试论职业学校档案管理存在的问题及对策

赵德燕

【摘要】建立健全职业学校档案管理工作，能大大满足职业学校教学、管理等很多方面的需要。我们针对目前职业学校档案管理的现状进行一个简单的初步探讨，对职业学校档案管理工作提出合理的建议，从而能使其更好地为学校的广大师生提供服务。

【关键词】档案管理;问题;对策

随着数据化时代的到来，职业学校的档案管理工作逐步实现了数字化，这大大推进了档案的开发和利用工作。但仍然有很多职业学校因循守旧，习惯传统的档案管理模式，他们尚未了解信息化的优势和便利。这些职业学校长期依赖手工操作进行档案管理，工作效率较低下，无法及时满足师生的需求。职业学校的档案管理工作还需充分发挥网络的优势，实现资源的共亨。

一、職业学校档案管理过程中存在的问题

（一）合并办学对档案管理的影响。上世纪，合并办学的热潮，使得职业学校档案管理的问题显得尤为突出，合并办学期间会涉及众多不同的机构部门，档案的重新立卷和归档工作相当繁琐，形式规格也极为繁琐细碎。而且合校期间人心思想浮动也比较大，很多人都存在工作状态和情绪均不稳定的情况，给档案管理工作带来了困难，对档案资料的整理收集、移交立案等许多工作增加了难度和压力，遗失或毁损档案的现象也屡见不鲜。档案立卷文件的整理收集、目录编撰、安全存放等方面也不完善，更有甚者，在部门调整、办公室搬迁这一过程中，将众多档案资料随意堆放，或者直接和废品一同进行处理，导致很大一部分档案资料未移交、未保留、未归档，严重影响了档案管理工作。

（二）集中与分散对档案管理的影响。按照国家对档案管理工作的要求，各级组织对各门类的档案要进行统一集中管理。然而目前我国学校的档案管理在实际工作中想做到这一点很困难，由于各种原因，学校存在着校区布局上的差异，这使得集中管理档案难以实现。校区与校区之间距离或远或近，规模不尽相同，档案存放的数量差异巨大，馆舍建设也参差不齐，信息化程度也高低不均。这一系列原因势必会让学校档案集中管理的可能性产生较大差异。在这样的情况下，很难实现档案集中统一管理。现今，信息社会飞速发展，只有优化配置资源才能实现职业学校档案管理的现代化、信息化、数字化。利用网络信息系统和大数据管理，在追求统一的前提下，使档案管理工作达到统一与分散相结合，真正做到资源的合理利用和分享。

二、 应对职业学校档案管理的方式

（一）促进档案管理工作规范化。“没有规矩无以成方圆”，档案管理工作也是如此，只有建立健全档案管理相关的规章制度，提升管理水平，做到权责分明，才能使档案管理工作健康良性发展。健全学校文件归档制度，明确分工，明确责任人，实现档案管理规范化，标准化。在具体工作中，可以做到有规可循、有章可依。提高档案管理者的法律责任意识，保障档案管理工作的权威性。

（二）提升档案管理工作者的素质。加强团队建设，提高员工素质。人是档案工作的主体。必须建设一支热爱档案管理工作、综合业务能力优秀、人员梯队合理的团队，促使档案管理尽快适应信息化发展要求。尤其要注重档案管理队伍的年龄结构、知识结构、专业结构以及业务水平等，加强档案管理人员的培训，特别是先进网络技术的培训，与此同时，还需改变思想观念，调动档案管理工作者的积极性，引进熟悉计算机系统开发和信息管理的人才，把握信息化发展趋势，真正发挥学校档案的服务效能。

（三）加快档案管理信息化建设。实现档案信息化的前提需要从纸质档案转变为电子档案。由此可见，加强信息化首先要实现档案电子化与数字化，创新档案管理模式。目前，许多高校都有自己的校园网，同时利用计算机技术开发档案管理新程序，用现代化的手段武装档案管理。文档一体化管理，可以同步文件起草和文件归档。使用专业的管理软件，将纸质文档转化为更易储存的电子文档，实现全方位立体化的档案管理。促使档案为社会主义现代化建设服务是现代化档案管理的重要标志之一，实现计算机管理档案就可以充分提高档案的管理效率和利用效率。学校的档案馆在推进现代化管理的进程中应首先根据重要程度、价值、利用率和开放的程度对档案进行认真排序，这样可以有效提高档案管理计算机化的进程，也大大提高了档案的社会利用效率。减少著录条目以及录入条目，无形中节约了时间也节省了人力。

（四）重视开发利用档案资源。只有充分利用档案，才能实现档案的真正价值。近年来，学校馆藏资源日益丰富，想要提高档案的使用效率，必须使这些档案发挥实际作用。职业学校档案管理工作的出发点和落脚点都是为了给广大师生提供更优质、更便捷的服务，使师生能够准确快速地找到所需资料，更好地反馈给教学科研等活动。档案管理人员需明确工作性质和目的，树立服务学校和社会的理念，能够及时准确、主动有效地为大家提供服务。

三、结语

现今职业学校需要高度重视档案管理的信息化建设，加大力度促进档案管理改革，运用创新思维改善档案管理工作。学校档案管理人员的素质与档案管理水平和档案服务质量也休戚相关，学校还需提高档案管理工作人员的整体素质，提升档案管理水平，加强档案服务质量。只有如此才能促进职业学校档案的开发与利用。

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