基于工作流技术的西安交通大学全新OA系统的设计与实现

贾向炜 任炜

摘要：高校的办公自動化系统是校园数字信息化建设中的重要部分，是提高学校行政事务管理工作效率的有效途径。该文详细介绍了西安交通大学新一代办公自动化系统的设计与实现，实现了学校各职能部门及各学院之间OA事项的高效流转，在全校范围内运行取得较好反馈。

关键词：办公自动化;工作流;数字校园;J2EE

中图分类号：TP311     文献标识码：A     文章编号：1009-3044（2018）34-0073-03

1 引言

办公自动化系统（office Automation，简称OA系统）是一种将信息化技术和日常工作紧密结合的一种紧随时代发展的办公模式。我国OA系统是电子政务发展的重要内容，从最初20世纪80年代中期的政务系统发展为目前大数据时代下全国大面积使用的综合性新OA系统，期间经历了文件型OA、流程型OA、知识型OA到如今大数据OA的更迭和突破。高校办公自动化最初为了服务行政事务之间的便携式协作，加速事务之间的传递速度，是校园数字信息化的重要一环，如今大数据时代下，一个安全、便捷、高效、协同的OA系统已经不仅仅是行政事务尤其是公文流转的平台，更是数据分析和挖掘的重要根本，尤其是为管理决策等相关事务起了很大地促进协调作用。目前办公自动化模式得到了普遍认可和较广泛使用，但就各高校的办公自动化信息层次仍有较大的提升空间。我校新OA系统正朝着更规范、更高效、更人性化的方向发展。

2 新OA系统设计

2.1 总体架构设计

我校OA系统几乎涵盖学校所有的行政事务，并对众多的学校业务做了详细的模块分类。从OA系统功能层面分析，主要包含日常事务处理、知识库的管理及数据挖掘分析至管理决策等方面，从OA系统逻辑层面来说，OA系统在满足日常事务的基础上更好地实现规范化管理和管理分析决策的作用。

2.2 功能模块设计

我校办公自动化系统需求包括收发文、请示报告、两会纪要等公文管理模块，两会事项通知单等督办模块，会议、值班、信访、大型活动管理等行政事务模块，通知公告、规章制度、每周会单等信息发布模块，部门收发文、部门邮箱等部门服务模块，个人邮箱、个人工作等个人服务模块。

2.2.1 公文管理

公文管理模块是主要针对正式文件的起草、审核、套红、发布前台提供公文的起草、公文审批、公文归档查询等，利用OA系统的核心技术将公文起草、审核编辑、套红及工作流的流转结合，实现了公文事务管理工作，其按照业务逻辑分为待办事项、已办事项、办结事项。

2.2.2 督办工作模块

督办工作模块是用对学校重要事项进行催办，其中主要包括校长办公会、校长专题会、常委会事项通知单及学校各类重点工作的逐项拆解、下发至相应的承办单位。各单位可对结果进行实时填报，随时更新。相关领导可时查看各事项办理总结果，并对办理情况做出批示。

2.2.3 行政事务模块

行政事务模块囊括了所有的日常事务，包括会议室管理、信访、值班、教代会提案、舆情、大型活动等服务。会议室栏目主要针对临时会议室的申请，并可以实时查看会议室的实际使用情况，避免了会议时间申请时地点冲突的问题;值班版块实现每个节假日定期报送本单位值班情况，同时可以随时查看其他单位的值班报送情况，方便假期内各单位之间的业务沟通和协作，保证学校各项工作正常运行;大型活动审批是一项需要多部门合作的业务流程，经由承办部门审核、宣传部、财务处、后勤保障部、保卫处等相关部门依次审核通过，保证活动安全而又有序地进行。

2.2.4 信息发布模块

信息发布模块是OA系统重要的消息发布窗口，其中包括通知公告、规章制度、每周会单、部门信息报送、重要信息及重要制度等相关栏目。其中，通知公告经由部门审核、相关管理员发布，既可以选择范围发布，也可以随时撤销。每周会通过会议申请流程，经由部门审核、最终由会议管理员统一管理发布，让管理员对时间和地点有编辑权限，保证了全校各单位会议有序地召开。规章制度、重要信息通报、重要文件解读等栏目提供信息上传、查看和下载等功能，方便学校重要文件的查询;部门信息报送实现各部门定期向学校的上报本单位近期重要信息，保证自下而上的信息和工作的同步化，实现学校工作的凝聚和一体性。

2.2.5 部门服务模块

部门服务模块主要用于部门之间协调交流，这也是交大各部门之间工作往来的重要渠道。其中包括部门收文、部门发文及部门邮箱。部门收文和发文提供了与本部门相关文件的查询入口，方便针对性查阅相关事项。部门邮箱版块在权限上实现领导、秘书及普通人的角色分割，便于对来文权限的单独控制;在流程上实现由秘书签收、部门内部转办及办结的管控，保证部门工作条理清晰，进度明了地向前推进。

2.2.6 个人服务模块

个人服务模块是涵盖了个人办公的相关事宜。提供收发邮件的个人邮箱版块，首先在写信的时候可根据姓名直接检索收信人，同时对主页上对收件箱栏目有未读邮件和待办邮件两大分类，其中未读邮件显示的是新收到的邮件，对重要邮件可以将其标记为待办邮件，设定指定时间来进行邮件提醒，该提醒功能解决了邮件较多的情况容易遗漏邮件的问题，保证了学校之间个人工作安全又便捷地沟通交流。同时提供个人相关的待办工作处理入口和已办工作查询界面，待办事宜是已经发起的一需要协作完成的工作流，已办事宜是已发起的工作流的流转过程经由自己并且自己已经完成办理的事项，保证相关事宜的集中办理和便捷查询。

2.2.7 系统管理模块

系统管理模块是集合OA系统日常运维所有功能的版块。系统管理模块提供组织权限维护、流程管理控制、门户菜单维护、应用中心等服务，只有系统管理员才有权限对系统后台进行操作。组织架构中人力资源是以我校人事数据为原始数据源，将其按照所属分部、部门进行整理，并实现了利用首拼快速查找相关人员的功能。系统管理员对学校分部、部门等组织架构、人员及其岗位等人员权限和角色进行管理，各个部门的人员结构配置、不同工作人员对应的权限设置，确保信息和数据及时变更，技术保障系统的正常运行。

3 新OA系统实现

3.1 系统主要技术

我校 OA 办公系统采用架构 B/S包含客户层、表现层和数据服务层三层结构和有着统一规范的J2EE技术开发环境相结合的技术思路来完成搭建。 B/S 架构相比于C/S架构来说，因业务逻辑在服务器端实现，业务扩展性好，系统维护和操作简单方便，降低了运维管理成本，而且无须安装相应的程序，具有分布性特点，只需要登录浏览器就可随时随地查询、浏览。此外，三层架构使得客户层面相对地独立，架构相对更加灵活，非常适合我校OA的开发结构。

3.2 功能实现

在OA系统技术层面常用的业务术语是工作流，所谓工作流就是一组人员为了完成某一项业务的所有工作于工作转交（交互）过程，我校OA系统几乎所有业务以工作流实现的。以大型活动审批为例，具体介绍下系统实现过程。大型活动审批流程主要是借助系统工作流技术来完成步步审核，部门间协调合作。首先根据我校实际业务需求设计相应的申请表单，并将表单下展现在用户使用操作页面，如下图所示，用户只需要填写相应的必填信息即可。同时结合建模技术，利用某些字段信息方便进行查询和快速检索。

然后根据实际审批的工作流的流转路径绘制了相应的流程图，并针对每一位需要操作的人员设置相应的操作节点，除去填写相关必要信息外，可以填写相关审核意见、训责相应的操作，包括送审核、送其他部门继续流转或者办理完成等。当流程到当前节点的时候会收到提醒处理待办事项，以便于及时给予批准或者退回等操作。宣传部审批后系统会根据申请者最开始选择的活动类型自动做出判断，是涉及外事活动需要送国际处，还是涉及财务相关的需要送财务处是，或者一般大型活动就会直接送到后勤保障部。此外，当流程提交出去后申请者可以实时了解该工作流程的处理情况，及实时流转状态，以方便对下一步工作的提前部署。大型活动审批的流程图如下图所示。

4 新系统的运营现状和发展方向

西安交通大学新OA系统截至目前，新OA系统登录总人数达201635人次，公文流转节点数2138176个，流程总数36619个，签批意见总数54828个。自2018年5月份在全校范围上线以来，不论是系统功能的多样化，还是页面响应等方面，均收到较好的反馈，尤其是移动办公版块，更是极大地提升了公文流转速度，显著提高了辦公效率。目前的OA系统可以实现一定程度的知识管理，尤其是对知识库的管理，但信息化庞大的大数据时代，科学技术发展日新月异，数据的处理规模和深度的骤增势必会对办公自动化提出更高的要求。

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【通联编辑：梁书】