鲜血液，从而有效增强社会公众的档案利用意识，扩大档案的社会影响力，促进档案管理的不断发展。

其次，学生档案是高校档案的重要类型，高校应该不断丰富和深挖档案资源，通过分析学生档案数据，全面了解和掌握学生的情况，从而针对性促进学生全面发展。高校可为企业提供学生档案资源，而企业提供创业或就业资金，二者互相配合，更好地发挥高校学生档案的价值，使档案资源为学生求学就业服务。

最后，档案资源的整合不是简单的结合，也不是“拼合”，而是对其进行合理调整，有机组合，追求资源的整体结构的最佳化，还要积极创新服务机制，采用多种服务方式，不断提升服务能力，拓展服务空间，为社会公众提供高效、优质服务，要按照国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划要求，积极探索档案服务新方式，开展档案深层次加工，开展大数据资源综合利用研究。

4.加强档案服务队伍建设

传统的高校档案管理工作依靠人工收集、整理、归纳、存取档案，工作效率较低，对档案资源的开发、利用也较缺乏。在大数据背景下，高校档案管理工作者不仅需要具备档案管理专业知识，还需具备数据分析、处理能力，这就需要对高校档案管理人员进行教育培训，打造一支分析能力强、计算机操作能力过硬的档案管理团队。

高校在建设档案服务队伍的过程中，首先应该对现有的档案管理人员进行培训，培训内容包括档案管理专业知识、信息化操作专业技能等，使档案管理工作者具备扎实的基础知识，从而提高档案管理团队的专业水平。其次，高校可以聘请既熟悉信息技术又了解档案管理工作的复合型人才，对高校档案进行科学有序的整理、分析和反馈。最后，高校档案管理工作者必须具备服务社会公众的意识，通过进修提升业务水平。

四、结语

随着互联网技术的发展，网络平台强大的信息存储和数据分析能力推动了大数据时代的到来。在大数据背景下，档案是高校重要的信息资源，高校应不断对档案管理模式进行改革，建立符合社会发展趋势的数字化档案管理模式，满足大数据时代的新要求。高校管理层应树立大数据意识，建立档案数据共享平台，丰富和挖掘档案资源并加强高校档案服务队伍建设，以更好地适应时代发展的需求，促进高校档案服务体系的持续完善。

参考文献：

[1]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案，2017（2）.

[2]田伟.大数据时代档案馆服务创新研究——基于天津高校档案数据变化[J].档案与建设，2016（3）.

[3]向泽红.跨界.融合.联动——论大数据时代高校档案事业发展的新思路[J].山西档案，2016（1）.

[4]李彦.大数据背景下高校“大档案”管理体制构建研究[J].浙江档案，2018（7）.

[5]张倩.高校档案大数据业务流程重组研究[J].档案与建设，2016（11）.

[6]冯有辉.大数据理念下高校档案管理服务体系研究[J].山西档案，2016（6）.

[7]赵珺.大数据时代高职院校档案信息化建设研究[J].档案与建设，2016（12）.

[8]韩红磊.大数据时代高校档案館实施精细化管理的探讨[J].山西档案，2016（4）.