公共图书馆阅读推广活动项目化管理模式研究

孟庆宇

（南京图书馆，江苏 南京 210016）

项目管理作为管理学的重要研究方向之一，具有成熟的理论体系和丰富的实践经验，目前已引起了图书馆界人士的广泛关注。阅读推广活动作为公共图书馆最具创新性的工作内容之一，如何有效地从管理学的角度来推动工作流程和环节的完善已成为当前公共图书馆阅读推广工作研究的热点[1]。国内目前已开展的实践活动表明，在公共图书馆阅读推广活动中引入项目管理有助于进一步焕发阅读推广活动的生命力，丰富阅读推广的理论，提升广大阅读推广工作者的服务水平和创新能力。笔者将在总结公共图书馆阅读推广活动项目管理模式发展现状的基础上，进一步探讨如何完善项目管理的具体流程和措施，以期为公共图书馆阅读推广工作者开辟新的思路。

1 项目管理与公共图书馆阅读推广活动

1.1 项目管理

项目具有临时性以及周期性特征，是为了实现一定目标（产品或者服务）的任务组织形式，同时项目还会受客观环境的影响。无论何种规模的项目，如果具有特定目标以及相应的完成期限，都可以运用项目管理技术或者策略对其进行监测和管理[2]。项目管理的本质在于对参与其中的各类资源进行调配，并运用管理理论和策略全面提升实际管理能效，满足日常管理需求的同时，在管理实践中对项目实施方案进行优化和创新。高效的项目管理应匹配科学的管理方法，包括关键路线图以及动态监测等，其中全面控制也是常用的项目管理方法。根据项目实际发展进度与安排，还可将项目任务进行拆分，分阶段推进项目，平衡参与部门或者人员的利益分配，以实现既定管理目标和任务。

1.2 公共图书馆阅读推广活动项目化管理应用现状

以项目管理的方式方法开展具体工作在我国公共图书馆界中起步相对较晚，直到本世纪初才有学者系统化地开展相关的理论研究与实践探索。从方向上来看，项目管理应用于公共图书馆主要集中于数字化图书馆建设、会展展演活动、阅读推广活动、图书馆基础设施建设等方向。在阅读推广活动实践应用当中最为典型的案例是佛山图书馆2011年提出的“项目立馆”工作模式，这种模式在国内首次将项目管理理念与方法全方位引入阅读推广活动中。此后，公共图书馆界出现了研究和应用阅读推广活动项目化管理的小高潮，如宝鸡市图书馆在“书韵飘香古陈仓——你阅读我买单”阅读推广活动中全程引入了项目管理的基本方法；湖南图书馆开展的“寻找城市记忆”阅读推广活动，通过对项目管理方法的创新性运用，有效地提升了活动的总体影响力。近两年，公共图书馆阅读推广活动中项目管理的应用又出现了嵌入化发展的趋势，部分公共图书馆尽管没有在阅读推广活动中全流程地引入项目管理的方法，但从其活动开展的实际过程中发现，许多项目管理的基本理念得到了广泛的借鉴和运用，例如阅读推广馆员团队的组建、活动流程的规范化、活动效果的评价评估以及活动的预算管理等[3]。标志着项目管理引入公共图书馆阅读推广活动的方式得到了创新性发展。由此可见，我国公共图书馆在阅读推广活动中引入项目管理的方法并不一定需要在全环节中照搬套用，更多情况下需要从环节创新的角度对项目管理的基本理念进行灵活运用。

2 公共图书馆阅读推广活动运用项目管理模式的优势

2.1 有助于体现阅读推广活动的创新性

公共图书馆目前所开展的阅读推广活动组织方式通常为金字塔阶梯式。在该模式下，项目的协调与控制主要通过严格的等级传递制度与相应的管理细则实现，领导的意见对项目的运行起到了决定性的作用，基层执行者的创新性意见难以被及时采纳，活动组织的灵活性也不足，对于突发情况难以把控。这种管理模式侧重于如何周密地部署和实施活动计划，即关注点在于图书馆做了哪些工作内容，而不注重读者的感受，评估结果也很难体现活动的创新性。而项目管理模式下的阅读推广活动组织方式更为灵活，尤其是扁平化的组织体系有助于各个工作小组之间及时进行沟通，创新性想法在很大程度上可以获得领导层和执行层的认可，从而使得活动内容的创新性更容易体现。阅读推广活动的创新性与项目管理的基本方法之间并不存在冲突。原因在于，阅读推广活动既可以从内容上进行创新，也可以在服务方式或者宣传途径等环节进行创新，并非一定要打破项目管理的基本流程模式[4]。

2.2 有助于促进阅读推广活动的总体协调性

公共图书馆所开展的阅读推广活动通常以职能部门为基本组织单元进行，过程中往往需要获取其他职能部门的帮助或协调。在传统管理模式下，各个职能部门也都有明确的任务，相互之间的连贯性和合作性较低，这样就限制了图书馆整体服务功能的正常发挥。相对而言，项目管理作为一种科学化的管理方法，可以通过项目管理理论的指导及工具的运用，有效地对公共图书馆阅读推广活动的项目组织关系、项目进程进行协同管理与程序化控制，与活动息息相关的人力资源、设施设备、资金等内容也能够得到更为有效的优化配置，从而促进了阅读推广活动的整体协调性。

2.3 促进了阅读推广活动的可持续开展

公共图书馆传统服务模式下的阅读推广活动目标虽然明确，然而要想实现对目标的全面衡量，在实践上却存在一定困难。传统模式下的阅读推广活动注重观察实施过程，但无法有效监测实际效果，对活动中产生的文档以及文件未做针对性的管理和保存。在项目管理模式下，阅读推广活动可以设置明确的任务目标，并且对细分目标进行动态记录和评估；项目管理还可以对实际效果进行监测和评价，从而综合分析活动的实际效果，并及时提升用户体验，为后续优化管理提供必要的信息支撑；此外项目管理可以将档案保存置于重要地位，不遗余力地管理档案，以便对过程进行查验或者核对[5]。

3 公共图书馆阅读推广活动项目化管理的基本流程

结合项目管理的基本方式方法来看，公共图书馆阅读推广活动可以按照项目启动、项目规划、项目执行与监控、项目总结与评价4个环节来开展，但每个环节中所涉及的详细步骤应当围绕活动的组织特征来选择性地进行实施[6]。结合目前国内公共图书馆阅读推广项目化管理的实际情况，大部分全方位引入项目化管理的阅读推广活动流程如图1所示。

图1 公共图书馆阅读推广项目化管理的基本流程

3.1 项目启动

项目启动是阅读推广活动的前期准备过程，其目的在于有效地对现有阅读推广资源进行梳理，并结合任务目标进行最佳项目的选择。首先要明确项目的总体目标以及子目标，目标在设定的过程中应当把握适度性原则，既不能过低也不能超过资源的供给能力；其次，要精准识别项目关联体，图书馆需要通过项目关联体的精准识别，来有效地扩充活动资源的来源范围，如社区的场地、新闻媒体的传播渠道以及志愿者的组织等；再次，要进行读者需求分析，只有切实地把握了目标读者的个性化、多元化目标需求，才能有针对性地设计出优质的活动项目；最后，在对项目进行可行性分析的基础上，形成项目策划书，完成立项工作。

3.2 项目规划

项目规划的目的在于通过精心的设计来实现项目的科学化部署，这也是项目能否得到成功执行的关键。项目规划的主要内容包括项目任务分解与分工、任务责任人职责明确、制定进度计划以及资金预算管理四个方面。首先，需要按照层层分解的方法，将项目逐步分解成为一个个可以监控和具体执行的任务子集合体，并明确每一个任务执行人及其职责范围。之后，需要制定项目的进度计划，确定每一个工作任务起止的时间，常见的工具主要有甘特图、重大事件进程图、时间尺度网络图等。最后，要形成资金经费预算表，通过预算管理的方式来实现对资金经费的严格监控与把握。

3.3 项目执行与监控

项目完成启动和规划之后，就进入了执行与监控环节。项目执行需要严格按照项目规划的内容，按部就班地按照时间节点开展相关任务，推动阅读推广活动的实施。项目执行作为项目管理模式下阅读推广活动中最为关键的环节，在很大程度上决定了活动的成败与否。传统服务模式下的公共图书馆阅读推广活动往往涉及面较广、执行内容较为繁琐，经常容易出现顾此失彼、重复拖沓的现象，而通过项目的有力监控可以有效地弥补这方面的不足。针对公共图书馆阅读推广活动，项目监控的内容主要包括时间监控、人力资源监控、资金监控以及质量监控四个方面[7]。

3.4 项目总结与评价

一次阅读推广活动结束后，公共图书馆需要及时对活动项目的实施状况以及效益进行全面性总结，并按照既定的绩效评价框架开展评价工作，从而准确总结活动形成的经验与存在的不足，为下一阶段活动的完善与改进提供基本条件。活动的评价可以分为内部评价以及外部评价两个方面。内部评价主要是指项目责任人对活动开展情况的总结；外部评价主要是通过新媒体、自媒体等软件定向收集读者的反馈意见[8]。

4 完善公共图书馆阅读推广活动项目化管理的对策

4.1 以完善的理论为基础，注重项目管理流程的导入与应用

阅读推广作为一项系统工程，需要在短时间内调配人力和物力资源，并将其进行整合，通过集约化运作推动活动的全面落地。由此可见，阅读推广活动满足项目管理的基本特征。针对阅读推广活动的相关要求，合理运用项目管理策略和工具，可以加强活动的协调和系统控制，同时还可以在保持原有组织架构不变的情况下，以横向工作团队的形式，进一步减少组织内耗，提高管理的效能。此外，项目管理有着明确的管理流程，匹配科学的评估机制，能够激发参与人员的工作积极性，并最大程度实现投放资源的优化配置，保障整个项目向既定目标前进。另外，项目管理还有助于建立健康积极和谐的组织文化，充分挖掘个体的创造潜力，为提高员工职业技能创造条件，有利于培养具有现代管理理念的青年管理者，增强组织认同和文化认同。高效的项目管理机制能够扩大阅读推广活动的影响力，并显著提高服务和管理的水平与质量[9]。

4.2 以读者为中心，实现读者体验的全方位反馈

广大读者群体是公共图书馆阅读推广的服务对象，读者群体参与范围以及深度直接影响图书馆项目的实际成效。因此在项目设计阶段，阅读推广馆员应明确可行性、逻辑性以及周密性等实施原则，以保证项目设计不脱离实际，同时还要积极参与实地调研工作，充分与受益群体展开沟通，记录并总结其对项目实施的建议和意见，重视第一手资料与档案的管理和分析工作，使项目设计能够全面反映实际需求。在项目实施环节，项目管理者应积极提高受益群体参与项目的自主性和积极性，通过问卷调查等方式了解其对项目的真实反馈，为优化后续管理方案提供信息支持。在项目评估环节，项目管理者需要注重形成全方位的绩效评估，只有建立在多方评估基础上的综合评价，才能推动项目管理模式的创新，进而提升管理能效[10]。

4.3 以科学的激励管理手段为向导，构建高效能的馆员团队

国内已开展的公共图书馆阅读推广活动项目化管理实践证明，在活动组织过程中，恰当地引入科学化的激励管理手段，能够充分发挥和利用馆员的潜能，进而促进项目管理总体目标的实现，这也是公共图书馆阅读推广活动构建高效能馆员团队的必由之路。激励管理手段的实施应当注重以下几个方面：一是注重情感尊重。要充分给予执行馆员一定的知情权，在开展工作和决策时，尽可能保证民主性和公正性，多听取他们的心声和意见。同时，在分配任务的过程中，要信任馆员的能力，给他们足够的空间发挥自身的才干。二是要健全考核的方式方法，完善竞争性激励制度。要充分重视馆员工作任务之间的差异性，探索性开展分类考核制、专业考核制，并从多个角度体现考核结果的有效性。三是要保障物质奖励的兑现，可以考虑采用合适的方式方法对工作业绩突出的馆员给予一定程度的现金或实物奖励，从而增加其工作的积极性，体现出正向示范效果[11]。

4.4 以活动的成效与质量为根本，强化过程的监控与协同

阅读推广活动的成效与质量直接决定了活动的可持续化程度，因此必须加强项目管理过程的监控与协同。可以考虑从以下三方面入手：首先，明确推广策略和方案。高效的、能够满足受众需求的阅读推广策略才可以减少实际运作中的阻力，提高项目管理的效率，并降低由此产生的内耗。组织者要注重团队意识的培养，促进项目成员及时完成工作任务，消除相互推诿等现象；其次，在项目实施环节，组织者应对实际运作流程进行全面监控，将人员以及材料费用列为重点监控对象，这样才能全面了解项目的进展，及时优化和完善管理流程；最后在阅读推广服务以及项目管理方面，需严格按照ISO系列质量认证的要求进行，不断优化项目管理机制，增强读者服务满意度。此外还应积极尝试职能管理创新，将管理职能评价与国际标准保持一致，推动职能管理标准化和规范化。

5 结语

目前，公共图书馆阅读推广活动采用项目管理的模式在国内尚处于探索性阶段。公共图书馆阅读推广活动不同于商业活动，其公益性是活动开展的首要原则，而国内较为成熟的项目管理模式大部分来源于商业活动。因此，如何将商业活动项目管理模式下的一些先进理念，如主动服务意识的形成、温馨环境打造等有效地引入公共图书馆阅读推广活动当中，仍需要图书馆人在实践中进行探索和总结。