电子文件归档与数字档案共享服务

章细英

【摘要】随着计算机的广泛运用和计算机技术的日益发展，档案已不单单以纸质的形式存在，以多种介质为主要信息载体的文件应运而生，其中电子文件是根据计算机系统存取，并且可以在通信网络上传输的文件，成为人们记录、保存和传输数据的工具。数字化档案管理服务是计算机发展的产物。数字档案与电子文件归档在信息处理、传递、利用和存储中互为一体、紧密相关。

【关键词】电子档;数字档;共享;档案管理

数字档案与电子文件归档都是现代化的科技带来的产物，充分利用元数据即电子文档，以其为基础，利用数字化档案管理，实现电子文件的集成管理和服务。以满足信息社会对最新档案信息的需求。

一、电子档案

电子文件归档组成了电子档案，是电子计算机在进行传输、存储和其他一系列处理操作的数码序列。电子文件的运用涉及两方面：一是纪录技术性的电子文件，一般为科研活动或生产中的文件。二是用于交流信息、办理公务、日常处理一般事物所产生的电子文件。电子文件的存储载体为计算机和相应的软件，电子文件可以在不同存储器之间进行传递和复制，使得电子文件具有易删除性、易更改性、易复制性。

二、数字档案

数字档案为数字化的信息系统，把分散于各个载体、不同地区的信息资源以数字化的方式进行存储，并以网络化的方式进行利用、传播，实现资源共享。数字档案存储的方式为二进制编码的数字方式，可以对各种档案内容进行处理，提供电子网络检索服务。广泛应用于多媒体技术、通信技术和计算机应用中。数字档案是将原始的档案资料，例如：纸张、录像带等，通过对文件的扫描、压缩、文件格式进行转换等方式将原始的档案材料转换成图片、声音和视频文件，文字识别、分级存储管理等技术可以将图片文件进行处理，把文件的索引字段和文件图片存儲于一些大容量的存储介质上，实现资源共享利用，数字档案资料可以发布于互联网、局域网、基业内部网等平台上，并且可以通过各种查询手段对所需要的档案资料进行快速、准确的检索。数字档案将时空上互相分散的档案资料连接一体，以网络技术结合，使之成为一个有机系统。

三、数字档案与电子文件

电子文件的大量产生促进了传统档案资料向数字档案的转变。电子文件比传统的纸质档案更趋近于档案数字化的要求，是计算机运用的必然结果，从形式上看它是“数字化”的，能够借助网络和通信技术实现传递与利用，数字档案是电子文件档案的技术升级，能够使资源传递网络化、信息共享、存储海量化等。在管理方面由于采取的文件保管模式不同，在电子文件管理采取不同的管理模式时数字档案也需要采取不同的技术支持。

四、电子文件集成管理与数字档案馆的建设

电子元件与传统档案数字化形成的电子元件，是数字档案馆的对象。数字档案馆的建立为电子文件的真实性、长期有效性和资源的完整性提供保障。数字档案将集成管理的电子文件档案提供一体化的检索和共享服务。就数字档案馆的电子文件而言，可以为电子文件的组织、维护、发布、销毁等提供一套更加规范和完善的工作机制，数字档案馆的建设是我国档案事业发展的必然趋势。

五、电子文件档案与数字档案共享——数字档案馆

（一）含义。 数字档案馆通过计算机互联网络将电子文件和其他档案或信息进行有序地存储和进行处理。它的任务是参与并控制现行文件，与传统档案馆仅仅管理最后阶段藏入档案馆的文件的形式相比，数字档案馆是有效处理电子商务和电子政务系统以及各行各业的信息系统中形成的电子文件，可以让特定的用户和社会提供文件各项信息服务。

（二）信息资源渠道。馆外各立档单位的档案资料的电子文件;将存储在传统档案馆中的档案文件进行了数字化的传统载体档案;立档单位现有的电子文件进行的直接输入。

（三）工作方向。将馆外所有分布式存放的电子档案、集中存放在数字档案馆中的经过数字化处理的传统载体的档案、最新形成的现行电子文件和需要永久保存的电子文件进行集中管理，实现数据的多次数、多用途、多场合的充分使用，并提供对外共享服务。

六、数字档案馆存储体系建设

（一）集成模式。集成（integration）指的是将一些孤立的事物或元素进行综合、融合，产生联系，使之一体化成为整体。对电子文件管理而言，集成主要分为系统集成、服务集成和数据集成三个方面。系统集成是指在对电子文件进行形成、管理、输出等一系列处理时系统平台之间的集成。数据集成是指元数据和其他信息资源在内的电子文件集成，依托数字档案系统的运行特点和模式以及其目标，运用现代的信息科技技术对整个数字档案系统进行全方位的管理。是对具有自治性、异构性和分布性的电子文件进行处理的全过程实施的，确保电子文件的有效性、真实性和动态性。集成服务是指通过数据和系统集成完成统一的搜索引擎等服务路口，为用户提供信息的定位和检索等功能。另一方面就是通过将所有的服务内容、服务方式综合集成在一起，通过公共服务平台为广大用户提供高质量和满意的信息服务。集成服务是在集成管理的基础上有效进行的。

（二）元数据集成。元数据管理是电子文件管理的核心问题，元数据集成是分散于外部其他系统中的电子文件元数据进行的集中管理，元数据是电子文件管理的主要工具，为电子文件的查询和利用提供更为便捷的服务，确保并且可用于证明电子文件的真实性、长久和有效性，有利于文件的长期保存。元数据集成实现方式是构建电子文件元数据仓库（Metadata repository），元数据仓库实现了电子文件的集中管理。

（三）分布式存储。随着政务信息的对外公开，档案部门的主要职责是面向整个社会提供现行文件信息服务。存储系统是数字档案的重要组成部分，数字档案馆除了对文件进行永久性的保存之外，也需要保存一些现行文件和原本没有进馆需要的档案。电子文件的广泛运用和原有档案的数字化，面对海量存储带来的压力，应当建立分布式存储与集中式存储两种管理策略，将那些“非必需”即短期或长期保管的文件和现行电子文件由系统进行分布制存储，避免非必需文件充塞于整个管理系统，从而造成管理混乱，使电子文件管理处与优化状态。

（四）安全问题。大多数数字档案库都会定期备份电子文件和电子文件元数据，在电子文件遭到破坏时可以将已经备份的数据进行数据恢复。如果某个电子文件遭到恶意更改，数字档案系统没有及时获知篡改信息，备份系统就会备份出错误的电子文件和电子文件元数据，使电子文件失去真实性。因此，可以建立实时的响应机制和备份机制，以及同时建立两套元数据集、两套电子文件和元元数据。所谓元元数据是关于元数据的元数据，通过一个标识符生成器生成唯一一个标识符，来验证电子文件元数据的真实性。通过这些手段切实保障档案信息的安全。

七、结语

随着档案数据的日益增长以及档案业务逐渐走向成熟，电子文件归档与数字档案有机结合，建立更加高效可靠的档案数字资源存储体系，使得档案的处理工作变得更为简洁，内容更为明确，实现信息服务大众化，并实现档案信息共享的目标。

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